Konzernanfragen an Drittanbietersysteme

Mit F2 Konzernanfrage können Sie eine Anfrage in einem System außerhalb von F2 (Drittanbietersystem) platzieren. Der F2-Installation kann eine virtuelle Behörde hinzugefügt werden, die das System außerhalb von F2 darstellt, welche die Anfrage empfangen soll.

Wenn Sie eine Konzernanfrage von F2 senden, wird sie von der virtuellen Behörde empfangen, die das Drittanbietersystem vertritt. Von hier aus leitet F2 die Konzernanfrage als externe Benachrichtigungs-E-Mail an das System außerhalb von F2 weiter.

Die Konzernanfrage kann jetzt im System ausgeführt werden. Wenn die Antwort zurückgesendet wird, wird sie von der virtuellen Behörde empfangen, die sie an die Absenderbehörde in F2 zurücksendet. Lesen Sie mehr über das Einrichten von externen Benachrichtigungs-E-mails.

Abbildung 1. Konzernanfrage an ein System außerhalb von F2

Auf diese Weise stellen Konzernanfragen ein effizientes und flexibles Instrument für die behördenübergreifende Arbeit innerhalb und außerhalb der F2-Organisation dar.

Sie können damit Konzernanfragen an die E-Mail-Adresse eines externen Beteiligten senden, sodass Benutzer in der Empfangsbehörde Konzernanfragen zum Beispiel in Outlook oder anderen Systemen empfangen und beantworten können.

Eine Organisation, die F2 nicht verwendet, kann über die E-Mail-Funktion eine Konzernanfrage von einer F2-Installation empfangen. Wenn diese Organisation die Konzernanfrage zurücksendet, erfolgt dies ebenfalls per E-Mail-Funktion und nicht als Konzernanfrage.

Wenn der Anfrageersteller auf Senden klickt, wird das Konzernanfragedokument per E-Mail mit den angehängten Schriftstücken des Dokuments gesendet.

Außerdem wird der E-Mail eine Anfragedatendatei angehängt. Die Datendatei stellt sicher, dass die ausgeführte Konzernanfrage als Anfrageantwort wiedererkannt wird, wenn sie an das F2 der Absenderbehörde zurückgesendet wird.

Abbildung 2. Anfragedatendatei und Anfrage als PDF einer externen Benachrichtigungs-E-Mail

Wenn die E-Mail mit der Anfragedatendatei an F2 gesendet wird, erkennt F2 die Anfrageantwort als ein Antwortdokument wieder. Infolgedessen wird im Anfrageprotokoll der Konzernanfrage ein Link zum Antwortdokument angezeigt, ebenso wie im Band des Dokumentenfensters des Antwortdokuments ein Menüpunkt zum Öffnen der Konzernanfrage vorhanden ist. Lesen Sie mehr über Antwortdokumenten.

Die Antwort auf die Konzernanfrage, die an das F2-System des Anfrageabsenders zurückgesendet wird, muss der Datendatei angehängt sein, damit F2 die Antwort als eine Konzernanfrage wiedererkennt.