Konzernanfrage erstellen
Sie können Konzernanfragen nur dann erstellen, wenn das Dokument nicht im Bearbeitungsmodus ist. Sie erstellen eine Konzernanfrage, indem Sie im Band des Dokumentenfensters auf den Abwärtspfeil bei Neue Anfrage klicken und anschließend Neue Konzernanfrage im Drop-down-Menü wählen.
Der Dokumentenbetreff ändert sich in „Anfrage: [Ursprünglicher Dokumentenbetreff]“, es sei denn, dem Dokument wurde bereits eine externe Anfrage oder Konzernanfrage hinzugefügt. In diesem Fall wird eine Dokumentenkopie mit dem Betreff „Anfrage: [Betreff des ursprünglichen Dokuments]“ erstellt, in der mehrere Metadaten wie „Verantwortlicher“ und „Vorgang“ beibehalten sind.
| Sie können nur Anfragen für Dokumente erstellen, die den Status „In Bearbeitung“ haben. Sobald Sie das Dokument abschließen, wird der Menüpunkt "Neue Anfrage" deaktiviert. |
Ein neues Konzernanfragefenster mit dem Titel „Anfrage [Anfragenummer]” öffnet sich. Die einzigen Felder, die im Vorhinein ausgefüllt sind, sind „Zurück an”, in dem Sie als Anfrageersteller stehen, sowie „Ersteller und ‚Zurück an‘ informieren, wenn durchgeführt“. Im letztgenannten Kontrollkästchen ist ein Häkchen gesetzt.
Sie müssen die folgenden Felder ausfüllen, bevor Sie die Konzernanfrage absenden.
| Das Kontrollkästchen „Sichtbar für die Org.Einheit“ wird erst dann sichtbar, wenn Sie im Feld „Anfrageempfänger“ einen Benutzer eingetragen haben. |
| Nr. | Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|---|
1 |
„Anfrageempfänger“ |
Geben Sie den Empfänger (Benutzer oder Org.Einheit) der Konzernanfrage an.
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2 |
„Sichtbar für die Org.Einheit“ |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, damit Benutzer in der Org.Einheit des Anfrageempfängers die Anfrage ebenfalls sehen können. |
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3 |
„Anfragetyp“ |
Geben Sie an, um welchen Anfragentyp es sich handelt. Wenn Sie auf das Drop-down-Menü klicken, wird Ihnen eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten hängen von der F2-Einrichtung ab. Sie können einen oder mehrere Anfragetypen auswählen. |
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4 |
„Frist“ |
Tragen Sie das Datum ein, bis zu dem die Anfrage spätestens erledigt sein sollte (formelle Frist). Die Frist beeinflusst die Positionierung der Konzernanfrage in den entsprechenden Suchlisten bei Ihnen als Absender und dem Empfänger der Konzernanfrage, wobei Sie die Anfragen nach Fristen innerhalb Ihrer Organisation sortieren können. Im Feld können Sie ein Datum und gegebenenfalls eine Uhrzeit angeben. Dazu tippen Sie das Datum entweder ein, oder Sie wählen eines über das Kalendersymbol aus. Sie können auch „+7“ eingeben, um die Frist 7 Tage später einzurichten. |
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5 |
„Interne Frist hinzufügen“ |
Als Ersteller, Empfänger oder ausführender Benutzer können Sie Konzernanfragen mit einer internen Frist versehen. Die Option, eine interne Frist hinzuzufügen, ist allerdings primär für den Empfänger der Konzernanfrage gedacht, da die formelle Frist bereits den Zeitpunkt angibt, bis zu dem die Anfrage erledigt sein sollte. Die Farbe des Anfragesymbols ändert sich abhängig von einer eventuellen hinzugefügten internen Frist. Die interne Frist geben Sie auf gleiche Weise ein, wie die formelle Frist. Die interne Frist überschreibt die formelle Frist, jedoch mit Ausnahme der Fristeinhaltung im Anfrageprotokoll, die immer in Bezug auf die formelle Frist errechnet wird. Die interne Frist wird nicht synchronisiert. Das bedeutet, dass die interne Frist des Anfrageerstellers nicht für den Empfänger sichtbar wird oder dessen mögliche interne Frist beeinflusst. |
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6 |
„Zurück an“ |
Zeigt an, an wen die Konzernanfrage nach deren Beantwortung zurückgesendet wird. In diesem Feld wird automatisch der Ersteller der Anfrage eingetragen. Sofern Sie als Anfrageersteller die Antwort auf die Konzernanfrage nicht selbst erhalten möchten, können Sie vor dem Absenden der Anfrage auch einen anderen Empfänger eintragen. |
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7 |
„Ersteller und ‚Zurück an‘ informieren, wenn durchgeführt“ |
Wenn Sie vor dem Absenden der Konzernanfrage in das Kontrollkästchen „Ersteller und ‚Zurück an‘ informieren, wenn durchgeführt“ ein Häkchen setzen, erscheint die Anfrage nach der Ausführung in sowohl dem Posteingang des Erstellers als auch dem Posteingang des im Feld „Zurück an“ eingetragenen Benutzers.
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8 |
”Beitragende” |
Es kann bei Konzernanfragen nur einen Anfrageempfänger geben. Wenn mehrere Benutzer an der Ausführung einer Konzernanfrage beteiligt werden sollen, können Sie einen oder mehrere Beitragende hinzufügen. Diese erhalten das Anfragedokument als eine E-Mail mit einer Kopie der Anfrage als eine PDF-Datei im Anhang. |
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9 |
„Standard-beschreibung“ |
Wählen Sie zwischen Textvorlagen mit vordefinierten Texten. Der gewählte Vorlagentext wird in das Beschreibungsfeld eingefügt.
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10 |
„Beschreibung“ |
Text, der den Empfänger durch die Anfrage führt oder die Anforderungen an den Inhalt der Antwort beschreibt. Wenn keine Textvorlagen für Standardbeschreibungen erstellt wurden oder wenn Sie als Anfrageersteller das Feld „Beschreibung" manuell ausfüllen möchten, können Sie direkt in das Feld schreiben, worum es bei der Aufgabe geht. |
Konzernanfrage speichern oder absenden
Klicken Sie auf Speichern, um die Konzernanfrage zu erstellen. Wenn Sie die Konzernanfrage erstellen, wird ein Anfrageprotokoll in der rechten oberen Ecke des Anfragefensters erstellt.
Sie können Konzernanfragen vor dem Versand löschen, nach dem Versand nur annullieren und während des Bearbeitens laufend speichern.
Wenn Sie auf Absenden geklickt haben, wird die Konzernanfrage als E-Mail gesendet. Nach dem Absenden ist es nicht mehr möglich, das Dokumentenschriftstück zu bearbeiten und der Empfänger erhält in dem Fall eine Kopie des ursprünglichen Anfragedokuments. Metadaten, Notizen zum Dokument und andere ähnliche Informationen werden nicht gesendet.
Der Anfrageempfänger erhält die Konzernanfrage in seinem Posteingang in F2. Eventuelle Beitragende erhalten eine Kopie der Anfrage in ihrem Posteingang.
Wenn Sie die Konzernanfrage sofort absenden möchten, müssen Sie nicht zuerst auf Speichern klicken. Eine nicht-gespeicherte Konzernanfrage wird automatisch gespeichert, wenn Sie auf Absenden klicken.
Über eine virtuelle Behörde können Sie die Konzernanfrage an ein Drittanbietersystem sicher versenden. Klicken Sie hierzu auf den Abwärtspfeil im Feld „Absenden“ und wählen Sie im Drop-down-Menü Sicher versenden. Lesen Sie mehr über das Versenden von Konzernanfragen über eine virtuelle Behörde und über sicheres Versenden.
Zugriff auf die Konzernanfrage
Wenn Sie eine Konzernanfrage erstellt haben, ist diese im zugehörigen Dokument sichtbar und zugänglich. Die Konzernanfrage können Sie mit einem Klick auf das Anfragesymbol über dem Schriftstückbereich im Dokumentenfenster öffnen. Daraufhin öffnet sich ein Drop-down-Menü mit Informationen zu der oder den Konzernanfrage(n), die im Dokument enthalten ist. Klicken Sie auf die Anfrage in der Übersicht, die Sie öffnen möchten.
Das Drop-down-Menü zeigt Ihnen ebenfalls Anfragenummer, Frist, Anfrageempfänger, Status der Bearbeitung und die ersten Zeilen der Beschreibung der Konzernanfrage an. Die Anfragenummer wird dabei automatisch und chronologisch vergeben.
Einer Konzernanfrage wird immer eine Anfragedatendatei angehängt. Damit wird die ausgeführte Konzernanfrage als Anfrageantwort wiedererkannt, wenn diese an das F2 der Absenderbehörde zurückgesendet wird. Dies ist auch der Fall für Konzernanfragen an Drittanbietersysteme.
