Menüpunkte des Bands „Erweitert“

Sie können zum Haupt- und Vorgangsfenster navigieren, indem Sie auf das gewünschte Fenster klicken.

Klicken Sie auf das Drop-down-Menü beim Menüpunkt „Vorgang des Dokuments öffnen“, um zum Vorgang und zum Reiter „Beteiligte“ des Dokuments zu navigieren. Wenn in Ihrer F2-Installation ein oder mehrere Module installiert sind, beispielsweise Akteneinsicht, können Sie auch über das Drop-down-Menü des Menüpunkts Vorgang des Dokuments öffnen zu diesen navigieren (siehe folgende Abbildung).

Sie können auch dann aus dem Dokumentenfenster heraus navigieren, wenn das Dokument im schreibgeschützten Modus ist.

Wenn sich ein Dokument im Lesemodus befindet (d.h. im schreibgeschützten Modus), wird der Menüpunkt „Bearbeiten“ aktiv. Durch Klicken auf Bearbeiten versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus und können Änderungen am Dokumentenschriftstück und an den Metadatenfeldern des Dokuments vornehmen.

Wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet, wird das Symbol „Bearbeiten“ durch den Menüpunkt „Speichern“ ersetzt.

Wenn ein anderer Benutzer das Dokument im Bearbeitungsmodus offen hat, wechselt der Menüpunkt zu "Bearbeitung übernehmen".

Sie können die Bearbeitung eines Dokuments inklusive dessen Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück übernehmen, indem Sie auf Bearbeitung übernehmen im Band klicken. Der Menüpunkt ersetzt den Menüpunkt Bearbeiten, wenn ein anderer Benutzer das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt.

Wenn Sie die Bearbeitung übernehmen, wird der andere Benutzer informiert. Lesen Sie mehr über die Übernahme der Bearbeitung eines Dokuments.

Wenn Sie entweder ein Dokumentenschriftstück, die Metadatenfelder des Dokuments oder die dem Dokument angehängten Schriftstücke geändert haben, speichern Sie diese Änderungen durch Klicken auf Speichern ab.

Wenn ein Validierungsfehler auftritt, können Sie das Dokument nicht speichern. Wenn ein solcher Fehler auftritt, zum Beispiel durch eine ungültige Eingabe in einem Metadatenfeld, wird das betreffende Feld rotmarkiert und das Symbol „Speichern“ ist inaktiv.

Widerrufen Sie sämtliche Änderungen am Dokumentenschriftstück oder an den Metadatenfeldern des Dokuments. Änderungen am Dokumentenbetreff oder an den Anhängen werden nicht widerrufen.

Der Menüpunkt „Dokument löschen“ funktioniert auf zwei verschiedene Weisen, je nachdem, ob das Dokument geteilt wurde oder nicht.

Wenn Sie auf Dokument löschen klicken, bittet Sie F2, diese Wahl zu bestätigen.

Wenn Sie das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ besitzen, können Sie in einem Drop-down-Menü auch Für alle löschen wählen.

Lesen Sie mehr über das Löschen von Dokumenten.

Dieser Menüpunkt ist nur dann sichtbar, wenn Sie ein Dokument gelöscht haben und Sie es danach aus der Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“ öffnen. Bevor Sie ein Dokument wiederherstellen, bittet Sie F2 zu bestätigen, dass das Dokument wiederhergestellt werden soll.

Wenn Sie ein Dokument archivieren möchten, hilft F2 Ihnen beim Aufräumen. Hierbei wird das Dokument automatisch aus dem Posteingang und vom Schreibtisch entfernt.

Des Weiteren können Sie das Dokument automatisch auf „Abgeschlossen“ anstelle von „In Bearbeitung“ setzen, sofern Sie der Dokumentenverantwortliche sind. Dadurch aktualisiert F2 das Metadatenfeld „Status“.

Wenn Sie ein Dokument archivieren möchten, erscheint untenstehendes Dialogfenster.

Klicken Sie auf Als ungelesen markieren und schließen, um das Dokumentenfenster zu schließen und das Dokument als ungelesen zu markieren.

Sie können die Funktion zum Beispiel verwenden, um Dokumente im Auge zu behalten, über die Sie später entscheiden müssen. Kombinieren Sie die Funktionen mit Kennzeichen und der persönlichen Suche, um sich einen präzisen Überblick über empfangenes Material zu verschaffen, und wie Sie mit diesem umgehen sollen.

Der Menüpunkt „Dokument verschieben“ umfasst drei Untermenüpunkte:

Im Folgenden werden die einzelnen Unterpunkte beschrieben.

Der Unterpunkt „Ins Archiv verschieben“ ist aktiv, wenn Sie ein Dokument unter „Meine privaten Dokumente“ abgelegt haben und Sie dieses in das gemeinsame Archiv verschieben möchten.

Durch Klicken auf Zu privaten Dokumenten hinzufügen verschieben Sie ein Dokument in „Meine privaten Dokumente“, vorausgesetzt, dass der Zugriff des Dokuments auf „Beteiligte“ gesetzt ist.

Bevor das Dokument verschoben wird, bittet F2 Sie, dies zu bestätigen.

Wenn das Dokument mit einem Vorgang verknüpft ist, wird eine neue Version des Dokuments erstellt und das Dokument wird vom Vorgang entfernt.

Sie haben die Möglichkeit, ein Dokument aus „Meine privaten Dokumente“ zurück in das „Archiv“ zu verschieben.

Wenn Sie ein Dokument in „Meine privaten Dokumente“ verschieben, können nur Sie das Dokument einsehen und aufrufen.

Lesen Sie mehr über die Liste „Meine privaten Dokumente“.

Im Folgenden ist eine Reihe von Situationen aufgelistet, die verhindern, dass Sie ein Dokument in die Suchliste „Meine privaten Dokumente“ verschieben können, wenn:

Mit einem Klick auf Bibliothek verschieben Sie ein Dokument in die Bibliothek.

Sie können ein Dokument nur in die Suchliste „Bibliothek“ verschieben, wenn das Zugriffsniveau des Dokuments auf „Beteiligte“ gesetzt ist. Wenn das Dokument in die Bibliothek verschoben wurde, können Sie dessen Zugriffsniveau im Nachhinein erweitern.

Sie sollten beachten, dass die Suchliste „Bibliothek“ ein gemeinsames Archiv für alle F2-Benutzer darstellt. Ein Dokument mit dem Zugriffsniveau „Alle“ kann von allen Benutzern der Behörde eingesehen werden.

Wenn Sie ein Dokument in die „Bibliothek“ verschoben haben, können Sie es wie gewohnt ändern. Sie können das Zugriffsniveau ebenso wie dessen Schriftstücken und Metadaten usw. ändern.

Wenn das bestehende Dokument zum Zeitpunkt des Verschiebens in die „Bibliothek“ mit einem Vorgang verknüpft ist, wird eine Kopie des Dokuments auf dem Vorgang erstellt.

Im Drop-down-Menü „Versandtyp“ können Sie den Versandtyp für das Dokument auswählen.

Je nach Auswahl werden die relevanten Metadatenfelder ergänzt.

Das Symbol im Menüpunkt verändert sich und zeigt den gewählten Versandtyp. Außerdem ändert sich das Symbol in der Mitte des Betreffs des Dokumentenfensters, was auf den gewählten Versandtyp hinweist.

Sie können den Versandtyp auch ändern, wenn sich das Dokument nicht im Bearbeitungsmodus befindet.

Eine Änderung des Versandtyps wird sofort wirksam. Sie müssen das Dokument nicht speichern, damit die Änderung des Versandtyps aktiv wird.

Über die folgenden drei Menüpunkte können Sie die Art verwalten, mit der Sie eine E-Mail versenden.

In Ihrer persönlichen Einrichtung im Dialogfenster "Optionen" unter dem Reiter "Einstellungen" können Sie einstellen, dass automatisch Häkchen in den Kontrollkästchen gesetzt werden. Unabhängig von Ihrer persönlichen Einrichtung können Sie diese Einstellungen beim Absenden einer E-Mail ändern.

Über den Menüpunkt „Zur Sitzung hinzufügen“ können Sie ein Dokument einer ausgewählten Sitzung hinzufügen.

Die Zahl innerhalb der Klammer zeigt an, zu wie vielen Sitzungen das Dokument hinzugefügt wurde.

Sitzungen ist ein Modul in F2, welches das gesamte Sitzungsverfahren von der Ausarbeitung der Tagesordnung über die Verwaltung der Sitzungsmaterialien bis zur Aussendung des Sitzungsprotokolls vereinfacht.

Die Funktion ist aktiv, wenn die Integration mit Microsoft Outlook in der entsprechenden F2-Installation aktiv ist, und das Dokument eine kompatible Kalendereinladung enthält.

Klicken Sie auf Im Kalender öffnen um eine beigefügte Einladung im Microsoft Outlook zu öffnen.

In bestimmten Situationen ist es relevant, dass Sie ein bestimmtes Dokument als Antwort auf eine zuvor erhaltene E-Mail festlegen. Hierzu nutzen Sie den Menüpunkt „Als Antwort festlegen“.

Wenn Sie auf Als Antwort festlegen klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Dokument wählen – Antwortdokumente“, in dem Sie die relevante E-Mail suchen und auswählen können.

Wenn Sie ein Häkchen in dieses Feld setzen, öffnet sich das Dialogfenster der Vorgangshilfe, wenn das Dokument gespeichert wird.

Die Vorgangshilfe wird bei der Einrichtung von F2 konfiguriert und unterstützt die Organisation und F2-Benutzer dabei, die von der Organisation festgelegten Verwaltungsregeln für die Anwendung von F2 einzuhalten.

Lesen Sie mehr über die Vorgangshilfe.

Wenn Sie ein Dokument an einen oder mehrere Benutzer und/oder Org.-Einheiten über die Funktion „Senden“ versenden, können Sie als Absender die Bearbeitung des Dokuments durch den Empfänger nachverfolgen, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Verantwortliche Org.Einheit“ setzen.

Dadurch erstellen Sie die zusätzliche Zeile „Sachbearbeitung der Org.Einheit“ im Dokument.

Lesen Sie mehr über die Zeile der Sachbearbeitung der verantwortlichen Org.Einheit.

Diese Funktion öffnet das Dialogfenster „Zugriffsinformation“, in dem Ihnen eine Übersicht angezeigt wird, wer Zugriff auf das jeweilige Dokument hat. Damit Sie diese Informationen einsehen können, müssen Sie über das Recht „Einsehen der Zugriffsinformation“ verfügen.

Lesen Sie mehr über das Dialogfenster „Zugriffsinformation“.

F2 verbindet empfangene E-Mails automatisch mit anderen Dokumenten, wenn Sie auf Antworten, Allen antworten, Als Antwort verknüpfen oder Weiterleiten klicken. Darüber hinaus ist es möglich, Dokumente manuell miteinander zu verbinden, indem Sie ein neues Dokument erstellen.

Der Menüpunkt öffnet das Dialogfenster „Bezogene Dokumente“, das Ihnen eine Übersicht darüber anzeigt, welche anderen Dokumente ein Teil der E-Mail-Korrespondenz sind.

Der Menüpunkt „Bezogene Dokumente“ wird erst aktiv, wenn das Dokument mit einem anderen Dokument verbunden wurde. Die Nummer in Klammern entspricht der Anzahl der Verknüpfungen, die das Dokument mit anderen Dokumenten besitzt.

Des Weiteren werden Ihnen Informationen über u.a. Absender, Empfänger sowie Zeitpunkt angegeben, an dem die E-Mail versendet wurde. Ganz rechts wird angegeben, ob das bezogene Dokument vor oder nach dem betreffenden Dokument folgt.

Der Menüpunkt „Akteneinsichten“ ist aktiv, wenn das Dokument Teil einer Akteneinsicht ist. Die Zahl in Klammern gibt an, in wie vielen Akteneinsichten das Dokument vorkommt.

Wenn Sie auf Akteneinsichten klicken, öffnet sich ein Dialogfenster. Das Dialogfenster beinhaltet eine Liste über die Akteneinsichten, in denen das Dokument vorkommt. Akteneinsicht (Erweitert) ist ein Modul in F2.

Durch einen Klick auf „Ereignisprotokoll“ wird Ihnen eine Übersicht über alle Aktivitäten in Bezug auf ein Dokument angezeigt.

Lesen Sie mehr über das Ereignisprotokoll.

Dieser Menüpunkt gibt Ihnen die Möglichkeit, eine neue Version des Dokuments zu erstellen oder frühere Versionen des Dokuments einzusehen.

Lesen Sie mehr über Versionsvergabe.