Menüpunkte im Band des Dokuments

Sie können zum Haupt- und Vorgangsfenster navigieren, indem Sie auf das gewünschte Fenster klicken.

Klicken Sie auf das Drop-down-Menü beim Menüpunkt „Vorgang des Dokuments öffnen“, um zum Vorgang und zum Reiter „Beteiligte“ des Dokuments zu navigieren. Wenn in Ihrer F2-Installation ein oder mehrere Module installiert sind, beispielsweise Akteneinsicht, können Sie auch über das Drop-down-Menü des Menüpunkts Vorgang des Dokuments öffnen zu diesen navigieren (siehe folgende Abbildung).

Sie können auch dann aus dem Dokumentenfenster heraus navigieren, wenn das Dokument im schreibgeschützten Modus ist.

Wenn sich ein Dokument im Lesemodus befindet (d.h. im schreibgeschützten Modus), wird der Menüpunkt „Bearbeiten“ aktiv. Durch Klicken auf Bearbeiten versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus und können Änderungen am Dokumentenschriftstück und an den Metadatenfeldern des Dokuments vornehmen.

Wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet, wird das Symbol „Bearbeiten“ durch den Menüpunkt „Speichern“ ersetzt.

Wenn ein anderer Benutzer das Dokument im Bearbeitungsmodus offen hat, wechselt der Menüpunkt zu "Bearbeitung übernehmen".

Sie können die Bearbeitung eines Dokuments inklusive dessen Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück übernehmen, indem Sie auf Bearbeitung übernehmen im Band klicken. Der Menüpunkt ersetzt den Menüpunkt Bearbeiten, wenn ein anderer Benutzer das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt.

Wenn Sie die Bearbeitung übernehmen, wird der andere Benutzer informiert. Lesen Sie mehr über die Übernahme der Bearbeitung eines Dokuments.

Wenn Sie entweder ein Dokumentenschriftstück, die Metadatenfelder des Dokuments oder die dem Dokument angehängten Schriftstücke geändert haben, speichern Sie diese Änderungen durch Klicken auf Speichern ab.

Wenn ein Validierungsfehler auftritt, können Sie das Dokument nicht speichern. Wenn ein solcher Fehler auftritt, zum Beispiel durch eine ungültige Eingabe in einem Metadatenfeld, wird das betreffende Feld rotmarkiert und das Symbol „Speichern“ ist inaktiv.

Widerrufen Sie sämtliche Änderungen am Dokumentenschriftstück oder an den Metadatenfeldern des Dokuments. Änderungen am Dokumentenbetreff oder an den Anhängen werden nicht widerrufen.

Der Menüpunkt „Dokument löschen“ funktioniert auf zwei verschiedene Weisen, je nachdem, ob das Dokument geteilt wurde oder nicht.

Wenn Sie auf Dokument löschen klicken, bittet Sie F2, diese Wahl zu bestätigen.

Wenn Sie das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ besitzen, können Sie in einem Drop-down-Menü auch Für alle löschen wählen.

Lesen Sie mehr über das Löschen von Dokumenten.

Dieser Menüpunkt ist nur dann sichtbar, wenn Sie ein Dokument gelöscht haben und Sie es danach aus der Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“ öffnen. Bevor Sie ein Dokument wiederherstellen, bittet Sie F2 zu bestätigen, dass das Dokument wiederhergestellt werden soll.

Wenn Sie ein Dokument archivieren möchten, hilft F2 Ihnen beim Aufräumen. Hierbei wird das Dokument automatisch aus dem Posteingang und vom Schreibtisch entfernt.

Des Weiteren können Sie das Dokument automatisch auf „Abgeschlossen“ anstelle von „In Bearbeitung“ setzen, sofern Sie der Dokumentenverantwortliche sind. Dadurch aktualisiert F2 das Metadatenfeld „Status“.

Wenn Sie ein Dokument archivieren möchten, erscheint untenstehendes Dialogfenster.

Klicken Sie auf Als ungelesen markieren und schließen, um das Dokumentenfenster zu schließen und das Dokument als ungelesen zu markieren.

Sie können die Funktion zum Beispiel verwenden, um Dokumente im Auge zu behalten, über die Sie später entscheiden müssen. Kombinieren Sie die Funktionen mit Kennzeichen und der persönlichen Suche, um sich einen präzisen Überblick über empfangenes Material zu verschaffen, und wie Sie mit diesem umgehen sollen.

Sie können den Menüpunkt „Absenden vorbereiten“ nutzen, um die E-Mail-Datenfelder eines Dokuments auszuklappen, wenn dieses als E-Mail versendet werden soll.

Nachdem Sie einen Empfänger hinzugefügt haben, ändert sich der Menüpunkt auf „Absenden“ oder „Sicher versenden“.

Lesen Sie mehr über den Menüpunkt im Folgenden.

Den Menüpunkt „Absenden“ nutzen Sie, um eine E-Mail (intern oder extern) zu versenden.

„Sicher versenden“ ist eine Konfiguration, mit der Sie E-Mails aus F2 sicher an einen externen Empfänger senden können. E-Mails, die Sie intern in F2 versenden, haben im Vorhinein ein entsprechend hohes Sicherheitsniveau, unabhängig davon, ob Sie Absenden oder Sicher versenden auswählen.

Voraussetzung dafür ist, dass Ihre Organisation eine Vereinbarung mit einem Drittanbieter hat, um E-Mails zu signieren und zu verschlüsseln, sodass F2 die E-Mail als „Sicher versendet“ markieren kann.

Wenn Sie eine E-Mail sicher versenden, erhält diese das Symbol .

Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Hiermit schließen Sie ein Dokument ab. Damit ändern Sie den Status eines Dokuments von „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“.

Wenn Sie ein Dokument abgeschlossen haben, ändert sich der Menüpunkt automatisch in „Dokument wieder eröffnen“. Siehe folgende Beschreibung.

Öffnet das Chatfenster, in dem Sie dem Dokument einen Chat hinzufügen können.

Wenn Sie auf das Drop-down-Menü klicken, können Sie ebenso „Neuer Chat an alle“ auswählen. Damit werden automatisch alle internen Beteiligten des Dokuments als Teilnehmer des neuen Chats hinzugefügt.

Lesen Sie mehr über Chats.

Öffnet das Notizfenster, in dem Sie dem Dokument eine Notiz hinzufügen können.

Lesen Sie mehr über Notizen.

Öffnet das Dialogfenster „Neuer Vermerk“.

Lesen Sie mehr über Vermerke.

Öffnet das Dialogfenster „Neue Anfrage“, in dem Sie dem Dokument eine neue Anfrage hinzufügen können.

In dem Drop-down-Menü können Sie sowohl interne, externe als auch Konzernanfragen erstellen. Externe Anfragen und Konzernanfragen sind als Module erhältlich und bieten Ihnen die folgenden Unterstützungen:

Klicken Sie auf Neues Dokument, um das Dialogfenster „Neues Dokument“ zu öffnen, in dem Sie ein neues Dokument erstellen können. Lesen Sie mehr über das Dialogfenster „Neues Dokument“.

Mit einem Klick auf das Drop-down-Menü unter dem Menüpunkt „Neues Dokument“ öffnet sich ein Untermenü mit den folgenden Menüpunkten:

Jeder Menüpunkt erzeugt ein neues Dokument. Abhängig davon, welchen Menüpunkt Sie ausgewählt haben, passt sich das Format des Dokuments sowie dessen Metadaten an den gewählten Menüpunkt an.

Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Unterpunkte beschrieben.

Damit erstellen Sie eine neue E-Mail, in der Sie als Absender eingefügt werden. Lesen Sie mehr über das Erstellen und Versenden von E-Mails.

Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Neues Schriftstück“, in dem Sie eine Schriftstückvorlage auswählen können. Ein neues Dokument mit einem auf der ausgewählten Schriftstückvorlage basierenden Schriftstück als Anhang wird erstellt.

Das Dokument öffnet sich im Hintergrund, während das Schriftstück selbst so öffnet, dass Sie direkt mit dessen Bearbeitung beginnen können.

Lesen Sie mehr über das Dialogfenster „Neues Schriftstück“.

Öffnet das Dialogfenster "Neue Genehmigung", über das Sie ein neues Dokument mit einer Genehmigung erstellen können.

Genehmigungen ist ein Modul in F2.

Das Dialogfenster "Neue Genehmigung" enthält dieselben Möglichkeiten wie das Dialogfenster beim Erstellen eines neuen Dokuments.

Hiermit können Sie eine Genehmigung zum jeweiligen Dokument hinzufügen.

F2 Genehmigungen ist ein Modul von F2, das Ihnen die Möglichkeit bietet, Genehmigungen von erarbeitetem Material zu erstellen und durchzuführen.

Lesen Sie mehr über Genehmigungen.

Hier wählen Sie aus, welche Metadatenfelder Ihnen im Dokumentenfenster angezeigt werden sollen.

Das Dokument wird Ihnen standardmäßig mit den Metadatenfeldern angezeigt, die Sie in Ihren persönlichen Einstellungen unter „Dokumentanzeige“ gewählt haben.

Im Dokument können Sie eine oder mehrere der folgenden Gruppen auswählen:

Lesen Sie mehr über die Metadaten des Dokuments.

In F2 können Sie auf mehrere Weisen Dokumente persönlich kennzeichen und verwalten. Dabei können Sie wählen:

Lesen Sie mehr über die Möglichkeiten der persönlichen Kennzeichnung und Verwaltung.

Sie können in F2 auf mehrere Weisen Dokumente auf Org.Einheitsniveau kennzeichen und verwalten. Dabei können Sie wählen:

Lesen Sie mehr über die Möglichkeiten der Kennzeichnung und Verwaltung auf Org.Einheitsniveau.

Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Neues Schriftstück“, in dem Sie eine Schriftstückvorlage auswählen und das Dokument anhängen können. Lesen Sie mehr über das Dialogfenster „Neues Schriftstück“.

Auf Dokumentenebene können Sie zwei Druckfunktionen nutzen:

Mit einem Klick auf Schriftstücke sperren wird das Schriftstück gesperrt und kann nicht bearbeitet werden. Hierbei handelt es sich um eine vorübergehende Sperrung der Schriftstücke eines Dokuments.

Um den Menüpunkt zu aktivieren, muss sich das Dokument im Lesemodus befinden. Wenn Sie die Schriftstücke eines Dokuments sperren, ändert sich die Farbe des Menüpunkts:

Die Schriftstücke eines gesperrten Dokuments können nicht geändert werden, es sei denn, Sie oder andere Benutzer mit vollem Schreibzugriff auf das Dokument heben die Sperrung des Dokuments auf.

Sie können die Sperrung nicht aufheben, wenn das Dokument als E-Mail versendet oder empfangen wurde, und daher ist der Menüpunkt deaktiviert:

Öffnet den Windows Explorer, wo Sie die Datei auswählen, die Sie an das geöffnete Dokument anhängen möchten.

Wenn Sie auf das dazugehörige Drop-down-Menü klicken, öffnet sich ein Untermenü mit folgenden Menüpunkten:

Die einzelnen Unterpunkte werden Ihnen im Abschnitt Schriftstücke anhängen beschrieben.

Über diesen Menüpunkt können Sie ein PDF des Dokuments und dessen eventuelle Anhänge erstellen.

Wenn Sie auf das Drop-down-Menü klicken, öffnet sich ein Untermenü mit folgenden Menüpunkten:

Das PDF öffnet sich automatisch in dem Programm, das Sie standardmäßig festgelegt haben.

Die einzelnen Menüpunkte werden Ihnen im Folgenden beschrieben.

F2 erstellt standardmäßig eine gesammelte PDF-Datei, die sich aus einem Standard-Deckblatt, dem Dokumentenschriftstück sowie den angehängten Schriftstücken des Dokuments zusammensetzt.

Die erstellte PDF-Datei hat eine Kopfzeile auf jeder Seite, in der der Name und die Nummer des Dokuments und der Anhänge angegeben ist.

Die erste Seite in der erstellten PDF-Datei zeigt Ihnen eine Auswahl der Metadaten des Dokuments an:

Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Angepasstes PDF aus Dokument erstellen“. Hier wählen Sie die Schriftstücke aus, die Teil der PDF-Gesamtdatei werden sollen.

Wählen Sie sämtliche Schriftstücke auf ein Mal aus oder ab, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen links neben "Betreff" setzen oder entfernen. Sie können die automatische Schriftstück-Kopfzeile für die ausgewählten Schriftstücke aus- oder abwählen, indem Sie ein Häkchen unten im Dialogfenster setzen oder entfernen.

In Ihren persönlichen Einstellungen können Sie auswählen, wie F2 das Dialogfenster vorausfüllt.

Damit können Sie einsehen, wie das Material des Dokuments als PDF-Gesamtdatei in dem F2 Manager auf dem iPad aussehen würde.

Diese Funktion wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie das Modul F2 Manager installiert haben. Lesen Sie mehr über F2 Manager.

Der Menüpunkt „Dokument kopieren“ umfasst drei Unterpunkte:

Lesen Sie mehr über das Kopieren von Dokumenten und das Hinzufügen von Dokumenten zu Vorgangsbeteiligten.

Hiermit können Sie Dokumente miteinander verlinken. Sie können sowohl in Bezug auf den Betreff als auch die ID-Nummer von Dokumenten Verlinkungen vornehmen.

Über den Unterpunkt „Link zum Dokument kopieren“ erstellen Sie einen Link zum aktuellen Dokument, der in die Zwischenablage kopiert wird. Daraufhin können Sie den Link in ein Dokument einfügen. Der Link wird als der Dokumentenbetreff angegeben, wenn er in das Dokumentenschriftstück eingefügt wird.

Durch Klicken auf „Dokumenten-ID kopieren“ kopieren Sie die ID des aktuellen Dokuments in die Zwischenablage und können anschließend diese in ein anderes Dokument, Dokumentenschriftstück, Chat oder ein anderes Suchfeld einfügen.

Hiermit öffnen Sie das Modul cSearch (Dokumentation auf Englisch verfügbar), das eine erweiterte intelligente Suchmaschine für die allgemeinen Suchfunktionen von F2 ist.