Funktionen des Bands "Erweitert"

Wenn eine Vorgangshilfe auf Installationsniveau so definiert wurde, dass Dokumente mit einer Vorgangshilfe erstellt werden sollen, passiert folgendes:

Wenn die Vorgangshilfe für eine empfangene E-Mail aktiviert ist und Sie auf Antworten, Weiterleiten oder Allen antworten klicken, wird F2 automatisch:

Die „Sachbearbeitung der Org.Einheit“ hat zwei Arten von Feldern, die anzeigen, ob das Dokument gesehen wurde: eins für den Empfänger und eins für denjenigen, den der Empfänger als Verantwortlichen setzt.

Das Feld „Gesehen“ links neben dem Feld „Empfänger“ gibt Ihnen an, ob der verantwortliche Benutzer das Dokument gesehen hat. Das Feld „Gesehen“ links neben dem Feld „Verantwortlicher“ gibt an, ob der verantwortliche Benutzer das Dokument gesehen hat.

Obwohl Sie ein Dokument an einen spezifischen Benutzer in einer Org.Einheit gesendet haben, wird Ihnen die Org.Einheit nur solange angezeigt, bis ein Benutzer das Dokument gesehen hat. Dies liegt daran, dass alle Benutzer der Org.Einheit das Dokument einsehen können und daher kann es sein, dass ein anderer Benutzer als der Empfänger das Dokument annimmt und bearbeitet.

Wenn Sie das Dokument öffnen und auf Bearbeiten klicken, um beispielsweise eine persönliche Frist hinzuzufügen oder die Verantwortlichkeit für das Dokument einem Benutzer zuzuweisen, setzt F2 automatisch ein Häkchen in beide „Gesehen“-Felder und gibt Sie als „Verantwortlicher“ an. Wenn Sie anschließend einen anderen Benutzer als Verantwortlichen angeben, entfernt F2 das Häkchen in dem entsprechenden „Gesehen“-Kontrollkästchen.

Als Absender eines Dokuments können Sie jederzeit das versendete Dokument einsehen, ob dieses in der Org.Einheit empfangen wurde. Dadurch können Sie verfolgen, ob sich der Empfänger persönlich dem Dokument angenommen hat oder ein anderer Benutzer der Org.Einheit.

Ein Empfänger kann das Dokument öffnen und es einsehen, aber er kann auch die Auswahl „Gesehen“ entfernen, wenn er zu diesem Zeitpunkt dieses nicht bearbeiten kann.

Mithilfe des Feldes „Verantwortlicher“ können Sie einem Benutzer innerhalb der Org.Einheit die Verantwortlichkeit für ein Dokument zuweisen. Sie können einem Benutzer außerhalb der Org.Einheit die Verantwortlichkeit für das Dokument nicht zuweisen. Wenn Sie einen Benutzer im Feld „Verantwortlicher“ angegeben haben, wird das Dokument im Posteingang des angegebenen Benutzers abgelegt, der damit über die Verantwortlichkeit in Kenntnis gesetzt wird.

Als Empfänger können Sie Ihren persönlichen Status im Statusfeld angeben, welcher dem Absender anzeigt, ob das Dokument „Abgeschlossen“ oder weiterhin „In Bearbeitung“ ist. Auf diese Weise kann der Absender des Dokuments dessen Status verfolgen und sehen, ob die Bearbeitung des Dokuments fortschreitet.

Als Dokumentenempfänger können Sie Ihre persönliche Frist hinzufügen, die dem Absender angibt, bis wann Sie das Dokument bearbeiten möchten. Auf diese Weise kann der Absender verfolgen, wenn Sie eine interne Frist für die Bearbeitung des Dokuments festgelegt haben.

Die Frist für ein Dokument legen Sie mit einem Klick auf das Kalendersymbol oder mit der Eingabe eines Datums im Feld „Frist“ fest.

Sie können die Frist auch als Anzahl Tage ab dem aktuellen Datum angeben, zum Beispiel +10 (für 10 Tage voraus), und F2 trägt automatisch das entsprechende Datum der Frist ein, wenn Sie sich aus dem Feld klicken.

Mit einem Klick auf Dokumentenänderungen anzeigen werden Ihnen alle Änderungen des Dokuments angezeigt, darunter der Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments inklusive Datum sowie welche ausgewählten Metadaten seit Bestehen des Dokuments hinzugefügt oder geändert wurden.

Mit einem Klick auf Schriftstücke anzeigen werden Ihnen alle Aktivitäten in Bezug auf die angehängten Schriftstücke des Dokuments angezeigt, darunter deren Erstellungsdatum und Änderungen. Des Weiteren werden das Erstellungsdatum und die Änderungen des Dokumentenschriftstücks registriert.

Mit einem Klick auf Metadaten anzeigen werden Ihnen die Änderungen an den Metadaten des Dokuments angezeigt. Notizen, Genehmigungen und Anfragen werden ebenfalls unter den Metadaten angezeigt.

Klicken Sie im Band „Erweitert“ des Dokumentenfensters im Drop-down-Menü unter „Versionen“ auf Neue Version, um eine neue Version eines Dokuments zu erstellen.

F2 kann auch neue Versionen von Dokumenten erstellen. Dies geschieht bei Änderung der Vorgangsnummer des Dokuments, das heißt, wenn Sie das Dokument von einem Vorgang in einen anderen verschieben. Die neue Version wird erstellt, bevor eventuelle andere Änderungen gespeichert werden.

In einigen Fällen bietet F2 an, automatisch eine neue Version zu erstellen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Anhänge eines Dokuments speichern und diese zuletzt von einem anderen Benutzer bearbeitet wurden. In diesem Fall wird Ihnen ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob F2 eine neue Version erstellen soll, oder nicht.

Im Drop-down-Menü, das durch Klicken auf „Versionen“ im Band „Erweitert“ erscheint, finden Sie eine Liste der früheren Versionen des aktuellen Dokuments. Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments erstellen, wird dieses automatisch mit der fortlaufenden Nummerierung versehen. Die vorherigen Versionsnummern werden in der Liste angezeigt.

Standardmäßig ist eingestellt, dass alle Benutzer zu jedem Zeitpunkt die letzte Version des Dokuments sehen. Sie können eine vorherige Version des Dokuments auswählen, indem Sie diese in der Liste anklicken. Lesen Sie mehr über Versionen und Zugriff.

Dadurch öffnet F2 eine vorherige Version des Dokuments, und über diesem wird über eine lilafarbene Menüleiste angezeigt, die angibt, dass Version x von y des Dokuments geöffnet ist.

Auf diese Weise können Sie zu jedem Zeitpunkt auf vorherige Ausgaben eines Dokuments und dessen Anhänge in F2 zugreifen und zwischen den unterschiedlichen Versionen wählen und dies unabhängig davon, wer das Dokument und ggf. dessen Anhänge aufgerufen und Änderungen darin vorgenommen hat. Alte Versionen von Chats, Notizen und Anfragen werden jedoch nicht gespeichert, und Sie können diese deshalb nur in der aktiven Version einsehen.

Eine vorherige Version des Dokuments können Sie nicht ändern. Sie können jedoch eine Kopie des Dokuments von der aktuellen Version erstellen und anschließend das neuerstellte Dokument bearbeiten.

Sie können eine vorherige Version eines Dokuments in die aktive Version umwandeln.

Die Funktion „Version X zur aktiven Version machen“ wird aktiv, wenn Sie auf eine vorherige Version klicken, während sich das Dokument im schreibgeschützten Modus befindet.

Wenn Sie auf Version X zur aktiven Version machen klicken, erstellt F2 auf Grundlage der vorherigen Version eine neue Version des Dokuments. Im untenstehenden Beispiel würde Version 1 Basis einer neustellten Version 3 sein.

Dies bedeutet, dass Anhänge, die einer späteren Version hinzugefügt wurden, entfernt werden und dass vorgenommene Änderungen am Dokumentenschriftstück und/oder an dessen Metadaten rückgängig gemacht werden. Für Chats, Notizen und Anfragen gilt jedoch, dass die neueste Version kopiert und zu der neuerstellten Dokumentenversion hinzugefügt wird. Dies liegt daran, dass alte Versionen von Chats, Notizen und Anfragen nicht gespeichert werden.

Das Feld „Zugriff“ der neuesten Version eines Dokuments gibt an, ob Sie ein Dokument suchen und aufrufen können.

Das Zugriffsniveau wird trotz der Erstellung von neuen Versionen beibehalten. Hier ein Beispiel:

Angenommen, dass Dokument A in drei Versionen (mit demselben Sachbearbeiter und derselben verantwortlichen Org.Einheit) vorliegt und für Version 1 ist das Zugriffsniveau „Beteiligte“, für Version 2 „Org.Einheit“ und für Version 3 „Alle“ festgelegt.

Da für die neueste Version das Zugriffsniveau „Alle“ festgelegt ist, können alle Benutzer die Version 3 suchen und aufrufen. Der verantwortliche Sachbearbeiter und die Beteiligten können alle drei Versionen einsehen (zum Beispiel indem sie das Menü „Versionen“ anwählen). Benutzer in der verantwortlichen Org.Einheit können nur Version 2 und 3 einsehen. Benutzer außerhalb der verantwortlichen Org.Einheit können lediglich Version 3 einsehen.

Ähnliches gilt für das Feld „Erg. Sachbearbeiter“. Ein ergänzender Sachbearbeiter mit vollem Schreibzugriff kann daher nicht aus Versehen diese Berechtigungen für sich selbst entfernen. Wenn der ergänzende Sachbearbeiter eine Version wählt, auf die er nur Lesezugriff hatte und diese Version zur aktiven Version macht, wird der volle Schreibzugriff bewahrt.

Zugriffsbeschränkungen haben außerdem Einfluss darauf, ob ein Benutzer Zugriff auf eine Dokumentenversion hat. Ein Beispiel:

Das Dokument B hat 2 Versionen mit dem gleichen Verantwortlichen und dem Zugriff „Alle“. Die Version 1 hat darüber hinaus die Org.Einheit des Verantwortlichen in „Zugriff beschränkt auf“. Benutzer außerhalb dieser Org.Einheit, die das Dokument öffnen, können daher nur Version 2 sehen.