Verteilerlisten

Eine Verteilerliste ist eine Liste, die aus Beteiligten des Beteiligtenregisters in F2 besteht. Wenn Sie eine Verteilerliste zum Beispiel als Empfänger einer E-Mail setzen, empfangen alle Beteiligten der Liste die E-Mail in ihrem Posteingang. Sie können auch Verteilerlisten verwenden, um schnell mehrere Empfänger zu Chats und Notizen hinzuzufügen, zum Beispiel alle Benutzer einer bestimmten Org.Einheit.

Sie können Org.Einheiten und Benutzer (auch aus anderen F2-Behörden) sowie externe Beteiligte zu einer Verteilerliste hinzufügen. Auf diese Weise können Sie eine Verteilerliste einrichten, die eine Mischung aus Beteiligten Ihrer eigenen Behörde, Beteiligten anderer Behörden, Org.Einheiten und externen Beteiligten ist. Des Weiteren können Sie eine Verteilerliste zu einer anderen Verteilerliste hinzufügen. Dies erleichtert die Verwaltung der Verteilerlisten. Im Fall von Organisationsänderungen brauchen Sie nur eine Verteilerliste aktualisieren. Daraufhin werden Verteilerlisten, welche die ursprüngliche Verteilerliste enthalten, automatisch aktualisiert.

Sie verwalten Verteilerlisten im gleichnamigen Fenster. Klicken Sie auf Verteilerlisten unter dem Reiter "Einstellungen", um das Fenster zu öffnen.

Abbildung 1. Der Menüpunkt ”Verteilerlisten” im Reiter ”Einstellungen”

Alle Benutzer können persönliche Verteilerlisten erstellen. Nur Benutzer mit dem Recht "Verteilerlisten verwalten" können gemeinsame Verteilerlisten in F2 erstellen und verwalten.

Das Dialogfenster „Verteilerlisten“

Verteilerlisten können Sie im Fenster "Distributionsliste" erstellen und verwalten. Die Verteilerlisten können Sie nach den folgenden Spalten sortieren: „Name“, „Letzte Änderung“, „Erstellungsdatum“ und „Sichtbarkeit“.

Die Spalte „Sichtbarkeit“ gibt an, ob eine Verteilerliste persönlich oder geteilt ist. Eine persönliche Verteilerliste erhält den Sichtbarkeitswert „Persönlich“, während eine gemeinsame Verteilerliste den Sichtbarkeitswert „Alle“ erhält.

Abbildung 2. Das Dialogfenster „Verteilerlisten“

Den Inhalt der Verteilerliste können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie die Liste ausklappen. Wählen Sie eine Liste aus und klicken Sie im Band des Fensters auf Inhalt anzeigen. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster „Inhalt anzeigen: [Verteilerliste]“. Hier wird der Inhalt der Verteilerliste zum Zeitpunkt Ihres Öffnens angezeigt. Dies bedeutet, dass das Dialogfenster „Inhalt anzeigen: [Verteilerliste]“ nicht aktualisiert wird, wenn ein anderer Benutzer die Verteilerliste bearbeitet, während Sie das Dialogfenster offen haben.

Abbildung 3. Das Dialogfenster „Inhalt anzeigen: [Verteilerliste]“

Verteilerlisten erstellen

Eine neue Verteilerliste erstellen Sie über Neu im Dialogfenster „Verteilerlisten“.

Abbildung 4. Neue Verteilerliste erstellen

Das Dialogfenster „Neue Verteilerliste“ öffnet sich. Geben Sie der neuen Verteilerliste einen einzigartigen Namen. Zwei Verteilerlisten können nicht den gleichen Namen haben.

Legen Sie die Sichtbarkeit der Liste unter „Wer kann die Liste einsehen?“ fest. Wählen Sie „Persönlich“ für eine private Liste aus, oder „Alle“, um eine gemeinsame Liste zu erstellen. Sie benötigen das Recht „Verteilerlisten verwalten“, um gemeinsame Verteilerliste erstellen zu können.

Abbildung 5. Das Dialogfenster „Neue Verteilerliste”

Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Fenster „Beteiligte auswählen“ zu öffnen. Wählen Sie hier die Benutzer und Org.Einheiten aus, die Sie Ihrer Verteilerliste hinzufügen möchten.

Abbildung 6. Beteiligte für eine Verteilerliste auswählen

Im Fenster „Beteiligte auswählen“ können Sie darüber hinaus eine erweiterte Suche vornehmen. Klicken Sie hierzu im Band auf Erweiterte Suche. Lesen Sie mehr über Suchen nach Beteiligten.

Klicken Sie auf OK, um abzuschließen und zurück zum Dialogfenster „Neue Verteilerliste“ zu kehren. Wenn Sie Org.Einheiten zu Ihrer Verteilerliste hinzugefügt haben, können Sie nun festlegen, wie die Beteiligten der Org.Einheit und eventuellen untergeordneten Org.Einheiten Teil der Verteilerlisten sein sollen. Nutzen Sie hierzu die Menügruppe „Übernehmen“.

Abbildung 7. Die Menügruppe ”Übernehmen”

Klicken Sie auf Speichern und Schließen, um die Verteilerliste zu erstellen und abzuschließen.

Nach dem Erstellen einer Verteilerliste können Sie die Sichtbarkeit nicht mehr ändern. Wenn Sie die Sichtbarkeit einschränken oder erweitern möchten, müssen Sie die Liste löschen und eine neue erstellen.

Verteilerlisten bearbeiten und löschen

Sie können Verteilerlisten, die Sie selbst erstellt haben, bearbeiten und löschen. Markieren Sie hierzu die gewünschte Verteilerliste im Dialogfenster „Verteilerlisten“. Anschließend klicken Sie entweder auf Bearbeiten oder Löschen.

Abbildung 8. Verteilerlisten bearbeiten und löschen

Beim Klicken auf Löschen fordert F2 Sie auf, zu bestätigen, dass Sie die markierte Verteilerliste löschen möchten.

Beim Klicken auf Bearbeiten öffnet sich das Dialogfenster "Verteilerliste bearbeiten". Hier können Sie über die Menüpunkte Hinzufügen oder Entfernen im Band Beteiligte hinzufügen oder entfernen.

Abbildung 9. Verteilerliste bearbeiten

Klicken Sie auf Speichern und Schließen, um die Bearbeitung abzuschließen.