Dokument einem Vorgang hinzufügen
Sie können ein Dokument einem neuen oder einem bestehenden Vorgang hinzufügen. In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie ein Dokument einem Vorgang hinzufügen.
Dokument einem bestehenden Vorgang hinzufügen
Wenn sich ein Dokument im Bearbeitungsmodus befindet, kann das Dokument einem Vorgang hinzugefügt werden, indem Sie den Vorgangsbetreff oder die Vorgangsnummer in das Metadatenfeld „Vorgang“ eintragen. Sobald Sie damit beginnen, entweder den Vorgangsbetreff oder die Vorgangsnummer in das Feld einzutragen, sucht F2 automatisch nach dem entsprechenden Vorgang.
Zudem können Sie den Vorgang mit einem Klick auf das Vorgangssymbol 
im Metadatenfeld „Vorgang“ suchen. Klicken Sie auf das Symbol, um das Dialogfenster „Vorgang auswählen“ zu öffnen, in dem Sie den entsprechenden Vorgang suchen können. Lesen Sie mehr über das Dialogfenster „Vorgang auswählen“.
Wenn Sie dem Metadatenfeld „Vorgang“ einen Vorgang hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern im Band des Dokumentenfensters. Das Dokument wurde nun dem ausgewählten Vorgang hinzugefügt.
| Sie können bessere Vorschläge für Vorgänge im Feld „Vorgang“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für Sie werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
| Abhängig von Ihrer F2 Konfiguration können abgeschlossene Vorgänge kursiv angezeigt werden. Lesen Sie mehr über abgeschlossene Vorgänge. |
Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen
Wenn Sie das Bedürfnis haben, einen neuen Vorgang zu erstellen, dem das Dokument hinzugefügt werden soll, können Sie dies auf folgende Weisen tun:
-
Sie schreiben „neu“ oder „+“ ins Metadatenfeld „Vorgang“ und drücken Enter. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster „Neuer Vorgang“ (siehe folgende Abbildung).
-
Sie klicken auf das Vorgangssymbol
im Feld „Vorgang“ und das Dialogfenster „Vorgang auswählen“ öffnet sich. Hier klicken Sie auf Neuer Vorgang. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Das Dialogfenster „Vorgang auswählen“.
Unabhängig davon, welche Variante Sie wählen, öffnet sich daraufhin folgendes Dialogfenster:
Im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ geben Sie den Vorgangsbetreff und relevante Metadaten an, wie ein Aktenzeichen und einen Vorgangsverlauf. Abhängig von Ihrer F2-Einrichtung besteht ebenso die Möglichkeit, eine Vorgangsvorlage auszuwählen, die die verschiedenen Metadatenfelder beeinflusst.
Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK und der Vorgang wird erstellt. Lesen Sie mehr über das Vorgangsfenster und die Arbeit mit Vorgängen.
| Abhängig von Ihrer F2-Einrichtung und den entsprechenden Richtlinien Ihrer Organisation könnte das Ausfüllen von einigen Feldern obligatorisch sein. Dies können ebenso vorausgefüllte Felder sein. |
Das Dialogfenster „Vorgang auswählen“
Wenn Sie auf das Vorgangssymbol im Feld „Vorgang“ eines Dokuments klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Vorgang auswählen“. In diesem Dialogfenster haben Sie dieselben Suchmöglichkeiten wie im Hauptfenster von F2. Dabei können Sie einen oder mehrere Vorgänge auswählen.
Im Reiter „Suchfenster“ im Band des Dialogfensters stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
|
Wenn Sie einen oder mehrere Vorgänge ausgewählt haben und sich diese im Feld „Gewählte Vorgänge“ im Band des Dialogfensters befinden, klicken Sie auf OK, um die Dokumente dem ausgewählten Vorgang hinzuzufügen, oder um das Dokument in die ausgewählten Vorgänge zu kopieren. |
||
|
Das Fenster wird geschlossen und das Dokument wird dem Vorgang nicht hinzugefügt. |
||
|
Öffnet das Dialogfenster „Neuer Vorgang“, womit ein neuer Vorgang erstellt werden kann. |
||
|
Klicken Sie auf Mehrere Vorgänge auswählen, um das Feld „Gewählte Vorgänge“ zu sehen. Wenn Sie das Feld sehen können, ist die Funktion ungeachtet der Anzahl Vorgänge im Feld inaktiv. F2 wechselt automatisch, wenn ein oder mehrere Vorgänge markiert werden und Sie auf Vorgang hinzufügen klicken. Wenn Sie alle Vorgänge von „Gewählte Vorgänge“ entfernen, wechselt F2 automatisch zurück zu Einen Vorgang auswählen. Somit erhalten Sie einen einfachen Überblick darüber, ob ein Dokument zu einem oder mehreren Vorgängen hinzugefügt wird. |
||
|
Diese Funktion fügt die markierten Vorgänge von der Ergebnisliste hinzu. Die ausgewählten Vorgänge werden Ihnen im Feld „Gewählte Vorgänge“ im Band des Dialogfensters angezeigt. |
||
|
Das Feld „Gewählte Vorgänge“ zeigt Ihnen die ausgewählten Vorgänge an.
Wenn Sie einen Vorgang dennoch nicht mit einem Dokument verknüpfen möchten, klicken Sie auf |
||
|
Damit können Sie die ausgewählten Vorgänge aus dem Feld „Gewählte Vorgänge“ im Band des Dialogfensters entfernen. |
||
|
Mit dieser Funktion können Sie eine erweiterte Suche mithilfe der Metadatenfelder vornehmen. Lesen Sie mehr über die erweiterte Suche. |
Im Dialogfenster „Vorgang auswählen“ können Sie nach einem oder mehreren Vorgängen suchen, mit denen das Dokument verknüpft werden soll.
Wenn das Dokument einem einzelnen Vorgang hinzugefügt werden soll, wählen Sie den betreffenden Vorgang per Doppelklick aus und dieser wird in das Vorgangsfeld des Dokuments verschoben.
Wenn das Dokument in mehrere Vorgänge kopiert werden soll, klicken Sie auf Mehrere Vorgänge auswählen im Band des Dialogfensters. Anschließend suchen Sie nach Ihren gewünschten Vorgängen und fügen diese dem Feld „Gewählte Vorgänge“ hinzu. Mit einem Klick auf OK werden die Vorgänge in das Vorgangsfeld des Dokuments übertragen.
Wenn Sie mehr als einen Vorgang ausgewählt haben, wird eine Kopie des betreffenden Dokuments in den Vorgang Nummer zwei, drei usw. abgelegt. Darüber informiert das nachfolgende Dialogfenster, das sich öffnet, wenn Sie das Dokument mit einem Klick auf Speichern im Band des Dokumentenfensters gespeichert haben.
Im Dialogfenster klicken Sie auf OK und das Dokument wird in die ausgewählten Vorgänge kopiert.
Wenn das Dialogfenster nicht noch einmal angezeigt werden soll, wenn Sie ein Dokument in Vorgänge kopieren, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Beim Kopieren in Vorgänge nicht nachfragen“ und klicken auf OK.
| Wenn das Dokument dem Vorgang hinzugefügt wurde, können Sie das Dokument wieder vom Vorgang entfernen oder es einem anderen Vorgang hinzufügen. Dazu benötigen Sie jedoch vollen Schreibzugriff auf das Dokument. Es ist jedoch keine Voraussetzung, dass die ursprüngliche Vorgangsverknüpfung durch eine neue ersetzt wird. |
Dokument mit Kopiedokumenten in mehreren Vorgängen
Wenn ein Dokument in mehrere Vorgänge kopiert wurde, können Sie die Kopiedokumente der anderen Vorgänge im Dokumentenfenster einsehen. Dazu klicken Sie auf das Symbol mit den zwei Vorgängen 
neben dem Feld „Vorgang“.
Im sich öffnenden Dialogfenster „Kopieübersicht“ wird Ihnen eine Übersicht über alle Vorgänge angezeigt, mit denen das entsprechende Dokument verknüpft ist. Die Übersicht zeigt Ihnen Folgendes an:
-
Vorgangsnummer
-
Vorgangsbetreff
-
Dokumenten-ID
-
Dokumentenbetreff
-
Erstellungsdatum
-
Ersteller
Die blaue Markierung zeigt Ihnen an, welches Dokument geöffnet ist.
Im Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit, einzelne Vorgänge und Kopiedokumente einzusehen, indem Sie auf die Vorgangsnummer oder Dokumenten-ID klicken.
Standardverhalten beim Abschließen von Vorgängen
Wenn ein Benutzer mit den notwendigen Berechtigungen (Schreibzugriff auf alle Dokumente des Vorgangs) einen Vorgang abschließt, hat das folgende Auswirkungen auf die Dokumente des Vorgangs:
-
Die Dokumente des Vorgangs werden abgeschlossen.
-
Sie können die Metadaten und Schriftstücke der Dokumente nicht ändern. In der Praxis heißt das, dass der Menüpunkt „Bearbeiten“ deaktiviert wird. Dies bedeutet unter anderem, dass Sie das Dokumentenschriftstück nicht bearbeiten und das Dokument nicht als E-Mail versenden können.
-
Wenn Sie ein Dokument erneut öffnen möchten, müssen Sie zuerst den Vorgang erneut öffnen. Dafür benötigen Sie das Recht „Vorgang erneut öffnen“.
Lesen Sie mehr über F2s Standardverhalten beim Abschließen von Vorgängen.