Beteiligte

Personen und Organisationen werden in F2 Beteiligte genannt. Der Begriff Beteiligter umfasst nicht nur die Personen und Organisationen, mit denen eine Organisation in Kontakt steht, sondern auch interne Benutzer und Org.Einheiten in F2.

Sie finden alle Beteiligten in F2 im Beteiligtenregister. Von hier aus erhalten Sie und Ihre Kollegen einen Überblick über die Beteiligten der Organisation. Hier können Sie zudem externe Beteiligte erstellen und verwalten.

Administratoren verwalten interne Beteiligte im Dialogfenster "Org.Einheiten und Benutzer".

Die Verwendung verschiedener Beteiligte kann variieren: Zum Beispiel können alle Beteiligten als E-Mail-Empfänger eingetragen werden, während nur Benutzer und Org.Einheiten in Teams enthalten sein können. Typische Verwendung bedeutet, dass Sie Beteiligte auf die eine oder andere Weise zu Dokumenten und Vorgängen hinzufügen. In diesen Fällen werden die Informationen des Beteiligten vom Beteiligtenregister aufgerufen und in das Dokument/den Vorgang mit den Beteiligteninformationen kopiert, die beim Zeitpunkt des Kopierens geltend sind. Das bedeutet, dass wenn ein Beteiligter zu einem späteren Zeitpunkt zum Beispiel seine Adresse ändert und dies im Beteiligtenregister geändert wird, werden die Adressinformationen nicht in den Dokumenten oder Vorgängen geändert, in denen der Beteiligte bereits verknüpft ist.

Arten von Beteiligten in F2

In F2 können Beteiligte grob in interne und externe Beteiligte unterteilt werden. Interne Beteiligte können zudem in Benutzer und Org.Einheiten unterteilt werden, während externe Beteiligte in gemeinschaftlich genutzte und private Beteiligte eingeteilt werden können.

Interne Beteiligte: Benutzer, die unter „Org.Einheiten und Benutzern“ in F2 erstellt und verwaltet werden. Wenn Sie einen Benutzer aus einer Org.Einheit in F2 in eine andere verschieben, greift diese Änderung auch im Beteiligtenregister.

Interne Org.Einheiten: Org.Einheiten, die Benutzer in F2 gruppieren, und die unter Org.Einheiten und Benutzer erstellt und verwaltet werden. Org.Einheiten fungieren als Empfänger/Absender von E-Mails, die nicht an/von einem bestimmten Mitarbeiter in einem Büro gesendet werden, und als Grundlage für automatisch erstellte Verteilerlisten.

Gemeinschaftlich genutzte, externe Beteiligte: Beteiligte, die entweder von einem Benutzer mit dem Recht "Beteiligtenredakteur" oder automatisch erstellt werden. Dies passiert automatisch in F2, wenn Sie in F2 eine E-Mail empfangen oder versenden, und der Absender/Empfänger noch nicht im Beteiligtenregister eingetragen wurde.

Private externe Beteiligte: Beteiligte, die Sie manuell erstellen, ohne das Recht „Beteiligtenredakteur“ zu besitzen, werden unter den privaten Beteiligten angelegt. Beteiligte, die Sie unter „Privat“ angelegt haben, können nur von Ihnen eingesehen und verwaltet werden.