Listen und Ordner
Dieser Artikel beschreibt die verschiedenen Suchen, Listen und Ordner, die Ihnen im F2 Hauptfenster zur Verfügung stehen. Der Artikel umfasst den Inhalt der unterschiedlichen Listen und die Möglichkeit, mithilfe von Ordnern Informationen in Ihrem F2 zu strukturieren.
F2 wird mit einer Reihe vordefinierter Suchlisten installiert. Diese Suchlisten werden mit der Einrichtung von F2 konfiguriert und können von Installation zu Installation variieren.
Auf der linken Seite des Hauptfensters finden Sie die Standardlisten und die persönlichen Listen, die Sie definieren können.
Mit einem Doppelklick auf die Suchlisten und Ordner können Sie sich die untergeordneten Suchlisten und Unterordner anzeigen lassen.
Die Listenübersicht ist in eine Reihe von Unterpunkten aufgeteilt:
| Liste | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Favoriten“ |
In diesem Bereich können Sie oft verwendete Listen hinzufügen. Dies können sowohl vordefinierte Listen als auch selbsterstellte sein. Vorgänge können auch hinzugefügt werden. |
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F2 ist mit einer Anzahl von Standardlisten vorkonfiguriert. Diese bestehen mindestens aus „Archiv“, „Posteingang“, „Mein Schreibtisch“, „Mein Archiv“, „Gesendete Dokumente“, „Meine gechatteten Dokumente“ „Postausgang“ und „Neueste Schriftstücke“. |
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Hier finden Sie die Suchlisten Ihrer Org.Einheit. Die Zahl der hier vorhandenen Listen ist unbegrenzt und an den Bedarf der jeweiligen Behörde angepasst. |
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Hier werden die von Ihnen erstellten Suchlisten angelegt. |
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Hier finden Sie den Posteingang, den Schreibtisch und das Archiv für alle die Org.Einheiten, in denen Sie Jobrollen haben. Das heißt, wenn Sie eine Jobrolle in mehreren Org.Einheiten besitzen, werden hier zwei Knoten angezeigt: "Aktuelle Org.Einheit" und "Andere Org.Einheiten". |
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"Aktuelle Org.Einheit" |
Die Listen der Org.Einheit, unter der Sie aktuell angemeldet sind. |
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”Andere Org.Einheiten" |
Hier sind die Listen aller anderen Org.Einheiten gesammelt, in denen Sie Jobrollen besitzen, aber zurzeit nicht angemeldet sind.
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Hier sind die cSearch-Suchergebnisse, der „Persönliche Ordner”, wie Sie sie aus Outlook kennen, die „Verwaltungsregalresultate“ und der „Gemeinsame Ordner“ angelegt, die für alle Benutzer einsehbar sind. |
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Hier finden Sie private und gelöschte Dokumente und eine gemeinsame Bibliothek. Sie bekommen auch die Möglichkeit, überall in F2 zu suchen. |
| Die Aufteilung der Listenübersicht kann von Installation zu Installation variieren. |
Filterung der Suchlisten im Hauptfenster
Über den Suchlisten im Hauptfenster gibt es ein Feld, über das Sie die Suchlisten filtern können. Geben Sie dazu ein Wort oder einen Teil davon in das Feld ein. Danach zeigt F2 Ihnen automatisch die Suchlisten an, die mit dem eingegebenen Begriff übereinstimmen. Die restlichen Suchlisten werden verborgen.
Standardlisten
Der Knoten „Standard” mit dem Symbol 
wird bei der Installation von F2 eingerichtet. Hier sind die Suchlisten aufgeführt, die im Allgemeinen unter „Standard“ vorhanden sind.
| Liste | Beschreibung |
|---|---|
„Archiv“ |
Beinhaltet die gesammelte Daten- und Informationsmenge in F2 außer private, gelöschte oder Bibliotheksdokumente. |
„Posteingang“ |
Beinhaltet alles, was Sie ursprünglich von internen und externen Absendern empfangen haben, zum Beispiel Dokumente, E-Mails, Chats, Notizen, Anfragen, Genehmigungen, Dokumente mit zugewiesener Verantwortlichkeit u.v.m. Mithilfe der persönlichen Kennzeichnung können Sie Dokumente aus anderen Suchlisten in den „Posteingang“ verschieben. |
„Mein Schreibtisch“ |
Beinhaltet alle Dokumente, die Sie erstellt haben. Mithilfe der persönlichen Kennzeichnung können Sie Dokumente aus anderen Suchlisten in „Mein Schreibtisch“ verschieben. E-Mails werden beim Versand automatisch vom Schreibtisch entfernt. |
„Mein Archiv“ |
Beinhaltet alle Arten von Dokumenten, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt offen hatten. Die Suchliste zeigt die Teilmenge des „Archivs“ an, woran Sie beteiligt sind oder waren und worauf Sie immer noch Zugriff haben. |
„Meine gesendeten Dokumente“ |
Beinhaltet alle Arten von Dokumenten, die Sie an interne oder externe Benutzer oder Beteiligte versendet haben. Dies umfasst gesendete Dokumente, bei denen Ihr Name im Metadatenfeld „Von“ steht. |
„Meine gechatteten Dokumente“ |
Beinhaltet alle Arten von Dokumenten, zu denen Sie selbst einen Chat erstellt haben. |
„Genehmigungen“ |
Beinhaltet eine Suchliste über alle laufenden Genehmigungen, an denen Sie beteiligt sind oder waren und auf die Sie immer noch Zugriff haben. |
„Postausgang“ |
Beinhaltet alle E-Mails, die dabei sind, versendet zu werden. Sobald eine E-Mail versendet worden ist, wird sie automatisch aus dem Ordner entfernt und im Ordner „Gesendete Dokumente“ abgelegt. |
„Neueste Schriftstücke“ |
Hier sammelt F2 Links zu allen Schriftstücken, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben. |
Org.Einheitssuchen
Unter „Org.Einheitssuchen“ mit dem Symbol 
finden Sie die Suchlisten Ihrer Org.Einheit. Hier definiert Ihre Organisation eine Reihe relevanter Suchlisten, welche von den Benutzern der Org.Einheit in F2 verwendet werden können. Die Org.Einheitssuchen werden von einem Benutzer mit dem Recht „Suchen verwalten“ erstellt.
Diese Suchlisten unterstützen die tägliche Arbeit der Org.Einheit in F2, darunter die Kommunikation und Verwaltung von Aufgaben.
| Liste | Beschreibung |
|---|---|
„In Bearbeitung: Persönlich“ |
Gibt Ihnen einen Überblick über die Dokumente, für die Sie verantwortlich sind, aber welche noch nicht abgeschlossen wurden. |
„In Bearbeitung: Org.Einheit“ |
Gibt Ihnen einen Überblick über die Dokumente, für die die Org.Einheit oder Mitarbeiter der Org.Einheit verantwortlich ist/sind, aber welche noch nicht abgeschlossen wurden. |
„Frist Morgen: Persönlich“ |
Gibt Ihnen einen Überblick über die Dokumente, für die Sie verantwortlich sind und die eine formelle Frist bis „morgen“ oder früher besitzen. |
„Frist Morgen: Org.Einheit“ |
Gibt Ihnen einen Überblick über die Dokumente, für welche die Org.Einheit oder Mitarbeiter der Org.Einheit verantwortlich ist/sind und die eine formelle Frist bis „morgen“ oder früher besitzen. |
„F2 Anfragen an meine Org.Einheit“ |
Beinhaltet alle aktiven Anfragen, die an die Org.Einheit oder Mitarbeiter der Org.Einheit gesendet wurden. |
„F2 Anfragen von meiner Org.Einheit“ |
Beinhaltet alle aktiven Anfragen, die von Mitarbeitern der Org.Einheit gesendet wurden. |
Die Suchlisten der vorherigen Abbildung können von allen Benutzern der Org.Einheit eingesehen werden, das heißt alle Benutzer der Behörde „Dok Behörde“. Suchen, die nur für eine einzelne Org.Einheit sichtbar sind, werden unter einem separaten Knoten mit dem Namen der Org.Einheit angezeigt.
Die oben stehende Abbildung stellt die Suche „Genehmigte Richtlinien“ dar, die nur für die Org.Einheit „Administration“ sichtbar ist. Daher wird sie unter einem separaten Knoten unter „Org.Einheitssuchen“ anzeigt.
Persönliche Suchen
Der Knoten „Persönliche Suchen“ mit dem Symbol 
beinhaltet Suchlisten, die Sie erstellt haben.
Die Suchliste des Knotens „Persönliche Suchen“ variiert von Benutzer zu Benutzer. Alle Suchen, die Sie abspeichern, werden hier angelegt. Sie legen den Namen fest und entscheiden, wie lange eine persönliche Suche unter diesem Knoten angezeigt werden soll. Die einzelnen Suchlisten können Sie laufend umbenennen und löschen.
Org.Einheiten
Sie können Suchlisten der Org.Einheiten einsehen (das heißt Posteingang, Schreibtisch und Archiv), in denen Sie Jobrollen besitzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Funktionspostfächer. Ein Benutzer mit Rollen in mehreren Org.Einheiten bekommt an dieser Stelle zwei Knoten angezeigt:
| Liste | Beschreibung |
|---|---|
„Aktuelle Org.Einheit“ |
Zeigt die Org.Einheit, unter der Sie angemeldet sind. |
„Andere Org.Einheiten“ |
Zeigt alle anderen Org.Einheiten, in denen Sie Jobrollen besitzen, aber zu diesem Zeitpunkt nicht angemeldet sind. |
Unter jedem Knoten wird „Posteingang“, „Schreibtisch“ und „Archiv“ der jeweiligen Org.Einheiten angezeigt (siehe folgende Abbildung). Sie können so zum Beispiel alle eingehenden Materialen in den unterschiedlichen Posteingängen der Org.Einheit einsehen, ohne zuvor die Rolle wechseln zu müssen. Alle Benutzer der Org.Einheit können den Inhalt von „Posteingang“ und „Schreibtisch“ über die Kennzeichnung der Org.Einheit verwalten. Dies wird unter Kennzeichnung und Organisation beschrieben.
| Wenn Sie Jobrollen in nur einer Org.Einheit besitzen, wird nur der Listenpunkt „Aktuelle Org.Einheit“ angezeigt. |
| Liste | Beschreibung |
|---|---|
„Posteingang“ (Posteingang der Org.Einheit) |
Beinhaltet eingehende Dokumente, bei denen die Org.Einheit als Empfänger angegeben ist oder welche der Org.Einheit zugewiesen werden. Darin eingeschlossen sind E-Mails von internen und externen Absendern, Dokumente, deren Verantwortlichkeit der Org.Einheit zugewiesen werden oder bei denen sie als zusätzlicher Sachbearbeiter angegeben ist sowie Genehmigungen, bei denen die Org.Einheit als Genehmiger angegeben ist. „Posteingang“ kann als Verteilungsstelle für eingehende Dokumente dienen, aus welcher die Mitarbeiter einer Org.Einheit die Arbeit verteilen können. |
„Schreibtisch“ (Schreibtisch der Org.Einheit) |
Gibt Ihnen einen Überblick über die Dokumente, welche die Org.Einheit aktuell bearbeitet. Dokumente werden nicht automatisch zum Schreibtisch der Org.Einheit zugeteilt, sondern müssen manuell mittels Kennzeichnung der Org.Einheit hierher verschoben werden. |
„Archiv“ (Archiv der Org.Einheit) |
Beinhaltet die Dokumente, welche die Org.Einheit und deren Benutzer jemals geöffnet hatte. Die Suchliste ist die Teilmenge des „Archivs“, an der die Org.Einheit beteiligt ist oder war und auf die sie immer noch Zugriff hat. |
Die Knoten können Sie mehrfach und nach Anzeigewunsch zusammenlegen. Abhängig davon, wie viele Knoten zusammengelegt werden, wird die Anzahl der ungelesenen Dokumente in den Posteingängen Ihrer Org.Einheiten zusammengelegt.
In den folgenden Abbildungen sehen Sie ausgewählte Beispiele für zusammengelegte Knoten.
Wenn der Knoten „Org.Einheiten“ vollständig zusammengelegt ist, wird Ihnen die Anzahl ungelesener Dokumente aller Suchlisten der Org.Einheiten angezeigt.
Wenn die Knoten der einzelnen Org.Einheiten angezeigt werden, gibt der Knoten jeder Org.Einheit die Anzahl ungelesener Dokumente der jeweiligen Org.Einheit an.
| In F2 werden für jeden Posteingang maximal 99 ungelesene Dokumente angezeigt. Liegen mehr als 99 ungelesene Dokumente in einem Posteingang, wird „99+“ als Standard angezeigt. |
Es wird festgehalten, wer ein Dokument in der Suchliste der Org.Einheit als gelesen/ungelesen markiert. Eine Übersicht darüber wird Ihnen im Dokumentenfenster im Reiter „Erweitert“ mit einem Klick auf Ereignisprotokoll angezeigt. Sie können ein Dokument auf verschiedene Weisen als gelesen markieren:
-
Sie öffnen ein Dokument in F2 (oder eine Kalendereinladung in Outlook).
-
Sie sehen ein Dokument zum Beispiel für 3 Sekunden in der Vorschau (abhängig von Ihren persönlichen Einstellungen).
-
Sie markieren ein Dokument als gelesen/ungelesen über das Kontextmenü.
Dezentrale Org.Einheiten
Wenn Sie eine Jobrolle in einer dezentralen Org.Einheit besitzen, werden Ihnen die Suchlisten dieser Org.Einheit (das heißt Posteingang, Schreibtisch und Archiv der Org.Einheit) auch unter dem obersten Knoten „Org.Einheiten“ angezeigt. Die Suchlisten einer dezentralen Org.Einheit werden, wie alle anderen Suchlisten einer Org.Einheit, im Hauptfenster angezeigt.
Sonstiges
Der Knoten „Sonstiges“ mit dem Symbol 
beinhaltet folgende Suchlisten:
| Liste | Beschreibung |
|---|---|
„Meine privaten Dokumente“ |
Dies ist Ihr privates Archiv für persönliche E-Mails und Informationen. Externe E-Mails, die Sie in Ihrem Posteingang empfangen haben, können Sie in „Meine privaten Dokumente“ verschieben, solange Sie diesen keine weiteren Metadaten auf irgendeine Weise hinzugefügt haben. Wenn einem Dokument automatisch oder manuell neue oder aktualisierte Metadaten hinzugefügt wurden, können Sie das Dokument nicht in dieses Archiv verschieben. Es wird Ihnen empfohlen, private E-Mails aus diesem Archiv heraus zu versenden. |
„Bibliothek“ |
Dies ist ein gemeinsames Archiv zur Wissensteilung innerhalb der Organisation. Alle Benutzer können Dokumente hierhin verschieben. Sie können in der Bibliothek keine Unterordner erstellen und alle Benutzer haben Zugriff auf diesen Ordner. |
„Meine gelöschten Dokumente“ |
Dies ist Ihr eigener „Papierkorb“ für Dokumente, die Sie gelöscht haben. In Zusammenarbeit mit cBrain können Sie für Ihre jeweilige Organisation festlegen, wie lange ein Dokument in „Meine gelöschten Dokumente“ verbleiben soll. Löschen Sie ein Dokument aus Versehen, können Sie dieses mit der Funktion „Dokument wiederherstellen“ wiederherstellen. |
„Alles durchsuchen“ |
Wenn Sie „Alles Durchsuchen“ auswählen, werden alle Dokumente, die in den Archiven „Archiv“, „Meine privaten Dokumente“, Bibliothek“ und „Meine gelöschten Dokumente“ abgelegt sind, für eine Suche zugänglich gemacht. Die Suche ist jedoch auf die Dokumente begrenzt, auf die Sie Zugriff haben. |
Ordner in der Listenübersicht
Der Knoten "Ordner" mit dem Symbol 
beinhaltet sowohl festgelegte Suchen und von Modulen abhängige Ordner als auch Ordner, die Sie verwalten. Auf diese Weise können Sie Dokumente in relevanten Zusammenhängen organisieren. Die Ordner werden in der Listenübersicht von F2 auf der linken Seite des Hauptfensters angezeigt.
| Liste | Beschreibung |
|---|---|
„cSearch Resultat“ |
Dieser Ordner enthält Suchergebnisse, die Sie mit dem Suchwerkzeug cSearch (Dokumentation auf Englisch verfügbar) aufgerufen haben. |
„Persönliche Ordner“ |
Unter diesem Ordner können Sie Unterordner erstellen, die nur von Ihnen eingesehen werden können. Ebenso können Sie Vorgänge hinzufügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Vorgänge als Ordner zur Ordnerstruktur des Hauptfensters hinzufügen. |
„Verwaltungsregalresultate“ |
Dieser Ordner enthält Dokumente eines bestimmten Verwaltungsregals, was ein F2 Modul ist. |
„Gemeinsame Ordner“ |
„Gemeinsame Ordner“ werden mit allen Benutzern einer Behörde geteilt. Sie können Ordner erstellen, verschieben und entfernen und Vorgänge hinzufügen. Leere Ordner können Sie nur verschieben oder entfernen. |
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie persönliche und gemeinsame Ordner verwenden. Die Schrittfolge ist für beide Arten von Ordnern identisch.
Neuen Ordner erstellen
Einen neuen Ordner erstellen Sie durch einen Rechtsklick auf den Ordner, unter dem Sie den neuen Ordner angelegen möchten.
Klicken Sie auf Ordner erstellen. Geben Sie daraufhin dem neuen Ordner einen Namen.
| Sie können eine Ordnerstruktur mit mehreren Ebenen anlegen. Das Verfahren ist dasselbe wie beim Erstellen eines neuen Ordners. Klicken Sie hierzu mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und erstellen Sie darunter einen neuen Unterordner. |
Ordner umbenennen
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den Namen des Ordners und wählen Sie Ordner umbenennen aus. Daraufhin können Sie den Namen des Ordners ändern.
Ordner löschen
Nach einem Rechtsklick auf einen gewünschten Ordner und der Auswahl von Ordner löschen können Sie diesen löschen.
Sie können den Ordner nur dann löschen, wenn er keine Verknüpfungen zu Dokumenten enthält. Ein Warnhinweis erscheint vor dem Löschen des Ordners.
Wenn Sie dennoch versuchen, den Ordner zu löschen, erscheint ein Warnhinweis und informiert, dass das Löschen des Ordners nicht das Löschen des Inhalts im Ordner zur Folge haben wird.
| Handelt es sich um einen gemeinsamen Ordner, kann dieser Dokumente enthalten, die Sie aufgrund von der Zugriffsbeschränkung nicht sehen können. Ein Ordner kann daher leer erscheinen, ohne es aber zu sein. |
Zu Favoriten hinzufügen
Sie können Ordner zu Ihren „Favoriten“ hinzufügen. Dies ist Ihre persönliche Listenübersicht über Ordner und Suchlisten, die Sie oft verwenden.
Durch einen Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und der Auswahl von Zu Favoriten hinzufügen wird der Ordner anschließend unter „Favoriten“ abgelegt.
Ordner verschieben
Sie verschieben einen Ordner, indem Sie diesen mit der Maus an eine gewünschte Platzierung in der Listenübersicht ziehen. Die Verknüpfungen zu den Dokumenten, die der verschobenen Ordner enthält, bleiben bestehen.
Verknüpfung zu einem Dokument in einem Ordner erstellen
Die Verknüpfung von Dokumenten zu Ordnern erstellen Sie mittels Drag-and-drop eines Dokuments aus der Ergebnisliste im Hauptfenster in den gewünschten Ordner. Das heißt, dass Sie die Dokumente aus dem Hauptfenster in die Ordner ziehen.
Sie können das gleiche Dokument mit so vielen Ordnern verlinken, wie Sie wünschen. F2 erstellt dabei eine Verknüpfung in jedem Ordner.
| Sie können Dokumente in die oberste Knoten „Persönliche Ordner“ und „Gemeinsame Ordner“ verschieben. |
Wenn Sie ein Dokument aus der Ergebnisliste in einen Ordner ziehen, erscheint das folgende Dialogfenster.
Wenn Sie die Verknüpfung im Ordner erstellen (persönliche Verwaltung), können Sie im Dialogfenster angeben, ob Sie das Dokument abschließen und ins „Archiv“ verschieben möchten.
Sie können die Handlung auch abbrechen, indem Sie auf Abbrechen im Dialogfenster klicken.
Ihre Auswahl bezüglich „In Ordner verschieben“ können Sie jederzeit in Ihren persönlichen Einstellungen ändern.
Dokument aus Ordner entfernen
Wenn Sie einen Ordner im Hauptfenster offen haben, wechselt der Menüpunkt Von Suchliste entfernen im Band des Hauptfensters zu Aus Ordner entfernen. Über diesen können Sie die ausgewählten Dokumente aus dem geöffneten Ordner entfernen.
Ebenso können Sie Dokumente über den Tastaturbefehl Strg+E aus Ordnern entfernen.
Das Entfernen der Dokumente aus dem Ordner erfolgt, wenn Sie dies im daraufhin erscheinenden Dialogfenster bestätigt haben.
Vorgänge als Ordner zur Ordnerstruktur des Hauptfensters hinzufügen
Sie können auch Vorgänge zu Ihren persönlichen und gemeinsamen Ordnern in der Listenübersicht des Hauptfensters hinzufügen.
Vorgänge werden mittels Drag-and-drop aus der Ergebnisliste im Hauptfenster dem gewünschten Ordner in der Listenübersicht hinzugefügt. Beim Loslassen auf dem gewünschten Ordner erscheint unter diesem der Vorgang mit einem Vorgangssymbol, Betreff und Vorgangsnummer.
Sie können die Unterordner eines Vorgangs auch in der Listenübersicht entfalten. Vorgangsunterordner können jedoch nicht in der Listenübersicht erstellt, gelöscht oder umbenannt werden.
Ein Vorgang wird automatisch beim Hinzufügen und Entfernen von Dokumenten in diesen aktualisiert.