Verwaltung

Über das Beteiligtenregister können Sie externe Beteiligten bearbeiten und löschen. Beim Bearbeiten oder Löschen von externen Beteiligten, die von allen F2-Benutzern genutzt werden können, ist das Recht "Beteiligtenredakteur" für den Knoten "External party" erforderlich. Die Vorgehensweise ist dieselbe unabhängig von der Art des externen Beteiligten.

Interne Beteiligte, d.h. Benutzer und Org.Einheiten, werden von einem Administrator mit den relevanten Rechten verwaltet.

Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Ergebnisliste des Beteiligtenregisters. Wenn der Beteiligte als Knoten für andere Beteiligten dient, können Sie mit einem Rechtsklick auf die Suchlistenübersicht klicken. Das Kontextmenü ist unabhängig davon, wie Sie darauf zugreifen, für externe Beteiligten gleich.

Abbildung 1. Mit Rechtsklick auf einen Beteiligten klicken

Im Kontextmenü haben Sie verschiedene Verwaltungsmöglichkeiten:

Nutzen Sie Bild ändern oder Bild entfernen um sicherzustellen, dass der Beteiligte durch ein geeignetes Bild repräsentiert wird.
Wurde ein Beteiligter falsch in der Hierarchie platziert, können Sie ihn mittels Beteiligten verschieben in einen anderen Knoten verschieben.
Überprüfen und aktualisieren Sie evtl. die Informationen des Beteiligten, indem Sie Eigenschaften auswählen. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften.
Wählen Sie Beteiligte löschen aus, um den Beteiligten aus dem Beteiligtenregister in F2 ganz zu entfernen.
Klicken Sie auf Link zum Beteiligten kopieren, um einen Beteiligtenlink zu erstellen, den Sie beispielsweise in E-Mails, Chats oder Notizen einfügen oder in einer Suche nutzen können.

Halten Sie Strg gedrückt und wählen Sie bevor Ihren Rechtsklick mehrere Beteiligte in der Ergebnisliste aus, um mehrere Beteiligte gleichzeitig zu verschieben oder zu löschen.

Bilder hinzufügen oder ändern

Im Beteiligtenregister können Sie Bilder für Benutzer und externe Beteiligte hinzufügen, ändern und entfernen. Die Bilder fügen Sie hinzu und ändern Sie, indem Sie Bild ändern im Kontextmenü des Beteiligten im Beteiligtenregister auswählen.

Abbildung 2. Kontextmenü für einen Beteiligten

Im Dialogfenster „Bild ändern“ können Sie mit einem Klick auf Durchsuchen ein Bild aus einem lokalen oder externen Laufwerk Ihres Computers auswählen. Mit den Zoom-Schaltflächen - und + können Sie die Größe des ausgewählten Bildes einstellen. Anschließend klicken Sie auf OK. Das Bild wurde nun hinzugefügt oder geändert.

Abbildung 3. Das Dialogfenster „Bild ändern“

Beteiligte verschieben

Sie können Beteiligte zwischen Knoten der Art, zu der sie gehören, verschieben. Dies bedeutet, dass Sie beispielsweise Beteiligte vom Knoten "Private" in Knoten, die Sie unter dieser Kategorie erstellt haben, verschieben können. Das gleiche gilt für Knoten von gemeinschaftlich genutzten, externen Beteiligten, bei denen Sie das Recht "Beteiligtenredakteur" haben.

Wenn Sie mit einem Rechtsklick auf einen oder mehrere Beteiligte im Beteiligtenregister (1) klicken und Beteiligten verschieben auswählen, öffnet sich das Dialogfenster "Neue übergeordnete Org.Einheit hinzufügen". Hier sehen Sie die Hierarchie, in der Sie einen Knoten auswählen können (2). Wählen Sie die neue Platzierung aus (3), und klicken Sie OK, um die Verschiebung durchzuführen.

Abbildung 4. 3 ausgewählte Beteiligte in einen Unterknoten von "External party" verschieben

'Abwesend'-Status für Org.Einheiten einrichten

Sie können einen 'Abwesend'-Status für Org.Einheiten einrichten. Klicken Sie im Beteiligtenregister mit einem Rechtsklick auf eine Org.Einheit, um Zugriff auf die Funktion zu erhalten.

Abbildung 5. 'Abwesend'-Status für eine Org.Einheit einrichten

Klicken Sie im Kontextmenü auf 'Abwesend'-Status einrichten, um das dazugehörige Dialogfenster zu öffnen. Aktivieren Sie den 'Abwesend'-Status für die Org.Einheit, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen. Geben Sie den gewünschten Zeitraum an. Sie können ein Datum eingeben oder aus dem Kalender auswählen. Zudem können Sie eine automatische Mitteilung eingeben, die Benutzer erhalten, wenn sie versuchen, die Org.Einheit während der angegebenen Abwesenheit zu erreichen.

Jeder Absender erhält die automatische Mitteilung nur einmalig.

Abbildung 6. Das Dialogfenster 'Abwesend'-Status einrichten

Die Funktion ist verfügbar, wenn Sie das Recht "Benutzer verwalten", "Org.Einheit verwalten" oder "Dezentraler Org.Einheits- und Benutzeradministrator" für die Org.Einheit oder für eine übergeordnete Org.Einheit haben. Sie können auch Zugriff auf die Funktion erhalten, wenn Sie mithilfe einer Konfiguration eine Jobrolle in der Org.Einheit haben. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften

Über das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften können Sie die Informationen von sowohl internen als auch externen Beteiligten einsehen. Hier verwalten Sie auch die Informationen von externen Beteiligten, wenn Sie dazu berechtigt sind. Sie können das Dialogfenster an allen Stellen in F2, an denen der Beteiligte auftritt, öffnen, indem Sie mit einem Rechtsklick auf den Beteiligten klicken und Eigenschaften auswählen.

Im Dialogfenster sehen Sie einige Reiter mit Informationen zum Beteiligten. Die Namen und der Inhalt der Reiter sind davon abhängig, ob es sich um einen Benutzer oder einen externen Beteiligten handelt.

Benutzer werden mit folgenden Reitern dargestellt:

Der Reiter Allgemein beinhaltet grundlegende Informationen, einschließlich Anmelde- und Kontaktinformationen.
Der Reiter Privat beinhaltet die Adresse.
Der Reiter Sonstiges beinhaltet Informationen zur Beteiligteneinrichtung in F2, sowie darüber, ob der Beteiligte Besitzer der E-Mail-Konten ist.

Org.Einheiten werden mit folgenden Reitern dargestellt:

Der Reiter Allgemein beinhaltet grundlegende Informationen, einschließlich Ablageort in der Organisation und Kontaktinformationen.
Der Reiter Adresse beinhaltet die Adresse und Homepage.
Der Reiter Einrichtung beinhaltet die eventuellen Synchronisierungs- und E-Mail-Einstellungen der Org.Einheit.

Externe Beteiligte, sowohl gemeinsame als auch private, werden mit folgenden Reitern dargestellt:

Der Reiter Allgemein beinhaltet grundlegende Kontaktinformationen, einschließlich Telefonnummer und Adresse.
Der Reiter Identifikation beinhaltet Informationen aus externen Registern.
Der Reiter Sonstiges beinhaltet Informationen zur Einrichtung als Beteiligter in F2 sowie weitere Kontaktinformationen, einschließlich Homepage.

Wenn Sie auf das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften von einem Dokument aus zugreifen, informiert F2 Sie ganz oben im Dialogfenster darüber, dass der Beteiligte seitdem er hinzugefügt wurde, möglicherweise aktualisiert wurde. Außerdem sehen Sie einen Link zum Beteiligten im Beteiligtenregister.

Abbildung 7. Eigenschaften eines Beteiligten im Dokument und im Beteiligtenregister

Die Anzeige der Informationen in diesem Dialogfenster kann auch konfiguriert werden. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.