F2 Beteiligtentypen
Das Modul F2 Beteiligtentypen nutzen Sie insbesondere um die Rolle von Beteiligten in konkreten Vorgängen und Dokumenten zu identifizieren. Sie können damit beispielsweise Typen wie „Rechtsanwalt“, „Sachbearbeiter“ und „Antragsteller“ zuweisen. In F2 trägt das dazu bei, dass z. B. E-Mails und Schriftstücke automatisch die richtigen Informationen enthalten, da diese nur einmal eingegeben werden müssen.
Beteiligtentypen werden vor allem gemeinsam mit den Modulen F2 Seriendruckfelder und F2 Textbausteine als Teil der F2 Verfahrensunterstützung verwendet. Beteiligtentypen stellen sicher, dass in E-Mails und Schriftstücken automatisch die richtigen Informationen an den richtigen Stellen zusammengefügt werden.
Beteiligtentypen in Dokumenten und Vorgängen
In Dokumenten können Sie nur externen Beteiligten einen Beteiligtentyp zuweisen. In Vorgängen können Sie sowohl externen Beteiligten als auch Org.Einheiten und normalen Benutzern einen Beteiligtentyp zuweisen.
In jedem Dokument und jedem Vorgang ist es möglich, den externen Beteiligten des Dokuments und des Vorgangs einen Beteiligtentyp zuzuweisen, so dass ein und derselbe Beteiligte je nach Kontext in verschiedenen Dokumenten und Vorgängen mit einem anderen Beteiligtentyp erscheinen kann. Ebenso können Org.Einheiten und Benutzer je nach Kontext eines Vorgangs mit unterschiedlichen Beteiligtentypen auftreten. So kann beispielsweise ein Beteiligter in einem Vorgang als „Anwalt“ und in einem anderen Vorgang als „Sachbearbeiter“ bezeichnet werden. Mit anderen Worten: Der Beteiligtentyp beschreibt die Beziehung eines Beteiligten zu einem bestimmten Vorgang. Die Zuordnung von Beteiligtentypen ändert also nichts an den Daten des Beteiligten im F2-Beteiligtenregister.
Jede Organisation erstellt und pflegt ihre eigenen Beteiligtentypen. Es können daher Beteiligtentypen definiert werden, die für die spezifischen Arbeitsabläufe der Organisation relevant sind.
Dieses Handbuch ist in zwei Teile gegliedert. Der erste Teil beschreibt, wie Beteiligtentypen von einem Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ erstellt und verwaltet werden. Der zweite Teil richtet sich an Benutzer, die Beteiligtentypen für externe Beteiligte eines Dokuments und für Beteiligte eines Vorgangs verwenden.