Übersicht über Anfragen in F2
Bei der täglichen Arbeit mit F2 können Sie zahlreiche Anfragen versenden. Deshalb kann eine Suchliste über aktive Anfragen von großem Nutzen sein, um den Überblick zu behalten. F2 Anfrage ermöglicht es Ihnen, durch Suchen und durch die Einstellung der Anzeige die Suchlisten anzupassen.
Wenn Ihre Organisation die Module F2 Konzernanfrage und/oder F2 Externe Anfragen installiert hat, werden diese Arten der Anfrage auch in der Suchliste der aktiven Anfragen angezeigt.
Standardsuchen nach Anfragen
F2 wird standardmäßig mit zwei Standardsuchen nach Anfragen installiert:
-
”F2 Anfragen an meine Org.Einheit”.
-
”F2 Anfragen von meiner Org.Einheit”.
Die Standardsuchen finden Sie in der Listenübersicht links im Hauptfenster unter dem Knoten „Org.Einheitssuchen“.
Wenn Sie Empfänger einer Anfrage sind, werden Ihnen die aktuellen Anfragen an Ihre Org.Einheit unter „F2 Anfragen an meine Org.Einheit“ angezeigt. In der Suchliste werden Ihnen Dokumente angezeigt, die Anfragen beinhalten, bei denen der Anfrageempfänger entweder Sie selbst, Ihre aktuelle Org.Einheit oder ein Benutzer in Ihrer Org.Einheit ist.
Auf die gleiche Weise enthält die Suchliste „F2 Anfragen von meiner Org.Einheit“ alle von Ihrer Org.Einheit gesendeten Anfragen. In der Suchliste werden Ihnen Dokumente angezeigt, die Anfragen beinhalten, bei denen der Anfrageabsender Ihre aktuelle Org.Einheit oder ein Benutzer in Ihrer Org.Einheit ist.
Die Anfragen werden auch in der Suchliste „Gesendete Dokumente“ des Absenders der Anfrage und in der Suchliste „Posteingang“ des Empfängers der Anfrage angezeigt.
Nach Anfragen suchen
Alle Anfragen der Behörde, sowohl aktive als auch abgeschlossene, sind in der Suchliste „Archiv“ zu finden. Auf diese Weise können Sie eine Übersicht über alle Anfragen erstellen, auf die Sie mindestens Lesezugriff haben.
Bei solchen Suchen können Sie mithilfe von Metadatenfeldern von Anfragen suchen. Klicken Sie dazu im Band des Hauptfensters auf Erweiterte Suche und wählen Sie dann die Suchgruppe „Anfrage“ aus.
Die Suchgruppe "Anfrage"
Unter einigen Suchfeldern befindet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie zwischen mehreren Untertypen des Suchfelds auswählen können. In der Spalte "Suchfeld" wird jede verfügbare Art eines Suchfelds erwähnt. Wenn Sie ein Suchfeld mit vordefinierten Werten ausfüllen können, sind diese Werte in der Spalte „Mögliche Werte“ kursiv geschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Ersteller“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit Anfrageersteller ist. |
”Ersteller-Org.Einheit” |
Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, bei denen die ausgewählte Org.Einheit Anfrageersteller ist. |
„Anfragetyp“ |
Anfragetypen, die auf Administratorenebene eingerichtet werden. |
Hier suchen Sie nach Anfragen anhand ihres Typs. |
„Anfragefrist“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tage davor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Anfragen mit einer Frist, die der von Ihnen gewählten entspricht. Sie können nach spezifischen Daten und Zeiträumen suchen. |
„Interne Anfragefrist“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tage davor oder danach berechnet wird. Hier suchen Sie nach Anfragen mit einer internen Frist. Sie können nach spezifischen Daten und nach Zeiträumen suchen. |
”Anfragenummer" |
Zahl 571 4 |
Hier suchen Sie nach einer Anfrage mit der eingegebenen Anfragenummer. |
„Beschreibung“ |
Freitext |
Hier suchen Sie nach Anfragen, deren Beschreibung den von Ihnen gewählten Suchbegriff beinhaltet. |
„Empfänger“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit Anfrageempfänger ist. |
”Empfänger-Org.Einheit” |
Org.Einheit Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen mit Benutzern aus der ausgewählten Org.Einheit als Anfrageempfänger. |
„Ausführender“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit Anfrageausführender ist. |
”Aktueller Anfragestatus” |
Erstellt Gesendet Geändert Abgebrochen Weitergeleitet Angenommen Angenommen mit Kommentar Abgelehnt Antwortdokument erstellt Ausgeführt Abgeschlossen Mit Bewertung abgeschlossen |
Hier suchen Sie nach Anfragen anhand des Anfragestatus. Sie können gleichzeitig mehrere Status auswählen. |
„Ausgeführt“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie Anfragen, die ausgeführt oder nicht ausgeführt wurden. |
„Zurück an“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Hier suchen Sie nach Anfragen, für die eingestellt wurde, dass sie an den von Ihnen ausgewählten Benutzer/die von Ihnen ausgewählte Org.Einheit zurückgesendet werden sollen. |
„Genehmigt“ |
Ja Nein |
Hier suchen Sie nach Anfragen, die genehmigt oder nicht genehmigt wurden. |
Listenanzeigen
Die Ergebnisliste können Sie anpassen, um einen besseren Überblick über die Anfragen in „Posteingang“ sowie über die gezielte Suche nach Anfragen zu erhalten. Passen Sie die Ergebnisliste an, indem Sie Anfragen über der Ergebnisliste auswählen und relevante Spalten hinzufügen.
F2 hat eine Reihe von Spalten, die bei der Sortierung von Anfragen hilfreich sind, darunter die Spalten „Empfänger“, „Anfragestatus“ und „Anfragefrist“.
Anfragespalten bei Dokumentanzeige
| Spalte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Anfrage: Abgeschlossen“ |
Zeigt an, ob die Anfrage des Dokuments als abgeschlossen markiert ist. |
||
„Anfrage: Ausführungsdatum“ |
Zeigt an, wann eine Anfrage ausgeführt wurde. |
||
„Anfrage: Beantwortungsdatum“ |
Zeigt an, wann eine Anfrage beantwortet wurde, d.h. wann das Antwortdokument versendet wurde. |
||
„Interne Anfragefrist“ |
Zeigt die persönliche Frist des Anfrageempfängers an. |
||
„Anfrage“ |
Zeigt an, ob ein Dokument über eine Anfrage verfügt. |
||
„Anfrageausführender“ |
Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, der/die eine Anfrage eines gegebenen Dokuments ausführt. |
||
„Anfrageempfänger“ |
Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, der/die als Empfänger der Anfrage eingestellt ist. |
||
„Anfrageersteller“ |
Zeigt den Benutzer an, der die Anfrage erstellt hat. |
||
„Anfragefrist“ |
Zeigt die Frist an, die der Ersteller der Anfrage für diese eingerichtet hat. |
||
„Anfragestatus“ |
Zeigt folgende Status einer Anfrage an:
|
||
„Anfragetext“ |
Zeigt den Text an, der im Textfeld der Anfrage eingetragen wurde. |
||
„Anfragetyp“ |
Zeigt an, um welchen Anfragetypen es sich handelt.
|
Anfragespalten bei Anfrageanzeige
| Spalte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Absender des Dokuments“ |
Zeigt einen möglichen Absender des Dokuments an, wenn das Dokument beispielsweise als E-Mail versendet wurde. |
||
„Anfrage erstellt“ |
Zeigt Datum und Uhrzeit der Anfrageerstellung an. |
||
„Anfrage gesendet“ |
Zeigt Datum und Uhrzeit des Anfrageversands an. |
||
„Anfrageabsender“ |
Zeigt den Namen des Anfrageabsenders an. |
||
„Anfrageersteller“ |
Zeigt den Benutzer an, der die Anfrage erstellt hat. |
||
„Anfragetypen“ |
Zeigt den/die Type/en der Anfrage an.
|
||
„Anfragestatus“ |
Zeigt einen der folgenden Status an:
|
||
„Ausführender“ |
Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, welche die Anfrage bearbeitet. |
||
„Dokumentenbetreff“ |
Zeigt den aktuellen Dokumentenbetreff an. |
||
„Dokumenten-ID“ |
Zeigt Ihnen die ID-Nr. (Schlüssel) an, die dem Dokument bei der Erstellung automatisch zugewiesen wurde. |
||
„Eindeutiger Dokumentenbetreff“ |
Zeigt den aktuellen Betreff und die ID des Dokuments an. |
||
„Empfänger“ |
Zeigt den Benutzer oder die Org.Einheit an, der/die als Empfänger der Anfrage angegeben wurde. |
||
"Empfänger des Dokuments" |
Zeigt einen möglichen Empfänger des Dokuments an, wenn das Dokument beispielsweise als E-Mail versendet wurde. |
||
„Frist“ |
Zeigt die vom Ersteller der Anfrage festgelegte Frist an. |
||
„Interne Anfragefrist“ |
Zeigt die eigene Frist des Anfrageempfängers an. |
||
„Anfragenummer“ |
Zeigt die ID-Nummer der Anfrage an. |
||
„Symbol“ |
Zeigt das Anfragensymbol an. Lesen Sie mehr über die einzelnen Symbole. |
||
„Vorgangsbetreff“ |
Zeigt den Betreff des Vorgangs an. |
||
„Vorgangsnummer“ |
Zeigt die Nummer des Vorgangs an, mit dem das Anfragedokument verknüpft ist. |
Anfragesymbole
Das Symbol jeder einzelnen Anfrage zeigt die Frist und den Status einer Anfrage an. Halten Sie den Mauszeiger über ein Anfragesymbol, um einen Tooltipp angezeigt zu bekommen, der über den Status, die Frist, den Absender und den Empfänger der Anfrage sowie eine Beschreibung der Anfrage informiert. Wenn die Anfrage auch eine interne Anfragefrist hat, wird diese anstelle der Frist angezeigt.
| Symbol | Funktion |
|---|---|
|
Neue Anfrage erstellen. |
|
Anfrage ohne Frist. |
|
Anfrage mit mehr als sieben Tagen bis Fristende. |
|
Anfrage mit weniger als sieben Tagen bis Fristende. |
|
Anfrage mit überschrittener Frist. |
|
Änderungen* an Anfrage ohne Frist. |
|
Änderungen* an Anfrage mit mehr als sieben Tagen bis Fristende. |
|
Änderungen* an Anfrage mit weniger als sieben Tagen bis Fristende. |
|
Änderungen* an Anfrage mit überschrittener Frist. |
|
Ausgeführte Anfrage. |
|
Abgebrochene Anfrage. |
|
Abgeschlossene Anfrage. |
*= Änderungen an zum Beispiel Frist, Typ und/oder Beschreibung der Anfrage, die nach dem Absenden der Anfrage vorgenommen wurden.