Externe Anfragen erstellen
Sie können eine externe Anfrage nur erstellen, wenn sich das Dokument im Lesemodus befindet. Klicken Sie im Band des relevanten Dokuments auf den Abwärtspfeil bei Neue Anfrage und anschließend auf Neue externe Anfrage.
Der Dokumentenbetreff ändert sich in „Anfrage: [Ursprünglicher Dokumentenbetreff]“, es sei denn, dem Dokument wurde bereits eine externe Anfrage oder Konzernanfrage hinzugefügt. In diesem Fall wird eine Dokumentenkopie mit dem Betreff „Anfrage: Anfrage: [Betreff des ursprünglichen Dokuments]“ erstellt, in der mehrere Metadaten wie „Verantwortlicher“ und „Vorgang“ beibehalten sind.
| Sie können nur Anfragen für Dokumente erstellen, die den Status „In Bearbeitung“ haben. Sobald Sie das Dokument abschließen, wird der Menüpunkt "Neue Anfrage" deaktiviert. |
Wenn Sie auf Neue externe Anfrage klicken, öffnet sich die externe Anfrage mit dem Betreff „Ausgehende Anfrage [Anfragenummer] ([F2 Installation])“. Das einzige Feld, das im Vorhinein ausgefüllt ist, ist „Zurück an”, in dem Sie als Anfrageersteller stehen.
| In der vorigen Abbildung wurde eine F2-Installation dem Feld „Anfrageempfänger“ hinzugefügt. Dies wurde gemacht, um das Feld „Interne Frist hinzufügen“ sichtbar zu machen. Normalerweise ist das Feld „Anfrageempfänger” beim Öffnen des Dialogfensters nicht ausgefüllt. |
Sie müssen folgende Felder ausfüllen, bevor Sie die externe Anfrage absenden:
| Nr. | Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|---|
1 |
„Anfrageempfänger“ |
Fügen Sie den Benutzer oder die Org.Einheit hinzu, welche(r) die externe Anfrage nach dem Absenden empfangen sollen. Da externe Anfragen an Beteiligten in einer anderen F2-Installation gesendet werden, müssen Sie einen externen Teilnehmer als Anfrageempfänger auswählen. Der Beteiligte muss eine E-Mail-Adresse im F2-Beteiligtenregister haben, da die externe Anfrage aus der F2-Installation versendet wird. Sie können nur einen Anfrageempfänger pro externe Anfrage angeben. Zuerst müssen Sie das Feld „Anfrageempfänger“ ausfüllen, wonach die externe Anfrage automatisch gespeichert wird. Das liegt daran, dass das Absender- und Empfängersystem verbunden werden müssen, bevor Sie die restlichen Felder ausfüllen können.
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2 |
„Anfragetyp“ |
Geben Sie an, um welchen Typ von Aufgaben es sich handelt. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü, um eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten zu sehen. Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten hängen von der F2-Einrichtung ab. Sie können einen oder mehrere Anfragetypen auswählen. |
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3 |
„Frist“ |
Tragen Sie das Datum ein, bis zu dem die Anfrage spätestens erledigt sein sollte (formelle Frist). Die Frist beeinflusst die Positionierung der externen Anfrage in den entsprechenden Suchlisten bei dem Anfrageabsender und -empfänger, wobei Sie die Anfragen nach Fristen innerhalb Ihrer Organisation sortieren können. Im Feld können Sie ein Datum und gegebenenfalls eine Uhrzeit angeben. Dazu tippen Sie das Datum entweder ein, oder Sie wählen eines über das Kalendersymbol aus. Sie können auch „+7“ eingeben, um die Frist 7 Tage später einzurichten. |
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4 |
„Interne Frist hinzufügen“ |
Als Ersteller, Empfänger oder ausführender Benutzer können Sie externe Anfragen mit einer internen Frist versehen. Die interne Frist ist allerdings primär für den Empfänger der externen Anfrage gedacht, da die formelle Frist bereits den Zeitpunkt angibt, bis zu dem die Anfrage erledigt sein sollte. Die Farbe des Anfragesymbols ändert sich abhängig von einer eventuellen internen Frist. Die interne Frist geben Sie auf gleiche Weise ein, wie die formelle Frist. Die interne Frist wird außerdem als Frist des Antwortdokuments vorgeschlagen. Das Feld "Interne Frist" wird sichtbar, wenn das Feld "Anfrageempfänger" ausgefüllt ist. Die interne Frist überschreibt die formelle Frist, jedoch mit Ausnahme der Fristeinhaltung im Anfrageprotokoll, die immer in Bezug auf die formelle Frist errechnet wird. Die interne Frist wird nicht synchronisiert. Das bedeutet, dass die interne Frist des Anfrageerstellers nicht für den Empfänger sichtbar wird oder dessen mögliche interne Frist beeinflusst. |
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5 |
„Zurück an“ |
Hier wird Ihnen angezeigt, an wen die externe Anfrage nach deren Beantwortung zurückgesendet wird. In diesem Feld wird automatisch der Ersteller der Anfrage eingetragen. Sofern Sie als Anfrageersteller die Antwort auf die externe Anfrage nicht selbst erhalten möchten, können Sie vor dem Absenden der Anfrage auch einen anderen Empfänger eintragen. |
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6 |
„Standard-beschreibung“ |
Wählen Sie zwischen Textvorlagen mit vordefinierten Texten. Der gewählte Vorlagentext wird in das Beschreibungsfeld eingefügt.
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7 |
„Beschreibung“ |
Text, der den Empfänger durch die Anfrage führt oder die Anforderungen an den Inhalt der Antwort beschreibt. Wenn keine Textvorlagen für Standardbeschreibungen erstellt wurden oder wenn Sie als Anfrageersteller das Feld „Beschreibung" manuell ausfüllen möchten, können Sie direkt in das Feld schreiben, worum es bei der Aufgabe geht. |
Externe Anfrage speichern oder absenden
Eine externe Anfrage können Sie vor dem Versand löschen, nach dem Versand annullieren und während der Bearbeitung laufend speichern.
Wenn Sie im Anfragefenster auf Absenden geklickt haben, erhält der Anfrageempfänger die externe Anfrage in seinem Posteingang in F2. Nach dem Absenden ist es nicht mehr möglich, das Dokumentenschriftstück zu bearbeiten, auch nicht im Absendersystem.
Nach Ihrem Hinzufügen eines Anfrageempfängers und dem Absenden der externen Anfrage verbindet F2 sich mit dem Empfängersystem.
Daraufhin untersucht F2, ob der gewählte Beteiligte in einer F2-Installation existiert und damit externe Anfragen empfangen kann. Meistens werden Sie diese Überprüfung nicht bemerken. Sollte sich die Überprüfung jedoch hinausziehen, können Sie das Anfragefenster schließen und während des laufenden Prozesses Ihre Arbeit in F2 fortfahren.
Der gleiche Prozess findet statt, wenn Sie die externe Anfrage senden. Auch in diesem Fall können Sie die externe Anfrage schließen und weiterarbeiten, während der Prozess im Hintergrund läuft.
Zugriff auf die externe Anfrage
Wenn Sie eine externe Anfrage erstellt haben, können Sie auf diese im Dokument, mit dem die externe Anfrage verknüpft ist, zugreifen. Öffnen Sie die externe Anfrage mit einem Klick auf das Anfragesymbol über dem Schriftstückbereich im Dokumentenfenster. Ein Drop-down-Menü öffnet sich, in dem Sie die Anfrage auswählen.
Das Drop-down-Menü zeigt auch die Anfragenummer, gegebenenfalls die Anfragefrist, den Anfrageempfänger, den Anfragestatus und die ersten Zeilen der Beschreibung jeder einzelnen Anfrage an. Die Anfragenummer wird automatisch und chronologisch vergeben.
