Überblick über Beteiligte erhalten

Alle Beteiligten in F2 sind im Beteiligtenregister zusammengefasst. Hier können Sie nach internen und externen Beteiligten suchen, ihre Kontaktinformationen im Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften sehen und aktualisieren und neue Beteiligte erstellen.

cBrain empfiehlt, dass die Organisation regelmäßig das Beteiligtenregister aktualisiert und alte Informationen löscht, damit die Informationen immer aktuell sind.

Sie greifen auch auf das Beteiligtenregister zu, wenn Sie Beteiligte über das Dialogfenster "Beteiligte auswählen" hinzufügen. Sie können das Dialogfenster aus Feldern von Dokumenten, Vorgängen, Chats und Notizen öffnen, in denen Sie Beteiligte hinzufügen können. Wenn Sie das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften eines Beteiligten öffnen, den Sie einem Dokument oder Vorgang hinzugefügt haben, werden die Informationen des Beteiligten im Kontext des gegebenen Dokuments oder Vorgangs angezeigt.

Das Beteiligtenregister

F2 beinhaltet ein gemeinsames Beteiligtenregister für die gesamte Organisation mit internen und externen Beteiligten. Die externen Beteiligte des Beteiligtenregisters bestehen aus gemeinschaftlich genutzten Beteiligten, die von allen F2-Benutzern unabhängig von ihrer Org.Einheit genutzt werden können, sowie privaten Beteiligten, die nur Sie sehen können.

Das Beteiligtenregister können Sie durch Klicken auf das Beteiligtenregister-Symbol aufrufen, das sich links im Hauptfenster über der Listenübersicht befindet. Daraufhin wird Ihnen das Beteiligtenregister in Form einer Baumstruktur in der Listenübersicht angezeigt und der Inhalt einer darin markierten Liste wird Ihnen in der Ergebnisliste angezeigt.

Abbildung 1. F2's Beteiligtenregister im Hauptfenster

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um Beteiligte im Beteiligtenregister zu suchen. Wählen Sie zum Beispiel einen bestimmten Knoten in der Baumstruktur aus, und führen Sie eine einfache Filterung oder Freitextsuche durch. Alternativ nehmen Sie eine erweiterte Suche unter allen externen Beteiligten vor.

Das Dialogfenster "Beteiligte auswählen"

Sie können ein Suchdialogfenster, "Beteiligte auswählen", aus Metadatenfeldern von Dokumenten und Vorgängen und aus dem Feld "Teilnehmer hinzufügen" in Chats und Notizen heraus öffnen. Das Suchdialogfenster zeigt das Beteiligtenregister einschließlich seiner Baumstruktur und Ergebnisliste. Sie können das Dialogfenster nutzen, um erweiterte Suchen nach Beteiligten in einem großen Register vorzunehmen, oder um den Überblick zu behalten, wenn Sie mehrere Beteiligte gleichzeitig hinzufügen möchten.

Klicken Sie auf das Beteiligte-Symbol in einem Feld, um das Dialogfenster zu öffnen. Wenn Sie "Einen Beteiligten auswählen" ausgewählt haben, können Sie auf den relevanten Beteiligten doppelklicken, um ihn zum Feld hinzuzufügen und um gleichzeitig das Dialogfenster zu schließen. Dies gilt sowohl für Benutzer als auch für Org.Einheiten und externe Beteiligte.

Wenn Sie auf einen Knoten in der Baumstruktur statt in der Ergebnisliste doppelklicken, wechselt die Einstellung zu "Mehrere Beteiligte auswählen", und der Knoten wird dem Feld "Ausgewählte Beteiligten" hinzugefügt.

Haben Sie "Mehrere Beteiligte" (1) ausgewählt, wird ein Beteiligter beim Doppelklicken auf ihn dem Feld "Ausgewählte Beteiligte" (2) hinzugefügt. Daraufhin können Sie mehrere Beteiligte hinzufügen. Sie können zudem mehrere Beteiligte gleichzeitig zu "Ausgewählte Beteiligte" hinzufügen. Markieren Sie die gewünschten Beteiligte, und klicken Sie danach auf Beteiligte(n) hinzufügen (4) oben im Dialogfenster.

Klicken Sie anschließend auf OK (3), um die ausgewählten Beteiligten zum ursprünglichen Feld hinzuzufügen und um das Dialogfenster zu schließen.

Abbildung 2. Das Dialogfenster ”Beteiligte auswählen"

Unterschiede zwischen "Beteiligte auswählen" und "Beteiligten auswählen"

Einige Felder können nur mit einem einzelnen Beteiligten ausgefüllt werden. Wenn Sie in diesen Feldern auf das Beteiligte-Symbol klicken, öffnet sich folglich das Suchdialogfenster "Beteiligten auswählen", in dem Sie im Beteiligtenregister Ihrer Organisation suchen können. Hier haben Sie einige derselben Möglichkeiten, um einen Beteiligten einem Feld hinzuzufügen, wie im Dialogfenster "Beteiligte auswählen". Es gibt jedoch auch Unterschiede, was die Funktionalitäten betrifft.

Abbildung 3. Die Org.Einheit IT-Abteilung wurde im Dialogfenster "Beteiligten auswählen" ausgewählt

Im Dialogfenster "Beteiligten auswählen" haben Sie weniger Interaktionsmöglichkeiten. Da Sie nicht mehrere Beteiligte unter "Ausgewählte Beteiligte" sammeln können, können Sie auf mehrere Weisen einen einzelnen Beteiligten auswählen:

Klicken Sie auf einen Beteiligten in der Ergebnisliste und klicken Sie daraufhin auf OK im Band.
Klicken Sie doppelt auf einen Beteiligten in der Ergebnisliste.
Klicken Sie doppelt auf einen Knoten in der Baumstruktur.

Das Dialogfenster schließt daraufhin und der Beteiligte wird dem Feld hinzugefügt.