Suchen

Sie können auf mehrere Arten in F2 suchen. Sie können eine Freitextsuche oder eine erweiterte Suche vornehmen, und außerdem können Sie mit dem Modul cSearch (Dokumentation auf Englisch verfügbar) suchen.

In F2 arbeiten alle Benutzer in einem großen, gemeinsamen Archiv. Hier werden alle E-Mails von und an alle/n Benutzer/n, Schriftstücke aus den gemeinschaftlich genutzten Laufwerken der Organisation, sowie Schriftstücke vom Computer der Benutzer gesammelt. Somit sind alle Informationen nur einmal in F2 hinterlegt. Dieses gemeinsame Archiv heißt in der F2-Sprache "Archiv". Alle Suchen in F2 werden grundsätzlich im „Archiv“ durchgeführt.

Suchlisten und Ordner in F2 stellen jeweils Teilmengen des „Archivs“ dar. Sie können in jeder der Listen oder Ordner suchen, die Ihnen auf der linken Seite des Hauptfensters zur Verfügung stehen, indem Sie auf die gewünschte Liste klicken.

Möglichkeiten der Suche

magnifying glass

Freitextsuche ist die einfachste Suche in F2. Freitextsuchen basieren auf Freitext, den Sie mit Operatoren kombinieren können. Freitextsuchen sollten in Listen mit relativ begrenzter Menge an Daten ausgeführt werden.

Erweiterte Suche: Nutzen Sie Operatoren und suchen Sie nach spezifischen Metadaten mit der erweiterten Suche, um die Suche zu verfeinern. Sie können eine erweiterte Suche speichern. Eine gespeicherte Suche ist dynamisch. Daher ist sie immer mit den Dokumenten und Vorgängen aktualisiert, die der Suche entsprechen.

participants

Nach Beteiligten suchen: Im Beteiligtenregister von F2 können Sie nach gespeicherten internen und externen Beteiligten suchen. Sie können mittels Kontextsuche einen Überblick bewahren, welche Beteiligten an Dokumenten und Vorgängen beteiligt sind.

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Ergebnisse anzeigen: Suchen zeigen nur Ergebnisse, die in der Liste, in der Sie suchen, vorkommen. Sie können entscheiden, ob Sie das Suchergebnis als Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen angezeigt bekommen möchten.

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Ergebnisliste sortieren: In F2 können Sie anpassen, welche Informationen Sie über Ihre Suchergebnisse sehen möchten, indem Sie Spalten der Ergebnisliste wählen und abwählen oder anpassen. Auf diese Weise können Sie die Ergebnisliste nach Ihren Bedürfnissen sortieren.

Eine gute Suche beginnt mit einer guten Markierung der Dokumente und Vorgänge. Befolgen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation, was Metadaten der Dokumente und die Benennung der Vorgänge angeht. So können Sie und Ihre Kollegen schnell das finden, was für Ihre Arbeit relevant ist.