Beteiligtentypen anwenden
Sie können Beteiligtentypen externen Beteiligten, Org.Einheiten und Benutzern zuweisen. In Dokumenten können Sie nur externen Beteiligten einen Beteiligtentyp zuweisen. In Vorgängen können Sie sowohl externen Beteiligte, Org.Einheiten und Benutzern einen Beteiligtentyp zuweisen.
In den folgenden Abschnitten lesen Sie zunächst, wie Beteiligtentypen einem externen Beteiligten eines Dokuments zugewiesen werden. Anschließend wird die Zuweisung für Vorgangsbeteiligte über das Kontextmenü und über das Dialogfenster „Beteiligtentypen“ beschrieben.
| Sie können externen Beteiligten nur dann Beteiligtentypen zuweisen, wenn diese im Beteiligtenregister in F2 eingerichtet wurden. |
Externen Beteiligten eines Dokuments Beteiligtentypen zuweisen
Die externen Beteiligten eines Dokuments werden im Metadatenfeld „Dokumentenbeteiligte“ angezeigt. Klicken Sie hierzu auf Erweiterte im Drop-down-Menü „Alle Felder anzeigen“ im Band des Dokumentenfensters. Sie können diesen externen Beteiligten einen Beteiligtentyp zuweisen.
Um externen Beteiligten Beteiligtentypen zuzuweisen, müssen Sie das Dokument zunächst in den Bearbeitungsmodus versetzen, indem Sie auf Bearbeiten im Band des Dokumentenfensters klicken. Wählen Sie daraufhin den externen Beteiligten mit Rechtsklick aus. Ein Kontextmenü öffnet sich, in dem Sie Beteiligtentyp angeben auswählen. Daraufhin können Sie einen Beteiligtentypen auswählen. Die Liste beinhaltet exakt die gleichen Beteiligtentypen, wie wenn Sie einem Vorgang einen Beteiligten zuweisen.
Wenn Sie einen Beteiligtentyp für den externen Beteiligten gewählt haben, wird der Name des Beteiligtentyps nach dem Namen des Beteiligten in Klammern statt der E-Mail-Adresse angegeben. Klicken Sie auf Speichern im Band des Dokumentenfensters, um das Dokument zu speichern. Der Beteiligtentyp wird erst dann dem externen Beteiligten hinzugefügt, wenn Sie das Dokument gespeichert haben.
Wenn Sie Beteiligtentypen zu den unterschiedlichen externen Beteiligten des Dokuments hinzugefügt haben, können Sie die Beteiligtentypen mit anderen Informationen zusammenfügen. Lesen Sie mehr über Seriendruckfelder.
Beteiligten eines Vorgangs Beteiligtentypen zuweisen
Im Vorgangsfenster wird Ihnen das Metadatenfeld „Vorgangsbeteiligter“ angezeigt, wenn Sie auf Weitere Felder anzeigen im Vorgangsfenster klicken. Dort können Sie sowohl externen Beteiligten, Benutzern als auch Org.Einheiten einen Beteiligtentyp zuweisen.
Sie können Beteiligtentypen auf zwei Arten zuweisen: Über das Kontextmenü wie bei Dokumenten (siehe Externen Beteiligten eines Dokuments Beteiligtentypen zuweisen) und über das Dialogfenster „Beteiligtentypen“. Die beiden Möglichkeiten werden im Folgenden dargestellt.
Beteiligtentypen über das Kontextmenü hinzufügen
Sie können externen Beteiligten über das Kontextmenü auf die gleiche Art Beteiligtentypen zuweisen, wie Sie es von Dokumenten gewohnt sind. Versetzen Sie hierzu den Vorgang in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie auf Bearbeiten im Band des Vorgangsfensters klicken.
Wählen Sie Beteiligtentyp angeben und anschließend einen Beteiligtentypen der Liste aus. Wenn Sie einen Beteiligtentyp für den externen Beteiligten gewählt haben, wird der Name des Beteiligtentyps nach dem Namen des Beteiligten in Klammern statt der E-Mail-Adresse angegeben. Klicken Sie auf Speichern im Band des Vorgangsfensters. Die gewählten Beteiligtentypen für die Beteiligten werden erst gespeichert, wenn Sie den Vorgang speichern.
Beteiligtentypen über das Dialogfenster „Beteiligtentypen“ hinzufügen
Sie können externen Beteiligten, Org.Einheiten und Benutzern Beteiligtentypen über das Dialogfenster „Beteiligtentypen“ zuweisen. Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Vorgang in den Bearbeitungsmodus zu versetzen. Daraufhin klicken Sie auf Beteiligtentypen im Band des Vorgangsfensters.
Wählen Sie Beteiligtentypen im Drop-down-Menü aus. Klicken Sie in diesem auf Beteiligtentypen, um das Dialogfenster zu öffnen.
Im Dialogfenster weisen Sie den verschiedenen Beteiligten Beteiligtentypen zu, indem Sie in der Spalte „Beteiligtentyp“ auf das Drop-down-Menü Beteiligtentyp klicken. Das Drop-down-Menü enthält alle aktiven Beteiligtentypen. Klicken Sie auf den relevanten Beteiligtentyp und wiederholen Sie den Prozess für alle Beteiligten, denen Sie einen Typ zuweisen wollen.
Klicken Sie anschließend auf OK. Um die Zuweisung der Beteiligtentypen endgültig zu speichern, müssen Sie den Vorgang speichern.
| Internen Org.Einheiten und Benutzern können Sie nur dann einen Beteiligtentyp zuweisen, wenn Sie das Dialogfenster „Beteiligtentypen“ im Vorgangsfenster benutzen, wie oben beschrieben. |