Grundlegende Funktionen in der F2 Manager-App
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie die F2 Manager-App für Sitzungen und Vorgangsbearbeitung nutzen. Die App besteht aus vier Basisfunktionen, die in den entsprechenden Abschnitten beschrieben werden:
Des Weiteren können Sie mit mehreren der Funktionen Schriftstücke bearbeiten. Lesen Sie mehr über das Arbeiten und Bearbeiten von Schriftstücken.
Die F2 Manager-App beinhaltet außerdem Kurzanleitungen, die Ihnen die Funktionen der App beschreiben. Sie öffnen die Kurzanleitungen, indem Sie auf Benachrichtigungen in F2 Manager tippen. Wählen Sie in F2 Manager Einstellungen 
und dann Hilfe anzeigen aus.
Tagesmappe
Die Tagesmappe beinhaltet die Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke, die in Verbindung mit Sitzungen, Projekten, Vorgängen und Ähnlichem mit F2 Manager synchronisiert wurden. Die Materialien sind daher in dem relevanten Zeitraum einer Sitzung oder eines Projekts verfügbar und werden chronologisch nach den Zeitpunkten der Sitzungen angezeigt.
Sie können in der Tagesmappe Materialien durchlesen und Kommentare und Notizen hinzufügen. Diese Änderungen werden laufend mit dem F2 Desktop synchronisiert, um das Risiko, Arbeit zu verlieren, zu minimieren.
Sitzungsübersicht
Die Startseite der Tagesmappe gibt Ihnen einen Überblick über Sitzungen und zugehörige Schriftstücke. Die Schriftstücke sind als Kalender- beziehungsweise Listenansicht organisiert und aus beiden Ansichten heraus können Sitzungen und Schriftstücke geöffnet werden.
Die Kalenderansicht
Die Kalenderansicht in der Tagesmappe zeigt Ihnen folgendes:
-
Termine, die in Ihren anderen Kalendern (1) festgehalten sind. Diese werden angezeigt, wenn Sie die auf die Schaltfläche zur Kalenderwahl
tippen. Der Zugriff auf diese Funktion hängt von der Konfiguration Ihres iPads ab. -
Ihre geplanten Sitzungen für den gewählten Tag (2)
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Details der gewählten Sitzung (3)
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Dokumente der gewählten Sitzung, die ”Agenda” der Sitzung (4)
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Oben in der App wechseln Sie zur Listenansicht (5)
Die Listenansicht
Die Listenansicht in der Tagesmappe zeigt Ihnen folgendes:
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Filter für Sitzungen (1)
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Alle Sitzungen in einem gegebenen Zeitraum (2)
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Details der gewählten Sitzung (3)
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Dokumente der gewählten Sitzung, die ”Agenda” der Sitzung (4)
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Oben in der App wechseln Sie zur Listenansicht (5)
Die Listenansicht der Tagesmappe zeigt Ihnen alle Sitzungen in einer Liste. Sie können die Ansicht mit folgenden Parametern einschränken:
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Betreff: Sie können nach dem Betreff von Sitzungen, Tagesordnungspunkten und Anhängen suchen.
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Kategorie: Wählen Sie eine oder mehrere Sitzungskategorien aus.
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Zeitraum: Begrenzt die Anzeige der Suchergebnisse auf einen Zeitraum.
Sitzungen und Sitzungsansicht
Es gibt zwei Sitzungstypen in F2: Ad-hoc-Sitzungen und Sitzungen, die durch das Modul F2 Sitzungen (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) erstellt werden. Beide Sitzungstypen werden in F2 Manager identisch angezeigt.
Sie übertragen eine Ad-hoc-Sitzung zu F2 Manager, indem Sie einen Vorgang auf Ihrem F2 Desktop mit dem iPad synchronisieren.
Sitzungen erstellen Sie im F2 Desktop mit dem Modul F2 Sitzungen. Im Gegensatz zu Ad-hoc-Sitzungen, die Sie durch die Synchronisierung eines Vorgangs automatisch auf Ihr iPad übertragen, erstellen und bereiten Sie Sitzungen im F2 Desktop vor, unabhängig von F2 Manager.
Die zwei Sitzungstypen unterscheiden sich in einigen Bereichen, jedoch zeigen sie in anderen Bereichen Ähnlichkeiten auf.
Sitzungsansicht
In der Sitzungsansicht der Tagesmappe sehen Sie folgende Elemente:
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Tagesordnung (Dokumente) (1): Hier werden Ihnen die Tagesordnungspunkte der gewählten Sitzung angezeigt.
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Anhänge (2): Hier wird Ihnen eine Liste der Anhänge, die sich auf einen gewählten Tagesordnungspunkt beziehen, angezeigt.
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Chat (auf den einzelnen Tagesordnungspunkt bezogen) (3): Hier sehen Sie erstellte Chats und haben die Möglichkeit, den Tagesordnungspunkten weitere Chats hinzuzufügen.
In der Tagesordnung von Sitzungen, die durch F2 Sitzungen organisiert wurden, wird ein Vorhängeschloss neben jedem Tagesordnungspunkt angezeigt, das entweder geöffnet 
oder geschlossen 
ist:
-
Ein geöffnetes Vorhängeschloss bedeutet, dass der Tagesordnungspunkt und dazugehörige Anhänge nicht endgültig sind und daher noch bearbeitet werden können.
-
Ein geschlossenes Vorhängeschloss bedeutet, dass der Tagesordnungspunkt und dazugehörige Anhänge endgültig sind und daher NICHT mehr bearbeitet werden können.
Das Eiskristall-Symbol 
neben einem Anhang unter einem Tagesordnungspunkt weist Sie darauf hin, dass der Anhang zur Sitzung kopiert wurde und Sie diesen nicht mehr bearbeiten können.
Sie haben weiterhin die Möglichkeit, Dokumentenschriftstücke und Anhänge für jeden Tagesordnungspunkt zu annotieren. Weitere Informationen zu Ihren Möglichkeiten und Herangehensweisen finden Sie im Abschnitt Mit Schriftstücken arbeiten.
Zugriff auf annotierte Schriftstücke im F2 Desktop
Annotationen, die Sie in F2 Manager vorgenommen haben, liegen wie alle anderen Daten in F2 Manager auf dem F2-Server. Das bedeutet, dass Sie annotierte Schriftstücke sowohl auf Ihrem iPad als auch im F2 Desktop sehen können. Beachten Sie, dass Annotationen erst dann gespeichert und auf den F2 Desktop übertragen werden, wenn Sie OK im Annotationsmodus antippen.
| Benutzer mit eingeschränktem Zugriff können Schriftstücke in der Tagesmappe des F2 Manager annotieren. Benutzer mit eingeschränktem Zugriff werden von einem Administrator mit dem Recht „Benutzer verwalten” erstellt. |
F2 sammelt automatisch alle annotierten Schriftstücke in einem Vorgang mit dem Namen „F2 Manager Archiv für: [Benutzername]“ unabhängig davon, welchem Vorgang diese ursprünglich zugeordnet waren. In diesem Vorgang finden Sie alle Dokumente mit Schriftstücken, die Sie annotiert haben. Die Schriftstücke sind im PDF-Format. F2 erstellt ein Dokument für jedes Vorgangsdokument, das ein annotiertes Schriftstück beinhaltet. Falls ein ursprüngliches Dokument mehrere annotierte Schriftstücke beinhaltet, werden alle Schriftstücke auf demselben Dokument gespeichert (siehe folgende Abbildung).
Grundsätzlich haben nur Sie Zugriff auf den Vorgang „F2 Manager Archiv für: [Benutzername]” und die annotierten Schriftstücke, da das Zugriffsniveau für die Dokumente automatisch auf „Beteiligte“ gesetzt ist und der Vorgang auf Sie zugriffsbeschränkt ist. Annotationen bleiben somit privat und können nicht von anderen Benutzern gesucht werden. Wie mit anderen Dokumenten in F2, können Sie die Dokumente mit anderen Benutzern teilen, indem Sie zum Beispiel das Zugriffsniveau erweitern oder jemandem das Dokument chatten.
| Über eine Konfiguration können Sie auswählen, dass der Vorgang nicht zugriffsbeschränkt werden soll. Die Dokumente im Vorgang haben immer noch das Zugriffsniveau „Beteiligte”. |
Gruppiert anzeigen
Wenn Sie Gruppiert anzeigen in der Sitzungsansicht der Tagesmappe antippen, werden Ihnen alle Elemente, das heißt Anhänge und Chats, gesammelt unter den dazugehörigen Tagesordnungspunkten angezeigt.
Tagesordnungspunkte sind dann fettgedruckt und die darunterliegenden Anhänge durch kleinere Schrift gekennzeichnet.
Chats werden in kursiver Schrift unter eventuellen Anhängen angezeigt. Tippen Sie auf das Nachrichtensymbol neben einem Tagesordnungspunkt, um diesem einen neuen Chat hinzuzufügen.
Bewertungen in F2 Manager
Wenn Sie der Sitzungsverantwortliche sind, können Sie eine Sitzung so einrichten, dass Sitzungsteilnehmer in F2 Manager einzelne Tagesordnungspunkte bewerten können, sofern sie Lesezugriff auf die Dokumente haben. Die Anzeige der Bewertungen für Sitzungsteilnehmer ist abhängig von der Einrichtung der Sitzung.
Wenn die Sitzung so eingerichtet ist, dass Bewertungen abgegeben werden können, wechseln Sie in den Bewertungsmodus, indem Sie oben in der App auf 
tippen.
Im Bewertungsmodus haben Sie folgende Möglichkeiten:
-
Tagesordnungspunkte, die bewertet werden sollen einsehen (1).
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Eine Bewertung auswählen (2).
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Die Bewertungen anderer eines Tagesordnungspunkts einsehen (3).
Genehmigungen
In F2 Manager können Sie aktive Genehmigungen bearbeiten, vorausgesetzt Sie haben das Modul F2 Genehmigungen installiert.
Tippen Sie unten im Fenster des F2 Managers auf Genehmigungen, um eine Liste über alle übertragenen Genehmigungen angezeigt zu bekommen. Dies gilt jedoch nicht unbedingt, wenn Sie das Modul F2 Genehmigungsschleuse installiert haben. Wenn Sie ein Genehmiger mit Schleuse sind, entscheidet Ihr Sekretariat, welche Genehmigungen mit F2 Manager synchronisiert werden sollen. Es kann also passieren, dass Sie Genehmiger bei einem aktuellen Schritt sind, die Genehmigung aber noch nicht auf dem iPad zu sehen ist, da das Sekretariat diese noch nicht auf F2 Manager übertragen hat.
Aus den folgenden drei Gründen können Sie eine Genehmigung in der Übersicht einsehen:
-
Sie sind ein Beteiligter an einem der Genehmigungsschritte. Diese Genehmigungen stehen oben in der Liste (siehe folgende Abbildung).
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Sie sind ein Kopieempfänger im Genehmigungsverlauf. Das heißt, dass die Genehmigung nur Ihrer Orientierung dient, und Sie dieser einen Kommentar hinzufügen können. Der Betreff der Genehmigung erscheint schattiert geschrieben in der Liste über Genehmigungen.
-
Ihnen wurde durch einen Chat Zugriff auf die Genehmigung gegeben. Die Genehmigung dient daher nur zu Ihrer Orientierung und der Betreff erscheint schattiert in der Liste über Genehmigungen.
Die Auflistung der Dokumente mit einer Genehmigung ist nach drei Kriterien sortiert:
-
Zur Genehmigung bei mir/Zu meiner Information
-
Eilt/Normal
-
Frist
| Wenn Sie mit einer Genehmigungsschleuse verknüpft sind, kann Ihr Sekretariat die Priorisierung für die einzelne Genehmigung ändern. |
Das bedeutet, dass Ihnen zum Beispiel Genehmigungen, an denen Sie beteiligt sind, die eilen und deren Frist bald abläuft, zuerst in der Liste über Genehmigungen angezeigt werden.
Die Formatierung des Titels der Genehmigung gibt Ihnen den Status der Genehmigung an, wie in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Format | Beispiel | Beschreibung | |
|---|---|---|---|
Normal |
|
Zur Genehmigung |
Die Genehmigung soll von Ihnen bearbeitet werden. |
Rot |
|
Die Genehmigung soll von Ihnen bearbeitet werden und ist mit „Eilt“ markiert. |
|
Kursiv |
|
Zur Information |
Die Genehmigung wurde von Ihnen bereits bearbeitet, aber wurde noch nicht an den Server geschickt - oft, weil das iPad keinen Zugriff auf das Internet hat. |
Grau |
|
Sie sehen diese Genehmigung, weil
Sie können die Genehmigung in beiden Fällen nicht bearbeiten. |
|
Rot schattiert |
|
Genehmigungen bearbeiten
Sie können Genehmigungen direkt in F2 Manager bearbeiten. Sie können die Dokumente und dazugehörigen Schriftstücke durchlesen, kommentieren und annotieren.
| Wenn Sie die Genehmigung öffnen, sehen Sie das Dokumenten- und Genehmigungsschriftstück als ein Schriftstück. Es ist möglich, die Anzeige so zu konfigurieren, dass die beiden Schriftstücke einzeln auftreten. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Annotierte Schriftstücke werden als PDF gespeichert und dem Genehmigungsdokument hinzugefügt, damit andere Beteiligte einfach Zugriff auf Ihre Kommentare bekommen können.
| Es kann nur ein F2 Manager-PDF auf jeder Genehmigung liegen. Das bedeutet, dass wenn ein Genehmiger eines früheren oder aktuellen Schritts ein Schriftstück bereits annotiert hat, riskieren Sie, die Arbeit anderer Genehmiger zu überschreiben. Weiterhin können Sie aus dem Dateinamen ableiten, wer das ursprüngliche Annotationsschriftstück erstellt hat. Sie können jedoch nicht erkennen, wer zuletzt annotiert hat. |
Die folgende Abbildung zeigt, wie Sie eine Genehmigung in F2 Manager bearbeiten. Wenn Sie Beteiligter am Genehmigungsverlauf sind, können Sie die Genehmigung genehmigen oder diese eventuell mit einem Kommentar zurücksenden. Wählen Sie Bearbeiten in der Menüleiste aus und markieren Sie, ob Sie die Genehmigung genehmigen oder zurücksenden möchten.
Lesen Sie mehr über die Bearbeitung von Genehmigungen.
Als Kopieempfänger einer Genehmigung (zur Orientierung)
Wenn Sie einer Genehmigung eines Dokuments als Kopieempfänger hinzugefügt wurden, können Sie die Genehmigung als „Gesehen“ markieren und einen Kommentar in F2 Manager hinzufügen, solange die Genehmigung in Ihrer Liste über Genehmigungen angezeigt wird.
Dabei handelt es sich im Großen und Ganzen um den gleichen Arbeitsablauf, wie bei der Bearbeitung von Genehmigungen. Der Unterschied ist jedoch, dass Sie die Genehmigung nur kommentieren (1) und mit der Auswahl von Gesehen (2) als gelesen markieren können und damit diese weder genehmigen noch zurücksenden können. Wenn Sie Verantwortlichen informieren (3) auswählen, wird die Genehmigung im Posteingang des Verantwortlichen angezeigt. Dadurch wird der Verantwortliche informiert, dass Sie die Genehmigung gesehen und eventuell kommentiert haben. Wenn Sie Speichern und Schließen antippen, wird ein Kommentar zur Genehmigung gespeichert, ohne gesendet oder im Genehmigungsprotokoll angezeigt zu werden.
Kopieinformationen werden standardmäßig nach 30 Tagen gelöscht. Diese Funktion kann jedoch durch eine Konfiguration in Zusammenarbeit mit cBrain geändert werden.
Als Chatempfänger einer Genehmigung (zur Orientierung)
Wenn Sie Zugriff auf ein Dokument mit einer Genehmigung durch einen Chat erhalten, erscheint die Genehmigung in Ihrer Genehmigungsliste. Sie entfernen die Genehmigung aus Ihrem F2 Manager, indem Sie Entfernen antippen (siehe folgende Abbildung).
Wenn Sie einen weiteren Chat auf dem Dokument mit dieser Genehmigung erhalten, erscheint das Dokument mit der Genehmigung erneut in Ihrer Liste von Genehmigungen.
Standardmäßig werden Genehmigungen, die gechattet wurden, von F2 Manager entfernt, sobald sie endgültig genehmigt wurden. Es ist möglich, F2 Manager so zu konfigurieren, dass chatorientierte Genehmigungen auf dem iPad verbleiben, obwohl sie endgültig genehmigt wurden. Bei dieser Konfiguration bleibt die Genehmigung für eine begrenzte Anzahl Tage, in der Regel sieben Tage, auf dem iPad.
Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.
Genehmigungsprotokoll
Sie haben in F2 Manager die Möglichkeit, Genehmigungen abzurufen und diejenigen zu sehen, die Sie im Laufe der letzten fünf Tage abgeschlossen haben. Somit behalten Sie einen Überblick über alle aktuellen und früheren Genehmigungen. Sie öffnen das Genehmigungsprotokoll, indem Sie Verlauf im oberen Teil der Genehmigungsliste in F2 Manager auswählen.
Auf dieselbe Weise wie Sie auf die aktiven Genehmigungen in der Liste zugreifen, können Sie auf die im Protokoll angezeigten Genehmigungen zugreifen und damit Informationen über die ausgewählte(n) Genehmigung(en) einsehen.
Die Anzahl der Tage, die das Protokoll umfassen soll, kann konfiguriert werden. Als Folge der größeren Datenmenge wird sich die Synchronisierungszeit möglicherweise verlängern. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.
Synchronisierungsprobleme handhaben
Bei der Handhabung von Genehmigungen können Synchronisierungsprobleme auftreten, die mehrere Gründe haben können. Oft beruhen diese darauf, dass ein Benutzer im F2 Desktop Änderungen vorgenommen hat, während der F2 Manager offline war.
Wenn zum Beispiel der Benutzer des F2 Managers während einer Reise offline war und ein anderer Benutzer eine Genehmigung in der Zwischenzeit im F2 Desktop bearbeitet hat, entsteht ein Synchronisierungsproblem, wenn der F2 Manager-Benutzer wieder online ist und auf diese Genehmigung zugreifen möchte. Dies passiert, da der F2 Manager die Genehmigung nicht mehr übertragen kann, weil diese bereits von einem anderen Benutzer im F2 Desktop genehmigt oder zurückgesendet wurde.
Um solche Situationen zu handhaben, wurde die F2 Manager-App so gestaltet, dass Sie als F2 Manager-Benutzer mit möglichst wenigen Problemen konfrontiert werden.
Sobald Synchronisierungsprobleme entstehen, zeigt Ihnen der F2 Manager die Benachrichtigung „Das Element konnte nicht mit F2 synchronisiert werden.” unter Benachrichtigungen für das betroffene Element. Daraufhin können Sie oder Ihre Kollegen im Büro das Problem beheben und dort einfacher eine Lösung finden.
| Wenn Sie das Modul F2 Genehmigungsschleuse installiert haben, werden Synchronisierungsprobleme eines Genehmigers mit Schleuse direkt mit dessen Sekretariat kommuniziert. |
Lesezeichen
Mit Lesezeichen können Sie Schriftstücke in der Tagesmappe markieren, auf die Sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell Zugriff haben möchten.
Wählen Sie in der Tagesmappe das Schriftstück aus, das Sie mit einem Lesezeichen versehen möchten und tippen Sie auf das Sternsymbol 
in der oberen rechten Ecke. Sie können das Lesezeichen mit einem Titel, einer Beschreibung und einem Datum speichern. Standardmäßig erhält ein Lesezeichen immer den Titel des Schriftstücks, das Sie markieren sowie das Datum des Tages.
| Sie können nur Schriftstücken Lesezeichen hinzufügen, die in Ihrer Tagesmappe in F2 Manager liegen. |
Die Lesezeichenliste finden Sie in der unteren Menüleiste des F2 Managers. Hier werden Ihnen die Lesezeichen in zeitlicher Reihenfolge nach ihren Speicherdaten angezeigt.
Sie können in der Liste von Lesezeichen suchen. Tippen Sie hierzu in der oberen linken Ecke auf „Suchen“. Hier können Sie mit einem Titel oder einem Kommentar nach Lesezeichen suchen.
Sie können ein Lesezeichen bearbeiten, indem Sie ein Schriftstück mit einem Lesezeichen in der Tagesmappe auswählen und auf das Sternsymbol tippen. Dies ermöglicht Ihnen, den Betreff, die Beschreibung und das Datum des Lesezeichens zu bearbeiten.
Ein Schriftstück mit einem Lesezeichen öffnen Sie entweder über die Tagesmappe oder indem Sie das Lesezeichen in der Liste der Lesezeichen auswählen und auf das Navigationssymbol 
in der Ecke oben rechts tippen. Dadurch navigieren Sie zur Platzierung des Schriftstücks in der Tagesmappe.
Um ein Lesezeichen zu löschen, gehen Sie in die Liste der Lesezeichen und legen Sie den Finger auf das Lesezeichen, das gelöscht werden soll. Wischen Sie mit dem Finger nach links, um die Löschfunktion auf der rechten Seite der Lesezeichenliste aufzurufen. Tippen Sie nun auf die Löschfunktion 
, um das Lesezeichen zu löschen.
Benachrichtigungen
Sie können auf die Liste der Benachrichtigungen zugreifen, indem Sie auf Benachrichtigungen in der unteren Menüleiste des F2 Managers tippen. Die Liste zeigt Ihnen alle Aktualisierungen und Ihre ungelesenen Elemente wie Chats und Dokumente, die zur Genehmigung in F2 Manager liegen.
Hier können Sie auch eine Logdatei an cBrain senden.
Synchronisierungsstatus
Mit Benachrichtigungen können Sie auch den Synchronisierungsstatus eines Elements, beispielsweise einer Genehmigung, sehen. Wenn Synchronisierungsprobleme bei einem Element auftreten, wird Ihnen auch das in der Übersicht angezeigt, wenn Sie oben Sync Status antippen (siehe folgende Abbildung).
Eine Handlung, die nicht synchronisiert werden kann, können Sie abbrechen, indem Sie auf das Informationssymbol 
tippen und Handlung nicht durchführen wählen. Sie können die Handlung auch unterbrechen, indem Sie Später erneut probieren auswählen.
Push-Benachrichtigungen
F2 Manager unterstützt Push-Benachrichtigungen, damit Sie sofort über neue Aktivitäten und Aktualisierungen in F2 Manager benachrichtigt werden. Sie erhalten Push-Benachrichtigungen, wenn:
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Eine neue Ad-hoc-Sitzung oder eine Sitzung, die durch das Modul F2 Sitzungen erstellt wurde, mit Ihrem iPad synchronisiert werden kann.
Eine Ausnahme sind kleinere Änderungen, zum Beispiel die Änderung des Schlusszeitpunkts einer nicht aktiven Sitzung.
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Ein Dokument mit einer Genehmigung den Schritt erreicht, an dem Sie Beteiligter oder Kopieempfänger sind.
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Sie einen Chat, der einem Dokument mit einer Genehmigung hinzugefügt wurde, erhalten. Sie einen Chat, der einem Tagesordnungspunkt einer synchronisierten Sitzung hinzugefügt wurde, erhalten.
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Sich der Sitzungszeitpunkt einer Ihrer aktiven Sitzungen ändert.
Push-Benachrichtigungen werden mit einem Betreff angezeigt. Ferner wird auch der Dokumentenbetreff bei Benachrichtigungen über Chats und Notizen angezeigt (siehe folgende Abbildung).
Logdatei senden
Sie können eine Logdatei an cBrain senden, wenn ein Fehler in F2 Manager auftritt. Klicken Sie auf Benachrichtigungen am unteren Bildschirmrand und dann auf Einstellungssymbol in der oberen linken Ecke. In dem Menü klicken Sie auf Geräte-Log senden.
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie erläutern können, warum Sie die Logdatei senden. Klicken Sie auf Senden, um die Logdatei an cBrain zu senden.
