Externe Anfrage beantworten

Sie können eine externe Anfrage auf zwei Weisen beantworten:

Sie beantworten und führen die externe Anfrage direkt im Dialogfenster über das Feld "Kommentar zur Ausführung" aus.
Sie beantworten die externe Anfrage, indem Sie ein Antwortdokument erstellen und senden. Hierzu klicken Sie im Anfragefenster auf Antwortdokument erstellen. Der Prozess wird in den folgenden Abschnitten erläutert.

Beachten Sie, dass Sie schon vor Annahme der externen Anfrage auf Antwortdokument erstellen klicken können. Auf diese Weise können Sie mit der Beantwortung beginnen, selbst wenn die Bedingungen noch nicht endgültig festgelegt wurden.

Abbildung 1. Beantwortungsmöglichkeiten in der Anfrage

Antwortdokument erstellen

Sie können die externe Anfrage mithilfe eines Antwortdokuments beantworten. Klicken Sie hierzu auf Antwortdokument erstellen, woraufhin sich das Dialogfenster „Neues Dokument“ öffnet. Im Feld „Betreff“ steht automatisch „AW: [Name des Anfragedokuments]“ (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 2. Antwortdokument erstellen

Über eine Konfiguration können Sie festlegen, dass die Frist des Anfragedokuments als Frist des Antwortdokuments genutzt wird. Die Anfragefrist wird dann als Datum der Wiedervorlage vorgeschlagen werden.

Wenn das Anfragedokument einem Vorgang bei der Empfangsbehörde hinzugefügt ist, schlägt F2 automatisch vor, dass Sie das Antwortdokument demselben Vorgang hinzufügen. Standardmäßig hat das Antwortdokument die gleiche Frist wie die externe Anfrage und die Funktion „Kopie des Anhangs hinzufügen“ ist markiert. Wenn Sie ein Antwortdokument für eine Anfrage mit einer internen Frist erstellen, wird die interne Frist als Frist des Antwortdokuments vorgeschlagen. Klicken Sie auf OK, um das Antwortdokument zu erstellen.

Über das Dialogfenster können Sie dem Antwortdokument gleichzeitig eine Genehmigung hinzufügen. In diesem Fall schlägt F2 die Anfragefrist oder eine eventuelle interne Frist als Frist für die Genehmigung vor. Lesen Sie mehr über die Erstellung von Genehmigungen.

Das Antwortdokument wird automatisch an den Antwortempfänger adressiert, der im Feld „Zurück an“ angegeben wurde. Wenn Sie das Antwortdokument mit einem Klick auf Absenden im Band des Antwortdokuments versendet haben, erscheint die Antwort im Posteingang dieses Empfängers.

Sie können einfach zwischen dem Antwortdokument und dem Dokument mit der externen Anfrage navigieren, da es im Band des Antwortdokuments ein Anfragesymbol gibt, welches das Dokument mit der externen Anfrage öffnet.

Abbildung 3. Anfragedokument aus dem Antwortdokument heraus öffnen

Das Antwortdokument können Sie ebenfalls aus der externen Anfrage heraus öffnen. Dazu klicken Sie auf den Link mit der Dokumenten-ID, der rechts oben im Anfrageprotokoll neben der Zeile „Antwortdokument erstellt“ zu sehen ist.

Abbildung 4. Link zum Antwortdokument der externen Anfrage im Anfrageprotokoll

Das Versenden eines Antwortdokuments entspricht einem Klick auf die Schaltfläche „Ausführen“. Wenn die externe Anfrage ausgeführt ist, erscheint sie nicht mehr in der Suchliste „F2 Anfragen an die Org.Einheit“ bei der F2-Empfangsbehörde.