Kopie für Vorgangsbeteiligte (mehrere Empfänger)
Sie können Briefe für mehrere Beteiligte gleichzeitig auf Grundlage derselben Briefvorlage erstellen. Der Ablauf mit mehreren Beteiligten unterscheidet sich von dem Ablauf mit nur einem Beteiligten dadurch, dass andere Seriendruckfeldkodierungen benötigt werden, und der Ablauf der PDF-Erstellung mehrerer Briefe anders ist.
Diese Funktion verwenden Sie, wenn Sie Informationen an mehrere Beteiligte senden möchten. Der folgende Abschnitt beschreibt Ihnen den Prozess für das Erstellen eines Briefs, der an mehrere Beteiligte auf einmal gesendet werden soll.
Briefe an mehrere Beteiligte gleichzeitig erstellen
Zuerst müssen Sie die einzelnen Beteiligten dem jeweiligen Vorgang hinzufügen. Die relevanten Informationen über die Beteiligten müssen zuvor im F2 Beteiligtenregister eingegeben worden sein, und dann können Sie die Beteiligten in das Metadatenfeld „Vorgangsbeteiligte“ im Vorgang einfügen.
Die folgende Abbildung zeigt das Vorgangsfenster, in dem drei Beteiligte im Feld „Vorgangsbeteiligter“ hinzugefügt wurden.
Die von Ihnen ausgewählte Vorlage muss die Seriendruckfeldkodierungen enthalten, die für diese Art der Zusammenführung relevant sind.
Wenn Sie die Schriftstückvorlage für mehrere Beteiligte nutzen möchten, müssen die einzelnen Seriendruckfelder mit dem Wort „mergeparty“ beginnen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:
| Seriendruckfeld | Beschreibung |
|---|---|
mergeparty_name |
Name des Beteiligten |
mergeparty_address1 |
Erste Adresszeile des Beteiligten |
mergeparty_postalcode |
Postleitzahl des Beteiligten |
mergeparty_city |
Standort des Beteiligten |
dossier_sendername |
Name des Sachbearbeiters |
case_f2casenumber |
Vorgangsnummer |
Sie bilden die dazugehörige Seriendruckfeldkodierung, indem Sie ein „$“ vor und nach dem Namen des Seriendruckfeldes einfügen.
Als Beispiel für eine Briefvorlage, die Sie für das Versenden von Standardinformationen an mehrere Beteiligte nutzen können, wurde hier dasselbe Beispiel wie im Abschnitt Beispiel für Seriendruckfeldkodierungen in Briefen verwendet. Im aktuellen Beispiel wurde nun „mergeparty“ in den Seriendruckfeldkodierungen eingetragen, um anzugeben, dass diese Schriftstückvorlage an die im Metadatenfeld „Vorgangsbeteiligter“ angegebenen Beteiligten gesendet werden soll.
Das gleichzeitige Erstellen von Briefen für mehrere Beteiligte beginnt hier ebenfalls über das Dokument, aus dem die Briefvorlage abgerufen wird. Das Dokument soll dem Vorgang hinzugefügt werden, in dem die Beteiligten erstellt wurden.
Klicken Sie im Band des Dokumentenfensters auf Neues Schriftstück aus Vorlage (siehe Abbildung).
Wenn Sie die Briefvorlage über den Menüpunkt „Neues Schriftstück aus Vorlage“ hinzufügen, wird noch kein fertiger Brief erstellt. Bei der Vorschau des angehängten Schriftstücks wird die Briefvorlage immer noch mit Seriendruckfeldern (mergeparty) angezeigt.
Speichern Sie das Dokument mit der Vorlage. Klicken Sie im Band des Dokumentenfensters auf das Drop-down-Menü Dokument kopieren und anschließend auf Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen, um das endgültige Erstellen des Briefs an mehrere Beteiligte vorzunehmen.
Wenn Sie auf Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen geklickt haben, öffnet sich das untenstehende Dialogfenster, in dem Sie die Vorgangsbeteiligten wählen, die Sie zusammenführen möchten.
Für jeden gewählten Beteiligten wird ein Dokument erstellt.
Felder im Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“
Die folgende Tabelle beschreibt die Felder im Dialogfenster "Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen"
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Beteiligten als Empfänger festlegen |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um die gewählten Beteiligten als Empfänger der neu erstellten Dokumente hinzuzufügen. |
||
An Empfänger senden |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um automatisch die Dokumente an die gewählten Beteiligten zu senden, wenn Sie OK klicken.
|
||
Beteiligten als involvierten Beteiligten festlegen |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um die Beteiligten als involvierte Beteiligten des Dokuments festzulegen. |
||
Beteiligtentyp |
Im Drop-down-Menü wählen Sie den Beteiligtentyp, mit dem der Beteiligte im neuen Dokument erstellt werden soll. Das Drop-down-Menü kann zum Beispiel wie folgt aussehen: 
Abbildung 6. Drop-down-Menü für Beteiligtentypen
|
||
Originaldokument vom Vorgang entfernen |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um das ursprüngliche Dokument von dem verknüpften Vorgang zu entfernen. |
||
Vorgang öffnen |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um mit Klick auf "OK" automatisch das Vorgangsfenster zu öffnen. |
| Welche Felder im Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“ angezeigt werden, ist von den Konfigurationen und Modulen Ihrer F2-Installation abhängig. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Klicken Sie auf OK im Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“, um E-Mails zu erstellen, die automatisch demselben Vorgang zugeordnet werden. Jede E-Mail enthält eine Kopie des angehängten Schriftstücks, in dem die Seriendruckfeldkodierungen mit den relevanten Informationen zusammengeführt wurden. Wenn Sie die einzelnen E-Mails nicht direkt über das Dialogfenster „Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“ versendet haben, kann jede E-Mail einzeln an den entsprechenden Beteiligten versendet werden.
Beteiligtentypen
Sie können Beteiligte in spezifische Beteiligtentypen unterteilen. Für jeden Beteiligtentyp gibt es entsprechende Seriendruckfelder, damit in den Vorlagen direkt auf die unterschiedlichen Beteiligtentypen verwiesen wird.
Sie ordnen Beteiligtentypen im Vorgangsfenster zu. Wenn Sie einem Beteiligten einen Beteiligtentyp zugewiesen haben, wird er mit den entsprechenden Seriendruckfeldkodierungen verknüpft.
Lesen Sie mehr über Beteiligtentypen und den Umgang mit ihnen.
