Dokumente

In F2 beginnt alles mit einem Dokument. So können Sie zum Beispiel Schriftstücke anhängen oder eine Genehmigung oder Anfrage zu einem Dokument hinzufügen. Sie können dem Dokument auch Chats und Notizen hinzufügen oder es als E-Mail versenden. Sie können den Zugriff auf ein Dokument begrenzen oder erweitern, um zu verwalten, wer das Dokument sehen und bearbeiten kann. Lesen Sie mehr unter Zugriffsverwaltung.

Lesen Sie hier, wie Sie mit Dokumenten in F2 arbeiten, darunter die verschiedenen Funktionen im Dokumentenfenster. Lesen Sie zum Beispiel über die Metadaten des Dokuments, die erweiterten Funktionen im Band des Dokuments und wie Sie das Dokument einem Vorgang hinzufügen.

Aufbau des Dokumentenfensters

Sie gelangen in das Dokumentenfenster über zwei Wege:

  • durch Erstellen eines neuen Dokuments.

  • durch Öffnen eines bereits bestehenden Dokuments.

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Abbildung 1. Aufbau des Dokumentenfensters

Das Dokumentenfenster besteht aus 6 Elementen:

  1. dem Betreff und der ID-Nummer des Dokuments.

  2. der Benutzer-ID. Hier wird unter anderem der Name des Benutzers und die Org.Einheit angezeigt, unter welcher der Benutzer aktuell angemeldet ist.

  3. den Metadaten des Dokuments, zum Beispiel der Dokumentverantwortliche, die Dokumentenfrist, Schlüsselwörter, u. Ä.

  4. dem Schriftstückbereich, in dem die Dokumentanhänge zu finden sind.

  5. dem Schreibfenster (das eigentliche Dokumentenschriftstück), in dem Sie Ihren Text eingeben.

  6. den Reitern des Dokuments:

    • "Dokument" ist der Hauptreiter des Dokuments und enthält Menüpunkte für die Kommunikation, Bearbeitung und Verwaltung des Dokuments. Der Reiter entspricht dem "Hauptfenster" im Band des Hauptfensters.

    • ”Erweitert” enthält mehrere Funktionen, wie zum Beispiel Auswahl des Versandtyps, Aufräumen und einen Überblick über Beteiligte, Versionen und das Ereignisprotokoll.

    • "Beteiligte" zeigt die am Dokument Beteiligten an.

    • "Hilfe" gibt Ihnen Zugriff auf die Hilfsfunktionen in F2, unter anderem kurze Artikel über die Nutzung von F2 und Links zu längeren Artikeln auf F2 Docs.

    • "F2" gibt Ihnen Zugriff auf eine Reihe an Funktionen, zum Beispiel Schriftstückwiederherstellung.

Die Anzeige des Dokumentenfensters variiert abhängig davon, ob Sie das Dokumentenschriftstück oder ein angehängtes Schriftstück im Schriftstückbereich ausgewählt haben. Wenn Sie auf ein angehängtes Schriftstück klicken, öffnet sich eine Vorschau des Schriftstücks im Schreibfenster. Sie können die Anzeige durch Klicken auf die Schriftstücke im Schriftstückbereich wechseln. Lesen Sie mehr über das Schreibfenster des Dokuments.