Konzernanfrage beantworten
Sie können eine Konzernanfrage auf zwei Weisen beantworten:
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Sie beantworten und führen die Konzernanfrage direkt im Dialogfenster aus.
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Antwortdokument erstellen und absenden. Hierzu klicken Sie im Anfragefenster auf Antwortdokument erstellen. Der Prozess wird in folgendem Abschnitt erläutert.
Beachten Sie, dass Sie schon vor Annahme der Konzernanfrage auf Antwortdokument erstellen klicken können. Auf diese Weise können Sie mit der Beantwortung beginnen, selbst wenn die Bedingungen noch nicht endgültig festgelegt wurden.
| Sie können ein bestehendes Dokument auswählen und es als Antwortdokument anhängen. Bei Konzernanfragen ist diese Funktion jedoch für den Anfrageersteller und nicht für den Empfänger gedacht. Lesen Sie mehr im Abschnitt Dokument als Antwort auf eine Anfrage auswählen. |
Antwortdokument erstellen
Sie können die Konzernanfrage mittels eines Antwortdokuments beantworten. Klicken Sie auf Antwortdokument erstellen, woraufhin sich das Dialogfenster „Neues Dokument“ öffnet. Im Feld „Betreff“ erscheint automatisch „AW: [Name des Anfragedokuments]“ (siehe folgende Abbildung).
Wenn das Anfragedokument einem Vorgang bei der Empfangsbehörde hinzugefügt ist, schlägt F2 automatisch vor, dass Sie das Antwortdokument demselben Vorgang hinzufügen. Standardmäßig gilt für das Antwortdokument die gleiche Frist wie für die Konzernanfrage. Wenn für die Konzernanfrage sowohl eine interne Frist als auch eine formelle Frist gilt, wird dem Antwortdokument die interne Frist zugewiesen. Durch Klicken auf OK erstellen Sie das Antwortdokument.
Im Dialogfenster können Sie dem Antwortdokument gleichzeitig eine Genehmigung hinzufügen. In diesem Fall schlägt F2 die Anfragefrist oder eine eventuelle interne Frist als Frist für die Genehmigung vor. Lesen Sie mehr über die Erstellung von Genehmigungen.
Das Antwortdokument wird automatisch an den Antwortempfänger adressiert, der im Feld „Zurück an“ angegeben wurde. Die Antwort erscheint also im Posteingang des Empfängers, wenn Sie das Antwortdokument mit einem Klick auf Absenden im Band des Antwortdokuments versenden.
Sie können einfach zwischen dem Antwortdokument und dem Dokument mit der Konzernanfrage navigieren, da es im Band des Antwortdokuments ein Anfragesymbol gibt, das die Konzernanfrage öffnet.
Das Antwortdokument können Sie, nachdem es erstellt wurde, ebenfalls aus der Konzernanfrage heraus öffnen. Dazu klicken Sie auf den Link mit der Dokumenten-ID, der rechts oben im Anfrageprotokoll neben der Zeile „Antwortdokument erstellt“ zu sehen ist.
Wenn Sie die Konzernanfrage beantwortet haben, entweder durch den Versand eines Antwortdokuments oder indem Sie eine Antwort in das Feld "Kommentar zur Ausführung" eingeben, klicken Sie auf Ausgeführt. Die Konzernanfrage sowie ein eventuelles Antwortdokument werden nun an den Posteingang des Benutzers, der im Feld "Zurück an" angegeben ist, gesendet.
| „Ausgeführt“ bedeutet, dass der Anfrageausführende/-empfänger die Aufgabe ausgeführt hat, um die er gebeten wurde. Die Anfrage ist erst endgültig abgeschlossen, wenn der Anfrageersteller oder „Zurück an“-Benutzer die ausgeführte Anfrage abschließt. |
Die Konzernanfrage ist damit ausgeführt und erscheint nicht mehr in der Liste „F2 Anfragen an die Org.Einheit“ beim Anfrageempfänger. Lesen Sie mehr über die Standardsuchen nach Anfragen.
Dokument als Antwort auf eine Anfrage auswählen
Im Gegensatz zu einer internen Anfrage ist diese Funktion bei Konzernanfragen für den „Zurück an“-Benutzer und nicht für den Ausführenden gedacht. Der „Zurück an“-Benutzer kann ein eingehendes Dokument vom Ausführenden mit dem Anfragedokument verknüpfen, wenn der Ausführende dieses nicht bereits als Antwortdokument angegeben hat.