Beteiligte erstellen

Beteiligte in F2 werden je nach Typ unterschiedlich verwaltet:

Interne Beteiligte, d.h. Benutzer und Org.Einheiten, werden von einem Administrator mit den relevanten Rechten erstellt.
Externe Beteiligte können sowohl im Beteiligtenregister als auch während der Bearbeitung einer E-Mail erstellt werden. Unabhängig davon, wie sie erstellt werden, werden externe Beteiligte im Beteiligtenregister verwaltet.

Ein Administrator sollte regelmäßig sicherstellen, dass Beteiligte an den richtigen Stellen in der Hierarchie der externen Beteiligten erstellt werden. Fehlplatzierte Beteiligte können nach der Erstellung verschoben werden.

Externe Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen

Externe Beteiligte können von allen Benutzern manuell erstellt werden. Wenn diese als gemeinschaftlich genutzte Beteiligte unter dem Knoten "External Party" erstellt werden sollen, ist das Recht „Beteiligtenredakteur“ erforderlich, sonst können sie nur unter „Private“ erstellt werden. Die Beteiligten werden in einer Hierarchie organisiert, und Sie können sie zwischen den Knoten verschieben, unter denen Sie berechtigt sind, Beteiligte anzulegen. Auf diese Weise werden Firmen und Kontaktpersonen im Beteiligtenregister organisiert.

Sie erstellen einen neuen externen Beteiligten, indem Sie mit einem Rechtsklick auf den Knoten (hier: „Einwohnermeldeamt“ unter „External party“) klicken, unter dem der externe Beteiligte erstellt werden soll. Wählen Sie daraufhin Neuen Beteiligten erstellen im Kontextmenü aus.

Abbildung 1. Externen Beteiligten erstellen

Das Dialogfenster „Neuen Beteiligten erstellen“ öffnet sich. Füllen Sie die relevanten Informationen aus (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 2. Das Dialogfenster „Neuen Beteiligten erstellen“

Klicken Sie auf OK, um den Beteiligten in F2 anzulegen.

Externe Beteiligte über ein Dokument erstellen

F2 prüft automatisch, ob ein externer Beteiligter bereits im Beteiligtenregister besteht. Dies geschieht mit einer Dublettenprüfung der Werte „Name“ und „E-Mail-Adresse“. Wenn ein Beteiligter, der nicht im F2 Beteiligtenregister registriert ist, gefunden wird, kann der unbekannte Beteiligte auf zwei Arten im Beteiligtenregister registriert werden.

Jedes Mal wenn Sie ein Dokument mit nicht registrierten Beteiligten in den Versandfeldern in den Bearbeitungsmodus versetzen, fragt Sie F2, ob Sie die Beteiligten erstellen möchten. Voraussetzung hierfür ist, dass die relevante Einstellung in Ihrer persönlichen Einrichtung aktiviert ist. Sie finden die Einrichtung unter der Rubrik "Dokumente" unter der Überschrift „Fragen, ob ich Beteiligte erstellen möchte, die nicht im Beteiligtenregister existieren, wenn ich ein Dokument sende/bearbeite“.
Sie können Beteiligte direkt aus den Feldern „An“, „Cc“ oder „Xbc“ heraus erstellen. Dies geschieht über das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf die unbekannte E-Mail-Adresse oder mit einem Klick auf Beteiligte erstellen, was angezeigt wird, wenn sich in den Feldern unbekannte Beteiligte befinden. Wenn Sie in Ihrem privaten Archiv arbeiten und von dort Dokumente versenden möchten, schlägt F2 vor, unbekannte Empfänger in Ihrem privaten Beteiligtenregister zu erstellen.

Abbildung 3. Externen Beteiligten im Beteiligtenregister erstellen

In beiden Fällen öffnet sich das Dialogfenster „Externen Beteiligten speichern“, aus dem heraus Sie den Beteiligten speichern können. Lesen Sie mehr über die Verwaltung der erstellten externen Beteiligten.

Das Dialogfenster „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“

Wenn Sie einen unbekannten Beteiligten im F2 Beteiligtenregister speichern möchten, geschieht das mit der Hilfe des Dialogfensters „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“. Dabei können Sie einen Beteiligten erstellen oder einen unbekannten Beteiligten mit einem existierenden Beteiligten ersetzen, indem Sie entweder Beteiligten erstellen oder Gewählten Beteiligten ersetzen auswählen.

Abbildung 4. Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen

Um zu den Beteiligten im Dialogfenster Stellung zu beziehen, markieren Sie zunächst einen oder mehrere Beteiligte(n). Nachdem Sie Stellung bezogen haben, wird der oder die Beteiligte von der Liste entfernt.

Wenn Sie einen unbekannten Beteiligten durch einen Beteiligten, der im Beteiligtenregister schon vorhanden ist, ersetzen möchten, klicken Sie auf Gewählten Beteiligten ersetzen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Beteiligten auswählen“, in dem Sie nach einem existierenden Beteiligten suchen können.

Klicken Sie gegebenenfalls auf Ablageort wählen, um die markierten Beteiligten unter einem anderen Knoten im Beteiligtenregister zu erstellen als den in der Spalte „Ablageort“ vorgeschlagenen.

Klicken Sie unten rechts auf Beteiligte erstellen, um die markierten Beteiligten als neue Beteiligte im Beteiligtenregister zu erstellen.

Wenn die markierten Beteiligten nicht erstellt werden sollen, klicken Sie auf Gewählten Beteiligten überspringen, wonach sie aus dem Dialogfenster entfernt werden. Sie können die Erstellung auch überspringen, indem Sie unten rechts im Dialogfenster auf Überspringen klicken. Wenn Sie das Dialogfenster das nächste Mal öffnen, erscheinen die Beteiligten erneut, sollten Sie sie noch nicht im Beteiligtenregister erstellt haben.

Über eine Konfiguration können Sie mehrere Beteiligte mit derselben E-Mail-Adresse zulassen. Wenn dies der Fall ist, zeigt Ihnen das Dialogfenster „Beteiligten im Beteiligtenregister erstellen“ einen Warnhinweis, dass bereits ein Beteiligter mit derselben E-Mail-Adresse existiert. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.

Neue Beteiligte ablegen

Klicken Sie auf Ablageort wählen im Dialogfenster „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“, um das Dialogfenster „Beteiligten auswählen“ zu öffnen. Wählen Sie per Doppelklick den gewünschten Ablageort für den Beteiligten aus, oder markieren Sie den Ort und klicken Sie OK, um den Beteiligten hier abzulegen.

Abbildung 5. Ablageort für markierte Beteiligte auswählen

F2 schlägt Ihnen standardmäßig einen Ablageort vor, der in der Spalte "Ablageort" im Dialogfenster „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen“ angezeigt wird. Der Vorschlag hängt von mehreren Faktoren ab:

Wenn andere Beteiligte im Beteiligtenregister dieselbe E-Mail-Domain haben, schlägt F2 vor, den unbekannten Beteiligten unter demselben Knoten abzulegen.
- Wenn ein existierender externer Beteiligter die E-Mail-Domain bereits hat, und in "Der Beteiligte ist Besitzer der E-Mail-Domäne" ein Häkchen gesetzt wurde, schlägt F2 vor, den neuen Beteiligten mit derselben E-Mail-Domain unter dem existierenden in der Baumstruktur abzulegen. Der Beteiligte, welcher die E-Mail-Domain besitzt, macht dadurch den Knoten anderer Beteiligte aus.
Wenn Sie das Recht "Beteiligtenredakteur" für den Knoten "External party" haben, schlägt F2 vor, den unbekannten Beteiligten hier abzulegen.
Wenn keiner dieser Faktoren zutrifft, schlägt F2 vor, den unbekannten Beteiligten unter dem Knoten "Private" abzulegen.