Beteiligtentypen verwalten
Wenn Sie das Recht „Wertelisten verwalten“ besitzen, können Sie Beteiligtentypen in F2 erstellen, aktivieren oder deaktivieren. Die Erstellung, Aktivierung und Deaktivierung werden im folgenden Abschnitt beschrieben. Lesen Sie mehr über die Zuweisung von Rechten.
Sie verwalten Beteiligtentypen wie eine Werteliste. Die Liste über Beteiligtentypen öffnen Sie mit einem Klick auf Werteliste im Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster (siehe obenstehende Abbildung).
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Werteliste verwalten“. Klicken Sie auf Liste auswählen, und wählen Sie „Beteiligtentypen“ aus, wie nachfolgend dargestellt.
Neuen Beteiligtentyp erstellen
Sie erstellen einen neuen Beteiligtentyp mit einem Rechtsklick auf Beteiligtentypen in der Liste.
Klicken Sie darin auf Erstellen, um einen neuen Beteiligtentyp zu erstellen. Geben Sie ihm einen Titel.
Um den Beteiligtentyp zu speichern, klicken Sie auf OK oder drücken Sie Enter. Anschließend können Sie den Beteiligtentyp nicht mehr löschen, sondern nur noch deaktivieren, weil dieser von einem oder mehreren Benutzern verwendet worden sein kann.
Wenn Sie einen Beteiligtentyp erstellt haben, können Sie dessen Titel stets ändern. Wählen Sie hierzu den gewünschten Beteiligtentyp mit Rechtsklick aus und wählen Sie daraufhin Umbenennen im Kontextmenü.
| Die Umbenennung eines Beteiligtentyps hat Einfluss auf die Vorlagen, in denen der geänderte Beteiligtentyp als Seriendruckfeld verwendet wird. Sie müssen daher die Vorlagen mit dem geänderten Beteiligtentyp aktualisieren. |
Aktive und inaktive Beteiligtentypen
Beteiligtentypen können entweder aktiv oder inaktiv sein. Dies entnehmen Sie der Werteliste für Beteiligtentypen. In Dokumenten können Sie nur externen Beteiligten, Org.Einheiten oder Benutzern aktive Beteiligtentypen zuweisen. Lesen Sie mehr über die Zuweisung von Beteiligtentypen im Abschnitt Beteiligtentypen anwenden.
Öffnen Sie das Dialogfenster „Werteliste verwalten“, indem Sie Werteliste im Band des Reiters „Administrator“ klicken und Beteiligtentypen im Drop-down-Menü auswählen. Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Inaktive anzeigen setzen, werden Ihnen die inaktiven Beteiligtentypen in der Übersicht kursiv-geschrieben angezeigt.
Wenn Sie einen Beteiligtentyp deaktivieren, kann dieser nicht mehr zugewiesen werden. Externen Beteiligte, Org.Einheiten und Benutzer, denen der deaktivierte Beteiligtentyp in Dokumenten oder Vorgängen zugewiesen wurde, als der Beteiligtentyp immer noch aktiv war, behalten diesen Beteiligtentyp. Sie können somit auch alle Seriendruckfelder, die auf diesen Beteiligtentyp basieren, weiterhin verwenden.
| Sie können aktive Beteiligtentypen deaktivieren, aber nicht löschen, da Beteiligtentypen noch von anderen externen Beteiligten, Benutzern oder Org.Einheiten im System in Verwendung sein könnten. |
Sie deaktivieren einen Beteiligtentypen, indem Sie diesen mit Rechtsklick markieren und im dazugehörigen Kontextmenü auf Deaktivieren klicken. Wenn Sie einen Beteiligtentypen deaktiviert haben, wird Ihnen dieser kursiv-geschrieben dargestellt.
Sie können inaktive Beteiligtentypen wieder aktivieren, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Inaktive anzeigen setzen, und bei dem relevanten Beteiligtentyp über Rechtsklick Aktivieren wählen.
Der Beteiligtentyp ist somit wieder aktiv und Sie können ihn externen Beteiligten, Benutzern und Org.Einheiten in Dokumenten und Vorgängen zuweisen.