Funktionen im Band des Dokuments
In diesem Abschnitt werden Ihnen eine Reihe der Funktionen im Band des Dokuments beschrieben.
Dokument löschen
Der Menüpunkt „Dokument löschen“ funktioniert auf zwei verschiedene Weisen, je nachdem, ob das Dokument geteilt wurde oder nicht.
Ein Dokument gilt dann als geteilt, wenn Sie als Dokumentenersteller andere Benutzer zu Beteiligten des Dokuments gemacht haben, oder ein anderer Benutzer nach dem Dokument gesucht und dieses geöffnet hat.
Andere zu Beteiligten eines Dokuments zu machen, heißt zum Beispiel, dass Sie als Ersteller das Dokument gechattet oder als E-Mail versendet haben, oder einen Benutzer als Verantwortlichen oder ergänzenden Sachbearbeiter hinzugefügt haben.
Ein Dokument mit dem Zugriffsniveau „Alle“ oder „Org.Einheit“ gilt erst dann als geteilt, wenn andere als der Dokumentenersteller das Dokument geöffnet haben. Wurde ein Dokument geteilt, kann es nicht gelöscht werden, auch nicht wenn zum Beispiel der Chat gelöscht wurde.
Nach einem Klick auf Dokument löschen bittet Sie F2, diese Wahl zu bestätigen.
Sie können das Dokument nicht löschen, wenn:
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Sie zum Ändern des Dokuments nicht berechtigt sind.
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Das Dokument sich im Bearbeitungsmodus befindet.
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Nicht gelesene Vermerke im Dokument enthalten sind.
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Das Dokument eine Dokumentennummer in Bezug auf einen Vorgang aufweist, d.h.:
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das Dokument mit einem Vorgang verknüpft ist
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das Dokument registriert wurde.
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Ein Tooltipp für den „Löschen“-Menüpunkt erläutert, aus welchem Grund Sie ein Dokument nicht löschen können. Der Tooltipp erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über „Löschen“ halten.
| Wenn Sie ein nicht-geteiltes Dokument löschen, wird es von diversen Suchlisten, darunter „Archiv“ und „Mein Archiv“ entfernt und Sie können dieses nur noch unter der Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“ wiederfinden. Hier können Sie die Dokumente noch 30 Tage nach ihrem Löschen einsehen. Dieser Zeitraum kann gemäß den Bedürfnissen der Organisation angepasst werden. |
Nicht-geteilte Dokumente löschen
Dokumente, die nicht geteilt wurden, können Sie aus F2 löschen.
Wenn das Dokument nicht geteilt wurde, passiert Folgendes mit einem Klick auf Dokument löschen:
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Das Dokument wird von allen Suchlisten und persönlichen Ordern entfernt.
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Das Dokument wird in „Meine gelöschten Dokumente“ gelegt. Davon kann das Dokument permanent gelöscht oder wiederhergestellt werden.
Geteilte Dokumente löschen
Nur Benutzer mit dem Recht „Kann geteilte Dokumente löschen“ können geteilte Dokumente löschen.
Ist das Dokument geteilt (oder geteilt gewesen) passiert Folgendes mit einem Klick auf Dokument löschen, wenn Sie NICHT das obengenannte Recht haben:
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Das Dokument wird von dem Posteingang, „Mein Schreibtisch“, „Mein Archiv“, „Meine gesendeten Dokumente“ und von daraus erstellten Suchlisten entfernt.
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Das Dokument wird in „Meine gelöschten Dokumente“ gelegt. Hier können Sie die Dokumente wiederfinden, die Sie selbst gelöscht haben.
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Das Dokument liegt weiterhin im „Archiv“ und kann gesucht werden.
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Alle anderen Benutzer, mit denen das Dokument geteilt wurde, können das Dokument weiterhin in ihren Suchlisten finden.
Für alle löschen
Über den Menüpunkt „Für alle löschen“ können Sie ein Dokument für alle löschen, obwohl das Dokument geteilt wurde. Nur Benutzer mit dem Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“ haben Zugriff auf die Funktion „Für alle löschen“. Der Menüpunkt ist für die übrigen Benutzer nicht sichtbar.
„Für alle löschen“ finden Sie im Drop-down-Menü unter „Dokument löschen“. Damit können Sie Dokumente für alle löschen, obwohl diese geteilt wurden.
Ein Dokument kann nicht für alle gelöscht werden, wenn:
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Sie das Dokument nicht bearbeiten darf.
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Das Dokument im Bearbeitungsmodus ist.
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Sich ein ungelesener Vermerk am Dokument befindet.
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Das Dokument eine Dokumentennummer in einem Vorgang besitzt, das heißt:
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das Dokument einem Vorgang zugeordnet ist.
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das Dokument registriert ist.
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Wenn Sie auf Für alle löschen klicken, passiert Folgendes:
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Das Dokument wird in „Meine gelöschten Dokumente“ des Benutzers gelegt, der dieses für alle gelöscht hat. Von dort aus kann das Dokument permanent gelöscht oder wiederhergestellt werden.
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Das Dokument wird von allen anderen Suchlisten einschließlich dem „Archiv“ entfernt.
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Das Dokument kann auch in der Suchliste „Alles durchsuchen“ gefunden werden, aber nur von den Benutzern, die vor dem Löschen darauf Zugriff hatten.
Dokument permanent löschen
Sie benötigen das Recht „Kann geteilte Dokumente für alle löschen“, um geteilte Dokumente permanent löschen zu können. Andere Benutzer können nur nicht-geteilte Dokumente permanent löschen.
Sowohl geteilte als auch nicht-geteilte Dokumente löschen Sie auf folgende Weise: Navigieren Sie zum Hauptfenster und finden in der Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“ das Dokument, das Sie permanent löschen möchten.
Markieren Sie das Dokument mit einem Rechtsklick und wählen Sie anschließend Dokument löschen im Kontextmenü aus. Bevor Sie ein Dokument löschen, bittet F2 Sie, diese Wahl zu bestätigen.
Dokument kopieren und Vorgangsbeteiligten hinzufügen
Im Folgenden werden Ihnen die Möglichkeiten beschrieben, ein Dokument zu kopieren und diese Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzuzufügen.
Die Funktionen finden Sie im Drop-down-Menü unter „Dokument kopieren“ im Band des Dokumentenfensters.
Dokument kopieren
Klicken Sie auf Dokument kopieren, um das Dialogfenster „Neues Dokument“ zu öffnen.
Im Dialogfenster „Neues Dokument“ können Sie auswählen, ein neues Dokument als Kopie des geöffneten Dokuments zu erstellen.
Beim Kopieren eines Dokuments geben Sie folgende Informationen an:
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Betreff“ |
Hier geben Sie den Dokumentenbetreff an. F2 setzt automatisch den Betreff „Kopie von: [Betreff des ursprünglichen Dokuments]“ in das Betrefffeld. |
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„Vorgang“ |
Sie können das Dokument einem bestehenden Vorgang hinzufügen, indem Sie die Vorgangsnummer oder den Vorgangsbetreff in das Feld eintragen. Sie können über das Vorgangssymbol
Außerdem können Sie für das Dokument einen neuen Vorgang erstellen. Lesen Sie mehr über das Erstellen von neuen Vorgängen. |
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„Vorgang verwenden“ |
Wenn das ursprüngliche Dokument mit einem Vorgang verknüpft ist, können Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Vorgang verwenden“ setzen, um das neue Dokument demselben Vorgang zuzuordnen. |
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„Dokumentanhänge“ |
Hier wählen Sie, ob die Schriftstücke des ursprünglichen Dokuments in das neue Dokument kopiert werden sollen. Standardmäßig ist das Feld „Anhänge des aktuellen Dokuments anhängen“ ausgewählt. Dies bedeutet, dass alle Anhänge des ursprünglichen Dokuments in das neue Dokument kopiert werden. Wenn Sie die Anhänge des ursprünglichen Dokuments nicht in das neue Dokument kopieren möchten, müssen Sie das Feld „Nicht anhängen“ auswählen. |
||
„Das neue Dokument als Antwort auf das aktuelle Dokument erstellen“ |
Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird das neue Dokument mit dem ursprünglichen Dokument verknüpft. Diese Verknüpfung können Sie unter „Bezogene Dokumente“ im Reiter „Erweitert“ im Dokumentenfenster einsehen. Lesen Sie mehr über bezogene Dokumente. |
||
„Metadaten kopieren“ |
Standardmäßig ist das Feld „Metadaten kopieren“ ausgewählt. Dies ist darin begründet, dass die Metadaten eines Dokuments im Regelfall mitsamt dem ursprünglichen Dokument kopiert werden sollen. |
||
„Genehmigung hinzufügen“ |
Benötigt das Modul F2 Genehmigungen. Wenn Sie darauf klicken, werden Ihnen Felder angezeigt, durch welche Sie dem Dokument einen Genehmigungsverlauf hinzufügen können. Lesen Sie mehr über Genehmigungen. |
Kopie einem Vorgang hinzufügen
Über „Kopie einem Vorgang hinzufügen“ können Sie ein Dokument auf einfache Weise in einen anderen Vorgang kopieren.
Wenn Sie auf Kopie einem Vorgang hinzufügen klicken, wird das Gesamtdokument mitsamt Metadaten und Anhängen in einen neuen von Ihnen gewählten Vorgang kopiert und dort abgelegt (siehe folgende Abbildung).
Sie können nicht zwischen mehreren unterschiedlichen Varianten des Dokuments auswählen oder auswählen, ob Sie Metadaten kopieren und eine Verknüpfung erstellen möchten.
Die Dokumentenkopie öffnet sich, wenn Sie im Dialogfenster auf OK geklickt haben.
Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen
„Kopie einem Vorgangsbeteiligten hinzufügen“ ist eine Funktion des Moduls F2 Seriendruckfelder und der Menüpunkt wird deshalb nur angezeigt, wenn Sie dieses Modul installiert haben.
Beim Verknüpfen fügen Sie ein Schriftstück aus einer Vorlage einem Dokument hinzu. Diese Vorlage beinhaltet ein oder mehrere Seriendruckfelder und fragt abhängig vom Feld die Informationen aus dem Beteiligtenregister, den Metadaten oder dem Textbausteinarchiv ab.
Dadurch wird es Ihnen unter anderem möglich, Standard-Briefvorlagen mit den Beteiligten zu verknüpfen, die an einem gegebenen Vorgang beteiligt sind. Lesen Sie mehr über Seriendruckfelder.