Seriendruckvorlagen
Mit F2 Seriendruckfelder können Sie Daten aus F2 in Microsoft Word-Vorlagen einbinden. Gehen Sie zu dem Reiter „Einstellungen“ und klicken Sie auf Schriftstückvorlagen, um das Dialogfenster "Schriftstückvorlagen" zu öffnen.
Hier erhalten Sie einen Überblick über die bestehenden Schriftstückvorlagen und können der Datenbank neue Schriftstückvorlagen hinzufügen.
Sie erstellen Schriftstückvorlagen außerhalb von F2 und importieren diese über das Dialogfenster in das Schriftstückvorlagenarchiv von F2. F2 Seriendruckfelder unterstützt folgende Dateitypen: dotx, dotm, docx und docm.
Fügen Sie neue Vorlagen hinzu, in dem Sie mit einem Rechtsklick auf einen Ordner klicken und Vorlage hinzufügen wählen. Alle Benutzer können persönliche und für ihre Org.Einheit spezifische Schriftstückvorlagen hinzufügen, während Benutzer mit dem Recht "Vorlagen verwalten" zudem Zugriff darauf haben, Organisationsorder hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen.
Seriendruckfelder anzeigen
Über das Dialogfenster "Schriftstückvorlagen" können Sie einen Überblick über Seriendruckfelder erhalten.
Klicken Sie auf Seriendruckfelder anzeigen, um ein Suchfenster zu öffnen. Wählen Sie das Dokument aus, dessen Seriendruckfelder Sie angezeigt bekommen möchten, und doppelklicken Sie darauf oder klicken Sie auf OK. Daraufhin öffnet sich das Fenster "Seriendruckfelder für [Dokumentenbetreff]", in dem Sie alle verfügbaren Seriendruckfelder eines Dokuments, dessen Vorgang und dessen Anhänge angezeigt bekommen.
Im Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Die Seriendruckfeldkodierung kopieren (1), die Sie in der Übersicht markiert haben, oder die Übersicht mit den letzten Änderungen des Dokuments und des verknüpften Vorgangs aktualisieren (2).
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Nach einem Seriendruckfeld suchen (3).
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Die Seriendruckfelder filtern (4), wenn Sie nur einen Typ in der Übersicht angezeigt bekommen möchten, zum Beispiel Seriendruckfelder eines Vorgangs.
Neues Schriftstück aus Vorlage
Schriftstückvorlagen mit Seriendruckfeldkodierungen können Sie, wie auch alle anderen Vorlagentypen, mit einem Klick auf Neues Schriftstück aus Vorlage direkt einem Dokument hinzufügen. Wenn Sie eine Schriftstückvorlage ausgewählt haben, führt F2 Informationen aus dem Dokument und Vorgang gemäß den in der Schriftstückvorlage eingefügten Seriendruckfeldkodierungen zusammen.
| Schriftstückvorlagen führen Informationen aus dem Dokument und Vorgang zusammen, wenn sie dem Dokument hinzugefügt werden. Daher ist es wichtig, dass die Informationen, die in der Schriftstückvorlage zusammengeführt werden sollen, vorher im Dokument und Vorgang gespeichert wurden. Spätere Änderungen an den Metadaten werden nicht im ursprünglich erstellten Schriftstück angezeigt. |
Ein Dialogfenster öffnet sich, wenn Sie einem Dokument mit nicht gespeicherten Metadaten eine Schriftstückvorlage mit Seriendruckfeldkodierungen anhängen, zum Beispiel „Dokumentenbeteiligte“. Im Dialogfenster werden Sie gebeten, Änderungen am Dokument zu speichern, bevor Sie die Schriftstückvorlage anhängen.
Das liegt daran, dass eine Vorlage mit Seriendruckfeldkodierungen nur Metadaten einfügen kann, die in der Datenbank gespeichert wurden. Die Datenbank wird erst aktualisiert, nachdem Sie das Dokument oder den Vorgang gespeichert haben. Wenn das Dokument sich im Bearbeitungsmodus befindet, macht F2 Sie auch darauf aufmerksam, dass nicht gespeicherte Änderungen nicht in die Vorlage eingebunden werden.
Zusammenführung von Daten mit Vorlagen deaktivieren
Sie können das Zusammenführen von Daten mit Vorlagen in F2 deaktivieren. Dies kann praktisch sein, wenn die Zusammenführung fehlschlägt, aber Sie das Schriftstück dennoch erstellen möchten. Wählen Sie im Hauptfenster den Reiter „Einstellungen“ aus und klicken Sie auf Schriftstückvorlagen. Das Dialogfenster „Schriftstückvorlagen“ öffnet sich. Wählen Sie die relevante Vorlage aus, und klicken Sie im Band auf "Eigenschaften". Das Dialogfenster "Schriftstückeigenschaften" öffnet sich. Unter Eigenschaften der Schriftstückvorlage können Sie "Seriendruckmotor" nun auf "Keine" setzen (siehe folgende Abbildung).
Beispiel für Seriendruckfeldkodierungen in Briefen
Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für die Anwendung von Seriendruckfeldkodierungen in einem Standardbrief, der an einen einzelnen Empfänger gesendet werden soll. Die Briefvorlage beinhaltet eine Reihe von Seriendruckfeldkodierungen, die Ihnen in der folgenden Tabelle beschrieben werden.
Die Spalte „Seriendruckfeld“ zeigt die Namen der Felder in der Datenbank an (Metadaten) und die Spalte „Beschreibung“ beschreibt das einzelne Metadatenfeld.
| Seriendruckfeld | Beschreibung |
|---|---|
dossier_party_1_name |
Name des Beteiligten |
dossier_party_1_address1 |
Erste Adresszeile des Beteiligten |
dossier_party_1_postalcode |
Postleitzahl des Beteiligten |
dossier_party_1_city |
Standort des Beteiligten |
dossier_sendername |
Name des Sachbearbeiters |
case_f2casenumber |
Vorgangsnummer |
Sie bilden die dazugehörige Seriendruckfeldkodierung, indem Sie ein „$“ vor und nach dem Namen des Seriendruckfeldes einfügen. Unten folgt ein Beispiel für eine Briefvorlage, die an einen einzelnen Empfänger gesendet wird (den Dokumentenbeteiligten):
Wenn die obengenannte Vorlage mit den folgenden Seriendruckfeldern erstellt wird, sieht das anzuhängende Schriftstück aus wie in der folgenden Abbildung dargestellt:
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Beteiligter = Zoran Babic
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Adresse des Beteiligten = Mustergasse 111, 12345 Musterdorf
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Vorgangsnummer = 2022-20
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Sachbearbeiter = Djamal Ertürk
