Zusammenarbeit an Dokumenten und Schriftstücken
Sie können die Schriftstücke und das Dokument, dem die Schriftstücke angehängt sind, unabhängig von einander im Bearbeitungsmodus öffnen. Dies bedeutet, dass verschiedene Benutzer ein Dokument und dessen Anhänge gleichzeitig bearbeiten können. Mehrere Benutzer können jedoch nicht dasselbe Objekt (Dokument oder Schriftstück) gleichzeitig bearbeiten.
| Nur ausgewählte Dateitypen können auf diese Weise bearbeitet werden. Standardmäßig sind Office-Dateitypen eingeschlossen. Die Dateitypen können Sie in Zusammenarbeit mit cBrain konfigurieren. |
Dokumente und Schriftstück einzeln bearbeiten
Wenn Sie ein Dokument oder Schriftstück in den Bearbeitungsmodus versetzen, wird nur dieses Dokument oder Schriftstück für die Bearbeitung geöffnet. Dies bedeutet zum Beispiel, dass Sie an einem angehängten Schriftstück arbeiten kann, während ein anderer Benutzer die Dokumentmetadaten bearbeiten, ohne dass Ihre Arbeit beeinflusst wird.
Ein Beispiel: Birgit soll einen Brief an einen Bürger ausfertigen. Sie klickt mit einem Rechtsklick auf das Schriftstück, welches den Brief ausmacht, und wählt Schriftstück bearbeiten aus, um ihre Arbeit zu beginnen. Gleichzeitig entdeckt Jürgen, dass das Zugriffsniveau auf das Dokument falsch ist. Deshalb klickt er auf Bearbeiten im Band des Dokumentenfensters, um das Dokument und dessen Metadaten bearbeiten zu können. Simone hilft Birgit dabei, einen Anhang zum Brief zu erstellen. Simone doppelklickt auf den Anhang und öffnet ihn im Bearbeitungsmodus, um den Inhalt zu bearbeiten. Birgits Bearbeitung des Briefs wird nicht beeinflusst.
Sie müssen Schreibzugriff für Schriftstücke haben, um Dokumentanhänge und vollen Schreibzugriff für das Dokument, um dessen Metadaten bearbeiten zu können. Lesen Sie mehr über Zugriffsberechtigungen.
| Wenn Sie ein Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzen, werden auch das Dokumentenschriftstück sowie ein mögliches Genehmigungsschriftstück in den Bearbeitungsmodus versetzt. So kann nicht gleichzeitig ein Benutzer zum Beispiel das Dokumentenschriftstück und ein anderer Benutzer die Dokumentmetadaten bearbeiten. |
In F2 werden 
Bleistiftsymbole genutzt, um anzuzeigen, dass ein angehängtes Schriftstück von einem anderen Benutzer bearbeitet wird. Das Symbol erscheint auf angehängten Schriftstücken im Schriftstückbereich und in der Vorschau aller Fenster in F2. Halten Sie den Mauszeiger über ein Schriftstück, um einen Tooltipp angezeigt zu bekommen, wer das Schriftstück bearbeitet und wann seine Bearbeitung begonnen wurde.
Ein Beispiel: Hannah arbeitet an einem Anhang zu einem Word-Schriftstück. Sie will einen Verweis zum Anhang in den Schriftstücktext einfügen, kann jedoch im Schriftstückbereich des Dokuments sehen, dass das Schriftstück bereits von einem anderen Benutzer bearbeitet wird. Sie hält den Mauszeiger über das Schriftstück und ein Tooltipp informiert sie, dass ihr Kollege Fabian vor ein paar Stunden seine Arbeit am Schriftstück begonnen hat. Hannah weiß, dass die in den vergangenen zwei Stunden von Fabian vorgenommenen Änderungen verloren gehen würden, wenn sie das Schriftstück nun öffnet. Als Fabian seine Bearbeitung des Schriftstücks beendet und es gespeichert und geschlossen hat, wird das Symbol sofort bei Hannah aktualisiert. Sie weiß jetzt, dass sie das Schriftstück problemlos öffnen und bearbeiten kann.
Sie können auch die Arbeit an einem Schriftstück von einem anderen Benutzer übernehmen.
Arbeit an einem Dokument übernehmen
Wenn ein anderer Benutzer ein Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt hat, wechselt der Menüpunkt Bearbeiten zu Bearbeitung übernehmen im Band. Damit können Sie sehen, dass das Dokument bearbeitet wird, und Sie können die Arbeit übernehmen. Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument übernehmen, kann der andere Benutzer möglicherweiße nicht seine Änderungen speichern.
Sie müssen vollen Schreibzugriff auf ein Dokument haben, um es vom bearbeitenden Benutzer übernehmen zu können.
| Am besten senden Sie einen Chat an Ihren Kollegen, bevor Sie die Bearbeitung dessen Dokument übernehmen. |
Klicken Sie auf Bearbeitung übernehmen, um die Arbeit an einem Dokument sowie dessen Dokumenten- und Genehmigungsschriftstück zu übernehmen.
Im Dialogfenster Das Dokument wird von einem anderen Benutzer bearbeitet können Sie sehen, wer das Dokument bearbeitet und wann er seine Bearbeitung begonnen hat. Klicken Sie auf Bearbeitung übernehmen, um fortzufahren.
| Wenn Sie die Bearbeitung aus Versehen übernommen haben, können Sie Ihre Handlung abbrechen. Klicken Sie auf Abbrechen im Band, damit der Benutzer, von dem Sie das Dokument übernommen haben, seine Arbeit speichern kann. |
Wenn Sie die Bearbeitung übernehmen, wird der andere Benutzer sofort von F2 informiert, dass Sie das Dokument übernommen haben.
Der Benutzer, von dem Sie das Dokument übernommen haben, kann seine Änderung nicht speichern. Er kann aber auf Abbrechen im Band des Dokumentenfensters klicken, um seine Änderungen zu verwerfen. Danach kann das Dokument geschlossen werden.
Wenn der andere Benutzer versucht, seine Änderungen zu speichern, nachdem Sie Ihre Bearbeitung des Dokuments beendet haben, informiert F2 den Benutzer, dass es eine neue Version des Dokuments gibt. Der Benutzer kann Ja im Dialogfenster auswählen, um seine Änderungen zu verwerfen und die letzte Version des Dokuments angezeigt zu bekommen.
Sie können auch die Arbeit an einem Dokumentenanhang übernehmen.