Erweiterte Suche

Eine Suche über das Freitextsuchfeld endet schnell mit einem sehr umfangreichen Ergebnis. Sie können die Suche einschränken und präzisieren, indem Sie nach dem Inhalt suchen, der in den Metadatenfeldern hinterlegt ist. Dies wird als Erweiterte Suche bezeichnet.

Erweiterte Suchen werden mit Suchfeldern im Hauptfenster ausgeführt. Die Suchfelder sind in verschiedene Gruppen unterteilt und entsprechen den Metadaten in Dokumenten, Vorgängen, Chats und anderen Elementen in F2. Daher ermöglicht die Suche Ihnen, nach sehr spezifischem Inhalt zu suchen. Klicken Sie auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters (1), um die Gruppen der Suchfelder angezeigt zu bekommen (2).

Abbildung 1. Erweiterte Suche eingeschaltet

Denken Sie daran, vor Beginn der Suche zu prüfen, ob es bereits eine aktive erweiterte Suche gibt, da Sie sonst Gefahr laufen, ein unvollständiges oder irreführendes Ergebnis zu erhalten. Lesen Sie, wie Sie aktive erweiterte Suchen erkennen und löschen können.

Sie können die Höhe des Bereichs der erweiterten Suchfelder ändern und damit den sichtbaren Teil der Ergebnisliste anpassen. Klicken Sie hierzu auf den Splitter zwischen den Suchfeldern und der Ergebnisliste und ziehen Sie ihn in die gewünschte Position.

Abbildung 2. Auf den Splitter klicken und diesen ziehen, um die Höhe des Bereichs anzupassen

Sie können ebenso nach Suchfeldern suchen. Geben Sie den Suchtext im Feld über den Suchgruppen ein. F2 zeigt daraufhin alle Felder an, deren Name Ihren Suchtext enthält. Für die Durchführung der Suche müssen Sie nicht auf Enter drücken.

Die Suchfelder sind in Suchgruppen aufgeteilt. Jede Suchgruppe kann ausgeklappt werden, wenn Sie auf diese klicken. Jede Suchgruppe enthält eine Anzahl Suchfelder (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 3. Die Suchgruppe „Allgemein“

Wenn Ihnen ein Drop-down-Pfeil außerhalb des Namens des Suchfelds angezeigt wird, müssen Sie zunächst auswählen, nach welchem Wertetyp Sie suchen möchten.

Zum Beispiel wählen Sie unter „Dokumentenstatus“ aus, ob F2 nach dem Dokumenten- oder dem Vorgangsstatus oder nach beidem suchen soll.

Abbildung 4. Suchfeld mit Drop-down-Menü

Mehrere Suchfelder haben ein Informationssymbol . Klicken Sie auf das Symbol, um eine Beschreibung der speziellen Suchbegriffe, die im Suchfeld genutzt werden können, zu bekommen. Dies können beispielsweise die Begriffe "Nicht definiert" oder "Meine Org.Einheit" im Feld Dok.-/Vorgangsverantwortlicher sein, oder "+7" oder "Heute" im Feld Dokumentenfrist sein.

Abbildung 5. Information über Suchbegriffe im Suchfeld "Dokumentenfrist"

Sie können verfügbare spezielle Suchbegriffe in der Tabelle der relevanten Suchgruppe finden.

Wenn Sie ein Suchfeld mit einem Benutzer oder einer Org.Einheit ausfüllen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Den Namen des Benutzers oder der Org.Einheit eintragen, nach dem Sie im Suchfeld suchen möchten.
Auf das Symbol im Suchfeld klicken, um nach dem Benutzer im Beteiligtenregister von F2 zu suchen.
Auf das Symbol im Suchfeld klicken, um nach der Org.Einheit im Beteiligtenregister von F2 zu suchen.

Lesen Sie mehr über das Suchen im Beteiligtenregister von F2.

Wenn Sie nach Schlüsselwörtern oder Beteiligten von Dokumenten und Vorgängen suchen, steht Ihnen ein zusätzliches Drop-down-Menü zur Verfügung. Dies gilt für die Felder „Dok.-/ und Vorg.-Schlüsselwort“ unter der Suchgruppe „Allgemein“ und „Dokumenten-/ Vorgangsbeteiligte“ unter „Vorgangsrelevant“. Wenn Sie mehrere Schlüsselwörter oder Beteiligte eingeben, können Sie über das Drop-down-Menü auswählen, ob die Suchergebnisse mit mindestens einem oder allen eingegebenen Wörtern oder Beteiligten übereinstimmen sollen.

Abbildung 6. Feld mit Drop-down-Pfeil

Wenn Sie die relevanten Felder in der/den Suchgruppe/n ausgefüllt haben, die für Ihre Suche relevant ist/sind, klicken Sie auf die Lupe neben dem Freitextsuchfeld oder drücken Enter, um das Suchergebnis angezeigt zu bekommen.

Ausgefüllte Suchfelder sehen und löschen

Der Name einer Gruppe von Suchfeldern wird fettgedruckt markiert, wenn Sie darin ein oder mehrere Suchfelder ausgefüllt haben. Dies erleichtert es Ihnen, Suchfelder zu finden, wenn die dazugehörige Gruppe zusammengeklappt ist.

Abbildung 7. Gruppen von Suchfeldern

Wenn Sie ein Suchfeld ausgefüllt haben, wird ein Häkchen auf der Schaltfläche Suchkriterien rechts neben dem Freitextsuchfeld angezeigt. Mithilfe des Symbols auf Suchkriterien können Sie sehen, ob die erweiterten Suchfelder ausgefüllt sind. Dies ist auch der Fall, wenn Sie die erweiterten Suchfelder ausblenden.

Sie können ausgefüllte Suchfelder löschen, ungeachtet dessen, ob die erweiterte Suche aktiv ist oder nicht. Wenn die Funktion aktiv ist, wird die Schaltfläche Suchkriterien löschen rechts vom Suchfeld (1) angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die aktiven Suchkriterien zu löschen.

Abbildung 8. Funktionen mit denen Suchkriterien gelöscht werden können, wenn die erweiterte Suche aktiv ist

Ist die erweiterte Suche nicht eingeschaltet, können Sie die aktiven Suchkriterien von der Übersicht in Suchkriterien (2) löschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Übersicht zu sehen, und klicken Sie anschließend auf Alle aktiven Suchkriterien löschen (3). Sie können auch jederzeit die Tastenkombination Strg + Shift + X nutzen.

Wenn alle Suchkriterien gelöscht sind, können Sie die Liste, in der Sie suchen, neuladen. Sie können daher alle aktuellen Ergebnisse in der Ergebnisliste sehen.

Wenn Sie aktive Suchkriterien in einer gespeicherten Suche löschen, werden die gespeicherten Suchkritieren nicht gelöscht. Nur Suchkriterien, die Sie selbst hinzugefügt haben, werden gelöscht.