Verwaltung in F2 Desktop

Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Aktiv“ setzen, übertragen Sie Dokumente, die in der Synchronisierungsliste stehen, zu F2 Manager. Die Dokumente werden ausschließlich in dem Zeitraum und an die Beteiligten übertragen, die in den entsprechenden Metadatenfeldern angegeben wurden.

Außerhalb des angegebenen Zeitraums werden die Daten nicht mit dem iPad synchronisiert.

Das Feld „Beinhaltet neue Elemente“ wird Ihnen im Abschnitt Automatische gegenüber manueller Synchronisierung beschrieben.

In den Metadatenfeldern unter „Datum und Kategorie“ stellen Sie den genauen Sitzungszeitpunkt ein. Eine Ad-hoc-Sitzung wird somit am spezifischen Sitzungstag und Zeitpunkt in der Kalenderansicht der Tagesmappe in F2 Manager angezeigt.

Sie können den Start und das Ende einer Sitzung angeben. Bei ganztägigen Sitzungen setzen Sie ein Häkchen bei „Ganztägig“. Ist das Häkchen gesetzt, wird die Einstellung in der Zeitraumspalte der Kalenderansicht in F2 Manager angezeigt. Sie können somit auch einstellen, an welchem Tag die Sitzung anfangen und enden soll. Unabhängig davon, ob Sitzungen einen Anfangs- und Endzeitpunkt haben oder als Ganztagssitzungen markiert sind, können sie auch länger als einen Tag dauern.

Sie können eine Sitzung außerdem einer Kategorie zuordnen. Hierbei handelt es sich um ein optionales Feld, das Sie verwenden können, um eine Sitzung zu kategorisieren. Sie benötigen das Recht „Werteliste verwalten“, um Kategorien erstellen zu können. Die Kategorie „Administration“ können Sie beispielsweise erstellen, wenn Sie in der betroffenen Behörde deutlich machen wollen, dass es bei einer Sitzung um Administration geht.

Die einzelnen Punkte einer Tagesordnung können zur Bewertung freigeschaltet werden. Das heißt, dass jeder Benutzer Tagesordnungspunkte bewerten und dazu einen Kommentar auf seinem iPad hinzufügen kann.

Wenn Sie keine Begrenzungen hinzufügen, werden alle Bewertungen zwischen den F2 Manager-Benutzern, die Zugriff auf die Sitzung haben, geteilt. Für die Sitzung an sich können Sie die Bewertungen in Bezug auf Präsentation und Teilung begrenzen.

Sie können einen Tagesordnungspunkt zur Bewertung freischalten, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Zur Bewertung“ neben dem Punkt in der Synchronisierungsliste setzen.

Sitzungsteilnehmer und Interessenten fügen Sie in die Felder unter „Beteiligte“ hinzu. Die einzutragenden Beteiligten müssen im F2 Beteiligtenregister erstellt sein, um hinzugefügt werden zu können.

Wenn Sie eine Ad-hoc-Sitzung erstellen, verwendet F2 in der Regel den Titel der Sitzung automatisch als Vorgangsbetreff. Sie können den Betreff anschließend im Feld „Betreff“ bearbeiten.

Im optionalen Feld „Beschreibung” unter „Weitere Informationen” können weitere Informationen über die Sitzung teilen, wie zum Beispiel Sitzungsort, -raum oder Ähnliches.

Die Elemente in der Synchronisierungsliste sind die Dokumente, die beim Aktivieren der Synchronisierung auf das iPad übertragen werden.

Das Feld „Weitere Dokumente des Vorgangs“ besteht aus den Dokumenten, die Sie manuell oder automatisch nicht zur Synchronisierungsliste hinzugefügt haben. Wenn Sie einen Vorgang mit F2 Manager synchronisieren, werden automatisch alle Dokumente des Vorgangs zur Synchronisierungsliste hinzugefügt.

Dokumente in der Synchronisierungsliste werden auf das iPad übertragen, wenn Sie die Synchronisierung aktivieren.

Sie bearbeiten den Inhalt der Synchronisierungsliste, indem Sie Dokumente zwischen der Synchronisierungsliste und der Liste „Weitere Dokumente des Vorgangs“ mit Drag-and-drop hin und her ziehen.

Beachten Sie dabei den Wert im Feld „Beinhaltet neue Elemente“, weil dieser festlegt, ob ein Dokument automatisch synchronisiert wird. Weitere Informationen zum Feld finden Sie im Abschnitt Automatische gegenüber manueller Synchronisierung.

Neben jedem Tagesordnungspunkt können Sie festlegen, ob Sitzungsteilnehmer Dokumente bewerten können und ob das Exportieren des dieser unterbunden werden soll.

Mit einem Häkchen in der Spalte „Zur Bewertung“ neben dem Dokument können Sie markieren, dass dieses zur Bewertung freigeschaltet werden soll.

Wenn Sie ein Häkchen in „Export unterbinden“ setzen, verhindern Sie den Export des Tagesordnungspunkts aus der F2 Manager-App. Damit können der Tagesordnungspunkt und seine dazugehörigen Schriftstücke nicht mit anderen Apps auf dem iPad geteilt und nicht gedruckt werden.

Mehrere Ad-hoc-Sitzungen in einem Vorgang können aus mehreren Gründen nützlich sein, zum Beispiel, wenn ein Teilnehmer der Sitzung keinen Zugriff auf alle relevanten Dokumente der Sitzung besitzt.

Klicken Sie hierzu auf Ad-hoc Sitzungen und wählen Sie im Drop-down-Menü Neue Ad-Hoc Sitzung aus, um eine neue Ad-hoc-Sitzung im selben Vorgang zu erstellen. Hier können Sie auch zwischen existierenden Ad-hoc-Sitzungen des Vorgangs auswählen.

Mit einem Klick auf Neue Ad-Hoc Sitzung öffnen Sie eine neue Sitzung im „F2 Manager“ Reiter, über die Teilnehmer Zugriff auf die Dokumente des Vorgangs erhalten.