Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücke wiederherstellen

Wenn es beim Start von F2 Änderungen gibt, die Sie seit Ihrer letzten Öffnung von F2 nicht manuell gespeichert haben, bekommen Sie die Möglichkeit, die Änderungen zu speichern. F2 zeigt außerdem die Änderungen an, die die Wiederherstellung beinhalten werden, indem das bestehende und wiederhergestellten Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück direkt verglichen werden.

Bei einem Neustart von F2 erscheint das Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung". Hier können Sie unter anderem die Änderungen in einem neuen Dokument speichern.

Das Dialogfenster erscheint nicht, wenn Sie selbst Änderungen am Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück auf einem anderen Computer vorgenommen haben. Lesen Sie mehr über diese Situation.

Automatische Wiederherstellung bei Neustart

Wenn F2 während Ihrer Bearbeitung eines Dokuments unerwartet beendet wurde, werden Sie beim nächsten Start automatisch gefragt, ob Sie die Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücke wiederherstellen möchten.

Wenn Sie F2 nach der Beendung starten, öffnet sich das Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung". Das Dialogfenster zeigt die Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücke an, die Sie vor der unerwarteten Beendung änderten, jedoch nicht speicherten.

Abbildung 1. Das Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung"

Wenn Sie bei der unerwarteten Beendung von F2 auch angehängte Schriftstücke im Bearbeitungsmodus offen hatten, öffnen sich diese und ihre Dokumente im Vordergrund, wodurch das Dialogfenster "Schriftstückwiederstellung" möglicherweise verborgen wird.

Über das Dialogfenster können Sie für jedes einzelne Dokumenten- und Genehmigungsschriftstück entscheiden, ob Sie die Änderungen speichern oder verwerfen möchten, indem Sie auf Änderungen anzeigen… oder Änderung verwerfen klicken. Sie können ein einzelnes Dokument mit einem Doppelklick darauf öffnen oder es auswählen und auf Dokument öffnen klicken. Möchten Sie erst später für die angezeigten Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücke eine Entscheidung treffen, klicken Sie auf Warten.

Wenn Sie auf Änderungen anzeigen… für ein Dokumenten- und Genehmigungsschriftstück klicken, öffnet sich das Dialogfenster Nicht gespeicherte Änderungen im Dokumenten-/Genehmigungsschriftstück.

Abbildung 2. Vergleich des wiederhergestellten und aktiven Dokumentenschriftstücks

Auf der linken Seite wird eine Vorschau des wiederhergestellten Schriftstücks angezeigt. Wählen Sie Nicht gespeicherte Änderungen wiederherstellen und Dokument öffnen (1) unter der Vorschau aus, wenn Sie diese Version des Dokumentenschriftstücks speichern möchten. Auf der rechten Seite wird eine Vorschau des jetzigen Inhalts im Dokument angezeigt, der zuletzt in F2 gespeichert wurde. Wählen Sie Aktuellen Inhalt beibehalten und Dokument schließen (2) unter der Vorschau aus, um Ihre Änderungen zu verwerfen und die aktuelle Version des Schriftstücks beizubehalten. Wenn Sie eine der Möglichkeiten ausgewählt haben, können Sie auf Ausführen klicken, um Ihre Änderungen entweder zu speichern oder verwerfen.

Sie können jederzeit unten rechts auf Abbrechen klicken, um das Dialogfenster zu schließen und zurück zur Übersicht im Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung" zu kehren.

Manuelle Wiederherstellung

Sie können jederzeit verschobene Wiederherstellungen von Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücken behandeln. Öffnen Sie hierzu das Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung", das Sie unter dem Reiter "F2" im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster finden.

Abbildung 3. Das Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung"

Von hier aus haben Sie dieselben Möglichkeiten wie in Automatische Wiederherstellung bei Neustart beschrieben.

Beim Öffnen eines Dokuments mit nicht gespeicherten Änderungen werden Sie auch gebeten, Stellung zu den Änderungen im Dokument zu nehmen. In diesem Fall wird das Dokumentenfenster als leeres Fenster angezeigt, und das Dialogfenster "Nicht gespeicherte Änderungen im Dokumenten-/Genehmigungsschriftstück" öffnet sich im Vordergrund. Von hier aus haben Sie dieselben Möglichkeiten wie in Automatische Wiederherstellung bei Neustart beschrieben. Wenn Sie die wiederherzustellenden Änderungen gespeichert oder verworfen haben, wird der gewählte Inhalt im Dokumentenfenster aufgerufen, und Sie können mit der Bearbeitung des Dokuments fortfahren.

Abbildung 4. Das Dokumentenfenster mit dem Dialogfenster "Nicht gespeicherte Änderungen im Genehmigungsschriftstück"

Ein anderer Benutzer hat das Dokumentenschriftstück geändert

Es kann passieren, dass ein anderer Benutzer ein Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück ändert, bevor Sie es wiederhergestellt haben. In diesem Fall weiß F2 nicht, welche Version richtig zu speichern wäre. Sie müssen dann die Situation manuell klären.

Wenn Sie über den Reiter "F2" das Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung" öffnen, können Sie in den Spalten Letzte Aktualisierung durch und Letzte Aktualisierung sehen, wer zuletzt das Schriftstück geändert hat und wann. So können Sie den Spalten entnehmen, ob andere Benutzer das Dokumenten- und Genehmigungsschriftstück geändert und gespeichert haben, das Sie speichern möchten.

Abbildung 5. Die Spalten "Letzte Aktualisierung durch" und "Letzte Aktualisierung" im Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung"

Sie lösen Konflikte auf, indem Sie ein Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstück in der Übersicht auswählen und auf Änderung anzeigen… klicken. Das Dialogfenster "Nicht gespeicherte Änderungen im Dokumenten-/Genehmigungsschriftstück" öffnet sich. Die Information und die Möglichkeiten zeigen an, dass zwei Versionen des Schriftstückinhalts existieren.

Abbildung 6. Das Dialogfenster "Nicht gespeicherte Änderungen im Dokumentenfenster"

Im Fenster können Sie eine Vorschau Ihrer wiederhergestellten Änderungen (links) und der gespeicherten Änderungen des anderen Benutzers (rechts) sehen. Sie können Ihre Änderungen mit einem Klick auf Verwerfen und Dokument schließen verwerfen, oder Sie können Ihre Änderungen in einer Kopie auf einem neuen Dokument speichern, indem Sie auf Kopie speichern und Dokument öffnen klicken. Wenn Sie das Kopieren auswählen, öffnet sich daraufhin das Dokument mit der Kopie.

F2 erstellt nur eine Kopie des Dokumenten- oder Genehmigungsschriftstücks. Anhänge und Metadaten wie Zugriffsniveau und Vorgangszuordnung werden nicht kopiert.

Sie können unten rechts auf Abbrechen klicken, um das Dialogfenster zu schließen und zurück zur Übersicht im Dialogfenster "Schriftstückwiederherstellung" zu kehren.

Arbeit an Dokumenten auf einem anderen Computer fortsetzen

F2 informiert Sie, wenn Sie dabei sind, Ihre Änderungen an Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücken zu überschreiben. Dies kann passieren, wenn Sie dasselbe Dokument auf zwei Computer bearbeiten, wie im folgenden Beispiel beschrieben.

Wilhelm bearbeitet ein Dokumentenschriftstück auf einem Computer, der sich an seinem Arbeitsplatz befindet. Er vergisst jedoch, das Dokument zu speichern. Später öffnet er dasselbe Dokument auf einem anderen Computer in seinem Homeoffice und versetzt es in den Bearbeitungsmodus. F2 fragt in diesem Fall, ob die nicht gespeicherten Änderungen, die Wilhelm früher am Dokumentenschriftstück vorgenommen hat, wiederhergestellt werden sollen. Wenn er wieder am Arbeitscomputer ist und versucht, das Dokumentenschriftstück zu speichern, weist F2 darauf hin, dass er bereits eine neuere Version gespeichert hat. Wilhelm wählt deshalb Nein im Dialogfenster "Sie haben dies bereits gespeichert Dokumentenschriftstück" aus, um die Dokumentversion beizubehalten, die er in seinem Homeoffice speicherte.

Im Dialogfenster "Sie haben dies bereits gespeichert Dokumentenschriftstück" kann Wilhelm Ja klicken, um die Änderungen zu überschreiben, die er auf seinem Computer im Homeoffice gespeichert hat. Diese werden von den letzten auf seinem Arbeitscomputer vorgenommenen Änderungen überschrieben. Wilhelm kann auch Nein klicken, um zurück zum Dokument zu kehren und hier Abbrechen auswählen, um seine auf dem Computer in seinem Homeoffice vorgenommenen Änderungen beizubehalten.