Metadaten des Dokuments

Die Anzeige der Metadatenfelder ist von Ihren persönlichen Einstellungen abhängig. Ein Dokument kann mit folgenden Feldern angezeigt werden:

Die Ansicht des Dokuments können Sie durch einen Klick auf Alle Felder anzeigen im Band des Dokumentenfensters ändern.

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Abbildung 1. Alle Felder eines Dokuments anzeigen

Die Vielzahl von Metadatenfeldern, die mit einem Dokument verknüpft sind, erscheint nur in Bezug auf den Dokumentenstatus und Ihre Berechtigung für das jeweilige Dokument.

In den folgenden Abschnitten werden die unterschiedlichen Metadatenfelder sowie deren Funktionsweise vorgestellt.

Sie können die Metadaten eines Dokuments ändern, wenn Sie vollen Schreibzugriff auf das Dokument haben.

Versand-Metadatenfelder einer E-Mail

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Abbildung 2. Versandfelder einer E-Mail

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Metadatenfelder beschrieben, die mit einer E-Mail verknüpft sind. Lesen Sie mehr über die Erstellung und Versendung von E-Mails.

Feld Beschreibung

„Betreff“

„Betreff“ wird Ihnen stets angezeigt, unabhängig davon, um welche Dokumentenansicht es sich handelt. „Betreff“ ist ein Freitextfeld, in dem das Dokument beschrieben wird. Sie geben den Betreff beim Erstellen einer E-Mail an und können diesen im späteren Verlauf ändern.

Der Betreff einer E-Mail entspricht der Betreffzeile einer E-Mail.

„Von“

Hier geben Sie den Absender der E-Mail an. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie Namen in das Empfänger- oder Cc-Feld eintragen.

„An“

Hier geben Sie einen oder mehrere Empfänger der E-Mail an.

„Cc“

Hier geben Sie einen oder mehrere Cc-Empfänger der E-Mail an.

„Xbc“

Hier geben Sie einen oder mehrere Xbc-Empfänger der E-Mail an.

Wenn ein externer Beteiligter unter Xbc eingetragen wird, entspricht das dem Feld „Bcc“ in traditionellen E-Mail-Systemen.

Wenn ein interner Beteiligter unter Xbc eingetragen wird, entspricht dies „Cc“. Xbc ist für andere F2 Benutzer sichtbar und ist daher nur beim Absenden von externen E-Mails relevant.

Alle F2-Empfänger einer E-Mail können alle Empfänger dieser E-Mail einsehen, einschließlich der Empfänger, die als Xbc-Empfänger hinzugefügt wurden.
Sie können bessere Vorschläge für Beteiligte in den Feldern „An“, „Cc“ und „Xbc“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für Sie werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Standard-Metadatenfelder

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Abbildung 3. Standard-Metadatenfelder eines Dokuments

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Standard-Metadatenfelder eines Dokuments beschrieben.

Feld Beschreibung

„Betreff“

„Betreff“ wird Ihnen stets angezeigt, unabhängig davon, um welche Dokumentenansicht es sich handelt. „Betreff“ ist ein Freitextfeld, in dem das Dokument beschrieben wird. Den Betreff geben Sie beim Erstellen eines Dokuments an und können diesen im späteren Verlauf ändern.

„Status“

Sie können ein Dokument mit dem Status „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ versehen.

„Frist“

In diesem Feld legen Sie die Frist eines Dokuments fest. Diese Angabe verwenden Sie unter anderem für die Fristsuche und die darauffolgende Sortierung in unterschiedlichen Suchlisten.

„Verantwortlicher“

Im Feld „Verantwortlicher“ ist der Benutzer oder die Org.Einheit angegeben, der/die formelle Verantwortlichkeit für das Dokument trägt.

Lesen Sie mehr über Verantwortlichkeit.

„Briefdatum“

Wenn Sie ein Dokument versenden oder empfangen, wird diesem ein neues Briefdatum hinzugefügt, d.h. das Datum, an dem Sie das Dokument versendet oder in F2 erhalten haben.

Falls es sich um einen physischen Brief handelt, können Sie selbst das Briefdatum eintragen, dass dem Datum auf dem physischen Brief entspricht.

„Vorgang“

Wenn in diesem Feld eine Vorgangsnummer eingetragen wurde, ist das Dokument einem Vorgang zugeordnet. Wenn das Feld leer ist, können Sie das Dokument hier einem Vorgang hinzufügen.

Wenn ein Dokument bereits einem Vorgang hinzugefügt wurde, können Sie das Dokument in einen anderen Vorgang verschieben, indem Sie die Vorgangsnummer ändern.

Wenn das Dokument einem Vorgang hinzugefügt wurde, können Sie dieses wieder vom Vorgang entfernen, wenn Sie vollen Schreibzugriff auf das Dokument besitzen.

Um ein Dokument von einem Vorgang zu entfernen, müssen Sie die Vorgangsnummer im Feld „Vorgang“ des Dokuments löschen. Es ist nicht erforderlich, die ursprüngliche Vorgangsverknüpfung eines Dokuments durch einen neuen Vorgang zu ersetzen.

Wenn ein Dokument einem bereits bekannten Vorgang hinzugefügt werden soll, können Sie die Vorgangsnummer oder den Vorgangsbetreff direkt in das Feld „Vorgang“ eintragen. Anschließend wählen Sie den gewünschten Vorgang und drücken Enter oder wählen den Vorgang per Doppelklick aus.

Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von Dokumenten zu Vorgängen.

Ein Vorgang enthält eigene Metadaten. Lesen Sie mehr über das Arbeiten mit Vorgängen.

Sie können bessere Vorschläge für Vorgänge im Feld „Vorgang“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für Sie werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

„Registriert“

Wenn Sie ein Häkchen in „Registriert“ setzen, bedeutet dies für einige öffentliche Organisationen, dass das Dokument Teil der Dokumente wird, die später an das Bundesarchiv gesendet werden.

Darüber hinaus können Sie dieses Feld wie alle anderen Metadatenfelder für diverse Suchen, Gruppierungen usw. nutzen.

Für nicht-öffentliche Organisationen kann dieses Feld dazu verwendet werden, um ein Dokument als wichtig zu kennzeichnen, damit es nicht gelöscht wird.

„Dokumenten-Nr.“

Die Dokumentennummer wird fortlaufend innerhalb eines Vorgangs verteilt, wenn das Dokument registriert wird. Das heißt, dass nur registrierte Dokumente, die einem Vorgang zugeordnet sind, eine Dokumentennummer besitzen.

„Zugriff“

Hier legen Sie das Zugriffsniveau des Dokuments fest:

  • Beteiligte

  • Org.Einheit

  • Alle.

Wenn ein Dokument einer Zugriffsbeschränkung in den Feldern „Zugriff beschränkt auf“ oder „Vorgangszugriff beschränkt auf“ unterliegt, wird Ihnen ein Stern „*“ im Feld „Zugriff“ angezeigt.

Lesen Sie mehr über Zugriffsniveaus und wie das Zugriffsniveau in einem Dokument festgelegt wird.

„Schlüsselwort“

Im Schlüsselwortfeld tragen Sie vorab festgelegte Schlüsselwörter ein.

Schlüsselwörter können Sie wie folgend aufrufen:

  • Das Schlüsselwort direkt in das Feld eintragen. F2 hilft Ihnen, das gewünschte Schlüsselwort zu finden. Wurden Schlüsselwörter mit der Org.Einheit verknüpft, werden Ihnen nur diese angezeigt.

  • Drücken Sie auf die Abwärtspfeiltaste. F2 zeigt Ihnen verfügbaren Schlüsselwörter an. Wurden Schlüsselwörter mit der Org.Einheit verknüpft, werden Ihnen nur diese angezeigt. Sie wählen das Schlüsselwort mit Enter oder einem Doppelklick auf das gewünschte Schlüsselwort aus.

  • Unter allen verfügbaren Schlüsselwörtern suchen. Klicken Sie auf das Symbol image im Feld „Schlüsselwort“. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem alle verfügbaren Schlüsselwörter der Behörde angezeigt werden. Die gewünschten Schlüsselwörter markieren Sie in der Liste und fügen diese zum Feld auf der rechten Seite hinzu, indem Sie auf den rechten Pfeil klicken. Mit einem Klick auf OK schließt das Dialogfenster und die ausgewählten Schlüsselwörter werden dem Dokument hinzugefügt.

„Erstellungsdatum“

Dieses Feld zeigt Ihnen das Datum an, an dem das jeweilige Dokument erstellt wurde und welcher Benutzer das Dokument erstellt hat.

Bei einer empfangenen E-Mail entspricht das „Erstellungsdatum“ dem Zeitpunkt, an dem das Dokument in F2 importiert wurde.

„Externer Zugriff“

Dieses Feld nutzen Sie lediglich zur Markierung des Dokuments in Verbindung mit kundenspezifischen Integrationen. Die Werte werden aus einer Werteliste entnommen und in Zusammenarbeit mit cBrain konfiguriert.

Erweiterte Metadatenfelder

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Abbildung 4. Erweitere Metadatenfelder eines Dokuments

In der folgenden Tabelle werden die erweiterten Metadatenfelder eines Dokuments beschrieben.

Feld Beschreibung

„Betreff“

„Betreff“ wird Ihnen stets angezeigt, unabhängig davon, um welche Dokumentenansicht es sich handelt. „Betreff“ ist ein Freitextfeld, in dem das Dokument beschrieben wird.

Den Betreff geben Sie beim Erstellen eines Dokuments an und können diesen im späteren Verlauf ändern.

„Zugriff beschränkt auf“

Hier sind eine Reihe von Zugriffsgruppen (Benutzer/Teams/Sicherheitsgruppen usw.) für das Dokument angegeben.

Nur die in diesem Feld angegebenen Personen und/oder Gruppen haben Zugriff auf das Dokument. Das heißt, unabhängig davon, welchen allgemeinen Zugriff das Dokument hat, können nur die in diesem Feld angegebenen Personen/Gruppen auf das entsprechende Dokument zugreifen.

Das Zugriffsniveau gilt fortlaufend. Wenn Sie auf das Dokument zugreifen möchten, müssen Sie sowohl Zugriff auf das Dokument haben als auch in dem Feld „Zugriff beschränkt auf“ eingetragen sein.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie den Zugriff auf ein Dokument begrenzen.

Wenn Sie eine weitere Zugriffsgruppe in einem Dokument angeben, das bereits mit einer oder mehreren Zugriffsgruppen verknüpft ist, wird die Anzahl der Zugriffsberechtigten nicht verkleinert.
Wenn eine Zugriffsgruppe von der Zugriffsbeschränkung hinzugefügt oder entfernt wurde, wird protokolliert, von wem und wann die Änderung vorgenommen wurde.

„Vorgangszugriff beschränkt auf“

Hier sind Zugriffsgruppen für den Vorgang aufgeführt, zu dem das Dokument gehört.

In diesem Feld wird Ihnen nur Inhalt angezeigt, wenn das Dokument mit einem Vorgang verknüpft ist, ein Häkchen im Feld „Vorgangszugriff“ im Dokumentenfenster gesetzt ist und der Vorgang eine Zugriffsbeschränkung hat.

Wenn diese drei Bedingungen erfüllt sind, werden die Org.Einheiten, Personen, Teams und/oder Sicherheitsgruppen von der Zugriffsbeschränkung des Vorgangs zu dem Feld „Vorgangszugriff beschränkt auf“ im Dokument übertragen.

Wenn ein Benutzer mit beschränktem Zugriff (in den Eigenschaften des Benutzers) in das Feld „Vorgangszugriff beschränkt auf“ gesetzt wird, muss die Behörde oder eine Org.Einheit ebenfalls in das Feld eingetragen werden, und das Zugriffsniveau muss „Alle“ sein. Wenn dies nicht vorgenommen wird, wird der Zugriff auf das Dokument für den Benutzer mit beschränktem Zugang reduziert.

„Vorgangszugriff“

Ein Häkchen in diesem Feld bedeutet, dass die Zugriffsbeschränkung vom Vorgang auf das Dokument übertragen wird. Falls der Vorgang eine Zugriffsbeschränkung hat, gilt dies ebenso für alle Dokumente des Vorgangs.

Möchten Sie die Zugriffsbeschränkung vom Vorgang auf das Dokument nicht übertragen, müssen Sie die existierende Zugriffsbeschränkung durch eine andere ersetzen. Fügen Sie hierzu alle Beteiligten, die Dokumentenzugriff haben sollen, dem Feld „Zugriff beschränkt auf“ hinzu. Beachten Sie, dass das Feld „Zugriff“, über welches das Zugriffsniveau des Dokuments festgelegt wurde, auch beeinflusst, welche Beteiligte Zugriff auf das Dokument haben. Lesen Sie mehr über das Feld „Zugriff“.

Ein Dokument wird ungeachtet der Vorgangsverknüpfung immer mit einem Häkchen im Kontrollkästchen „Vorgangszugriff“ erstellt. Ein Dokument ohne einen Vorgang hat die Behörde des Benutzers als implizite Zugriffsbeschränkung.

„Erg. Sachbearb.“

Hier geben Sie ergänzende Sachbearbeiter eines Dokuments an. Hierbei handelt es sich um Benutzer, Teams und/oder Org.Einheiten, die bei der Vorgangsbearbeitung unterstützen, ohne dabei Verantwortliche zu sein.

Lesen Sie mehr über das Hinzufügen von ergänzenden Sachbearbeitern.

„Dokumentenbeteiligte“

Dieses Feld nutzen Sie, um Beteiligte dem Dokument hinzuzufügen. Hierbei muss es sich nicht zwangsläufig um den Absender, Empfänger, Sachbearbeiter, ergänzenden Sachbearbeiter oder die verantwortliche Org.Einheit eines Dokuments handeln.

Sie können bessere Vorschläge für Beteiligte im Feld „Dokumentenbeteiligte“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für Sie werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

„BBNr.“

Hier geben Sie eine Betriebsnummer in das Dokument ein.

„Dokumententyp“

Dieses Feld nutzen Sie, um zwischen Dokumenten zu unterscheiden, die an externe Beteiligte gesendet, von externen Beteiligten empfangen oder für die interne Arbeit vorgesehen wurden. Dabei wird zwischen Folgendem unterschieden:

  • „Ausgehend“
    Wenn Sie eine E-Mail an einen externen Beteiligten senden, wird der Dokumententyp automatisch als „Ausgehend“ angegeben.

  • „Eingegangen“
    Wenn Sie eine E-Mail von einem externen Beteiligten empfangen, wird der Dokumententyp automatisch als „Eingegangen“ angegeben.

  • „Intern“
    Alle Dokumente, die zur internen Arbeit und Kommunikation vorgesehen sind, werden automatisch mit dem Dokumententyp „Intern“ angegeben.

„Vorher. Vorgangsnr.“

Wenn der Vorgang bereits vorher bestanden hat oder besteht, wird hier eine Referenz zum vorherigen Vorgang angegeben.

Dieses Feld kann auch manuell ausgefüllt werden.

„Wiedervorlage“

Sie können ein Datum zur Wiedervorlage eines Dokuments angeben und dazu nutzen, um an Handlungen in Verbindung mit diesem Dokument erinnert zu werden. So können Sie sich zum Beispiel an das rechtzeitige Nachverfolgen einer Anhörung vor Fristablauf erinnern.

Das Datum der Wiedervorlage erscheint nicht wie eine Erinnerung als Pop-Up. Jedoch können Sie dies nutzen, um Suchen zu erstellen und die Ergebnisse zu sortieren.

„Empfangen am“

Zeigt Ihnen das Datum an, an dem Sie ein Dokument empfangen haben. Dieses wird automatisch vergeben, wenn ein Dokument auf elektronischem Weg versendet wurde.

Wenn ein Dokument nicht elektronisch versendet wurde, können Sie diesem manuell ein Empfangsdatum hinzufügen, wenn die physische Post mit einem Briefdatum (auf dem Brief angeführt) und einem zweiten „Empfangsdatum“ (dem Tag, an dem es von der Post geliefert wurde) versehen ist.

Wenn das Dokument elektronisch versendet wurde, erscheint automatisch das Datum im Feld „Empfangen am“, das mit dem Briefdatum identisch ist.

Metadatenfelder eines Dokuments mit Zeile zur Sachbearbeitung der Org.Einheit

Wenn Sie ein Dokument an einen oder mehrere Benutzer und/oder Org.Einheiten über die Funktion „Absenden“ gesendet haben, können Sie die Bearbeitung des Dokuments verfolgen.

Dafür müssen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Verantwortliche Org.Einheit“ unter dem Reiter „Erweitert“ im Dokumentenfenster setzen.

Wenn ein Dokument an einen internen Benutzer oder eine Org.Einheit gesendet wurde, wird eine Zeile zur Sachbearbeitung der Org.Einheit für jede Empfänger-Org.Einheit eingerichtet, unabhängig davon, ob der Empfänger des Dokuments ein Benutzer oder eine Org.Einheit ist.

Die Zeile zur Sachbearbeitung der Org.Einheit wird erst für den Absender sichtbar, wenn das Dokument versendet wurde und die erweiterten Metadatenfelder angewählt wurden. Die Zeile wird dem Empfänger ungeachtet der anderen sichtbaren Felder im Dokumentenfenster angezeigt.

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Abbildung 5. Metadatenfelder eines Dokuments mit Zeile zur Sachbearbeitung der Org.Einheit

Lesen Sie mehr über die Arbeit mit der Zeile zur Sachbearbeitung der verantwortlichen Org.Einheit.

Die Metadatenfelder der Zeile werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Feld Beschreibung

„Gesehen“ (von der Org.Einheit)

Hier wird angegeben, ob Benutzer der Org.Einheit das Dokument gesehen haben.

„Gesehen“ (vom Verantwortlichen)

Hier wird Ihnen angezeigt, ob der verantwortliche Benutzer das Dokument gesehen hat.

„Verantwortlicher“

Im Feld „Verantwortlicher“ wird der Benutzer angegeben, der die Verantwortlichkeit für das Dokument innerhalb der Empfänger-Org.Einheit trägt. Auch wenn ein Dokument an einen bestimmten Benutzer in der Org.Einheit gesendet wurde, wird nur die Org.Einheit angezeigt, bis ein Benutzer eingeloggt war und das Dokument gesehen hat.

„Status“

Der Empfänger gibt seinen eigenen Status bei der Empfangsregistrierung an, die dem Absender anzeigt, ob ein Dokument abgeschlossen oder weiterhin in Bearbeitung ist. Hier kann zwischen „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ gewählt werden.

„Frist“

Hier legt der Empfänger des Dokuments eine persönliche Frist fest.

Das Feld „Frist“ aktualisieren Sie durch Klicken auf das Kalendersymbol image auf der rechten Seite oder durch Eingabe des Datums in das Feld mit dem Format TT.MM.JJJJ oder einem entsprechenden Format.

Sie können ebenfalls die Frist als Tageszahl angeben, zum Beispiel +10. Somit fügt F2 automatisch das entsprechende Datum ein, wenn Sie sich aus dem Feld klicken.

Das Ändern von Fristen hat zur Folge, dass das Dokument in die festgelegten Suchlisten „Frist morgen: Persönlich“ und „Frist morgen: Org.Einheit“ eingeht, wenn die angegebene Frist zutrifft.