Anfrage beantworten
Wenn Sie eine Anfrage angenommen haben, können Sie diese auf drei verschiedene Weisen beantworten:
Wenn ein anderer Benutzer die Anfrage ausführen soll, wechseln Sie den Anfrageausführenden.
Antwortdokument erstellen
Klicken Sie auf Dokument für Antwort erstellen, und wählen Sie einen Antworttyp aus.
Sie können ein Dokument mit oder ohne einer Genehmigung erstellen. Ein Dokument mit einer Genehmigung kann beispielsweise bei Anfragen nützlich sein, wenn sie einen Minister oder einen Abteilungsleiter einschließen.
In beiden Fällen öffnet sich das Dialogfenster "Neues Dokument". Im Dialogfenster wird automatisch „AW: [Name des Anfragedokuments]“ eingetragen (siehe folgende Abbildung). Wenn das Anfragedokument einem Vorgang hinzugefügt ist, schlägt F2 automatisch vor, das Antwortdokument demselben Vorgang hinzuzufügen.
| Das Dialogfenster „Antworttyp auswählen“ erscheint nur, wenn das Modul F2 Genehmigungen sowie die relevante Konfiguration in der Installation vorhanden sind. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Standardmäßig ist „Kopie des Anhangs hinzufügen“ markiert.
| Sie können eine voreingestellte Einstellung konfigurieren, um festzulegen, wie das Anfragedokument dem Antwortdokument hinzugefügt wird. Die Konfiguration ermöglicht es, „Kopie des Anhangs hinzufügen“, „Als Dokumentenanhang hinzufügen“ oder „Als PDF-Anhang hinzufügen“ im Vorhinein im Dialogfenster „Neues Dokument“ zu markieren. Der Benutzer kann die Einstellung im Nachhinein ändern. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Wenn Sie das Antwortdokument für eine Anfrage als ein gewöhnliches Dokument ohne eine Genehmigung erstellen, wird die Anfragefrist als Dokumentenfrist des Antwortdokuments vorgeschlagen.
Sie können konfigurieren, welche Fristen als Dokumenten- und Genehmigungsfrist oder Datum der Wiedervorlage übertragen werden soll. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.
Sollte das Antwortdokument eine Genehmigung sein, können Sie eine Genehmigung hinzufügen, indem Sie unten im Dialogfenster "Neues Dokument" auf Genehmigung hinzufügen klicken.
Klicken Sie auf OK, um das Antwortdokument zu erstellen.
| Über die erweiterten Funktionen können Sie ein als Antwort erstelltes Dokument entfernen. |
Antwortdokument mit Genehmigung erstellen
Wenn Sie ein Antwortdokument für eine Anfrage mit einer Genehmigung erstellen, wird die Anfragefrist als Dokumentenfrist und die interne Frist als Genehmigungsfrist des Antwortdokuments vorgeschlagen.
Sie können konfigurieren, welche Fristen als Dokumenten- und Genehmigungsfrist oder Datum der Wiedervorlage übertragen werden soll. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.
Klicken Sie auf OK, um das Antwortdokument zu erstellen.
Wenn das Antwortdokument eine Genehmigung enthält, geht es aus der Anfrage hervor, wenn die Genehmigung des Antwortdokuments genehmigt wird. Dem Protokoll wird eine Nachricht hinzugefügt, und der Status der Anfrage ändert sich zu "Ausgeführt".
Antwortdokument senden
Das Antwortdokument wird automatisch an den Benutzer adressiert, der im Feld "Zurück an" in der Anfrage angegeben ist. Klicken Sie auf Absenden im Band des Antwortdokuments, um es an den Empfänger zu senden.
Wenn Sie das Antwortdokument senden, wird auch das Anfragedokument an den "Zurück an"-Benutzer gesendet. Beim Versand des Antwortdokuments wird die Anfrage als ausgeführt markiert.
| Sie können konfigurieren, wann eine Anfrage als ausgeführt markiert werden soll. Dies kann durch den Versand des Antwortdokuments, durch das endgültige Genehmigen der Genehmigung im Antwortdokument oder durch eine der beiden Handlungen in beliebiger Reihenfolge erfolgen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Zwischen dem Antwortdokument und dem Anfragedokument navigieren
Navigieren Sie zwischen dem Antwortdokument und dem Dokument mit der Anfrage mithilfe des Anfragesymbols im Band des Antwortdokuments. Klicken Sie auf Zur Anfrage gehen, um das Dokument mit der Anfrage zu öffnen.
Das Antwortdokument können Sie auch direkt von der Anfrage aus öffnen. Klicken Sie hierzu auf Antwortdokument öffnen im Anfragefenster.
Dokument als Antwort auswählen
Sie können eine Anfrage auch beantworten, indem Sie ein bereits vorhandenes Dokument als Antwort auswählen. Klicken Sie im Anfragefenster auf Dokument als Antwort auswählen, um ein Suchfenster zu öffnen.
Wählen Sie das gewünschte Dokument im Fenster aus und klicken Sie auf OK.
Im Hauptfenster können Sie auch ein Dokument mit einem Rechtsklick auswählen und im Kontextmenü Dokument als Antwort auf eine Anfrage auswählen auswählen.
Im Dialogfenster "Anfrage wählen" wird eine Liste der Anfragen angezeigt, mit denen das Dokument verknüpft werden kann. Wählen Sie die Anfrage aus, mit der das Dokument verknüpft werden soll, und klicken Sie auf Als Antwort verknüpfen.
Wenn Sie ein Dokument als Antwort auf eine Anfrage auswählen, heißt es, dass das Dokument als Antwortdokument mit der Anfrage verknüpft wird, genauso wenn Sie ein Antwortdokument über das Anfragefenster mit einem Klick auf Dokument als Antwort erstellen erstellen.
| Über die erweiterten Funktionen können Sie ein als Antwort ausgewähltes Dokument ersetzen oder ganz entfernen. |
Um ein Dokument als Antwort auf eine Anfrage verknüpfen zu können, muss eine Reihe Bedingungen erfüllt sein:
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Der Benutzer, der das Dokument als Antwort auf die Anfrage verknüpft, muss vollen Schreibzugriff auf das Dokument haben.
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Der Empfänger muss Lesezugriff sowohl auf die Anfrage als auch auf das Anfragedokument haben.
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Das Dokument ist nicht mit einer anderen Anfrage als Antwort schon verknüpft.
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Die Anfrage muss von einem Typ sein (reguläres Antwortdokument oder Genehmigung), den die Einrichtung der F2 Anfrage als Antwortdokument zulässt.
Wenn Sie das Dokument als Antwortdokument mit einer Anfrage verknüpft haben, wird es im Posteingang der Org.Einheit des Anfrageempfängers empfangen.
Klicken Sie auf Anfrage als ausgeführt markieren im Band, um die Anfrage auszuführen.
Kommentar hinzufügen und als ausgeführt markieren
Wenn es nicht erforderlich ist, ein Dokument zur Beantwortung zu erstellen oder auszuwählen, können Sie die Anfrage mit einem Kommentar beantworten.
Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen im Anfragefenster, um das Dialogfenster "Kommentar hinzufügen" zu öffnen. Schreiben Sie den Kommentar in das Textfeld und wählen Sie eventuell aus, die Anfrage als ausgeführt zu markieren. Mehrere Kommentare können zur gleichen Anfrage von verschiedenen Anfrageausführenden hinzugefügt werden. Nach einem Klick auf OK wird der Kommentar im Anfrageprotokoll sichtbar sein.
Wenn Sie die Anfrage als ausgeführt markieren, wird sie an den "Zurück an"-Benutzer zurückgesendet. Daraufhin werden Sie keine weitere Handlungen in der Anfrage vornehmen können.
Auf diese Weise stellt der Kommentar selbst die Antwort auf die Anfrage dar.
Anfrageausführenden wechseln
Klicken Sie auf Anfrageausführenden wechseln, um das Dialogfenster "Anfrageausführenden wechseln" zu öffnen. Hier können Sie einen neuen Anfrageausführenden auswählen und den neuen Anfrageausführenden verantwortlich für das Dokument machen (voller Schreibzugriff auf das Dokument ist erforderlich). Hier können Sie auch einen Kommentar hinzufügen.
Der neue Anfrageausführende erhält Zugriff auf die Anfrage, das Anfragedokument und gegebenenfalls ein Antwortdokument.
