Suchergebnisse anzeigen

Das Ergebnis einer Suche wird Ihnen im F2 Hauptfenster angezeigt. Sie können auswählen, ob Ihnen die Ergebnisliste Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen anzeigen soll.

In Ihren persönlichen Einstellungen können Sie begrenzen, wie viele Suchergebnisse F2 anzeigen soll. Wenn diese Zahl beispielsweise auf 300 gesetzt ist, werden in der Ergebnisliste maximal 300 Dokumente angezeigt.

Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen in der Ergebnisliste anzeigen

Sie können auswählen, welche Art Elemente Ihnen in der Ergebnisliste des Hauptfensters angezeigt werden sollen. Klicken Sie hierzu auf die gewünschte Ansicht über dem Freitextsuchfeld im Hauptfenster. Sie können wählen, Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen angezeigt zu bekommen.

Abbildung 1. Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen in der Ergebnisliste anzeigen

Wenn Sie die Vorgangsanzeige wählen, wird die Ergebnisliste Vorgänge und die verknüpften Dokumente anzeigen. In dieser Anzeige können Sie keine Dokumente ohne Vorgangsverknüpfung sehen.

Dokumente anzeigen

Wählen Sie Dokumente, um das Ergebnis Ihrer Suche als Dokumente zu sehen. Die Ergebnisliste besteht aus allen Dokumenten, die den Suchkriterien der Suchliste entsprechen.

Eventuell angehängte Schriftstücke werden Ihnen durch Klicken auf das Symbol angezeigt (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 2. Anzeige eines Dokuments mit angehängten Schriftstücken

Vorgänge anzeigen

Wählen Sie Vorgänge, um das Ergebnis Ihrer Suche als Vorgänge zu sehen. Dokumente, die mit dem Vorgang verknüpft sind, werden in der Dokumentenliste rechts oder unter der Vorgangsliste angezeigt (siehe folgende Abbildung). Dokumente ohne Vorgangsverknüpfung werden nicht angezeigt.

Abbildung 3. Anzeige von Vorgängen in der Ergebnisliste

Wenn Sie diese Anzeige unter "Mein Schreibtisch" wählen, werden Sie keine neuen E-Mails sehen, die nach F2 importiert werden. Die einzige Ausnahme sind E-Mails, die schon eine Vorgangsverknüpfung haben.

Die Dokumentenliste des ausgewählten Vorgangs verfügt über ein separates Freitextsuchfeld und kann auf die gleiche Weise gefiltert werden, wie wenn die Ergebnisliste als Dokumente angezeigt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten Mit Suchbegriff filtern und Schaltfläche „Filter”.

Abbildung 4. Die Dokumente des ausgewählten Vorgangs

Die Dokumente des Vorgangs, welche die Suchkriterien der aktuellen Liste erfüllen, werden außerdem mit einem grünen Hintergrund hervorgehoben, wie in der obigen Abbildung dargestellt. In diesem Beispiel wird ein Dokument hervorgehoben, obwohl noch keine Suchkriterien in das Freitextsuchfeld eingegeben wurden. Dies liegt daran, dass sich dieses Dokument in der Suchliste „Posteingang“ befindet, aus welcher der Vorgang gesucht wurde. Die Dokumente mit weißem Hintergrund sind dem Vorgang zugeordnet, erscheinen jedoch nicht in der aktuellen Suchliste.

Schaltfläche "Filter" in der Vorgangsanzeige

Neben der Dokumentenliste sehen Sie die Schaltfläche Filter.

Mit dieser Schaltfläche können Sie, genau wie in der Ergebnisliste, die Dokumente des Vorgangs nach „Alle“, „Ungelesen“, „Mit Chats“, „Mit Dokumenten“ und „Mit Kennzeichen“ filtern und in dieser Ansicht auch nach „Übereinstimmung“. Wählen Sie „Übereinstimmung“ aus, um nur die Dokumente anzuzeigen, die den Suchkriterien der Liste entsprechen.

Abbildung 5. Der Filter „Übereinstimmung“

Weitere Informationen zur Schaltfläche finden Sie im Abschnitt Schaltfläche „Filter”.

Schriftstücke anzeigen

Wählen Sie Schriftstücke, um das Ergebnis Ihrer Suche als Schriftstücke zu sehen. Ein Vorhängeschloss-Symbol wird angezeigt, wenn ein Schriftstück gesperrt ist. In diesem Fall können Sie es nicht bearbeiten. Dies kann zum Beispiel sein, wenn ein Schriftstück einer gesendeten oder empfangenen E-Mail angehängt ist, oder der Verantwortliche das Schriftstück aktuell zur Bearbeitung gesperrt hat.

Abbildung 6. Schriftstücke in der Ergebnisliste anzeigen

Mit einem Doppelklick auf ein Schriftstück öffnet sich dieses direkt.

In der Ergebnisliste werden Ihnen alle Schriftstücke angezeigt, die Dokumenten angehängt sind, welche Ihren aktiven Suchkriterien entsprechen. Wenn ein einziges der Schriftstücke des Dokuments die Suchkriterien erfüllt, werden alle Schriftstücke des Dokuments angezeigt. Grund dafür ist, dass eine Freitextsuche in F2 stets auf Dokumenten basiert und der Inhalt, Betreff und die externe ID von Schriftstücken werden als Teil davon aufgefasst.

Anfragen anzeigen

Wählen Sie Anfragen, um das Ergebnis Ihrer Suche als Anfragen zu sehen.

Mit einem Doppelklick auf eine Anfrage öffnet sich das dazugehörige Dokument. Wenn mit einem Dokument mehrere Anfragen verbunden sind, taucht das Dokument mehrmals in der Ergebnisliste auf, da jede einzelne Anfrage des Dokuments mit einer eigenen Zeile angezeigt wird.

Abbildung 7. Anfragen in der Ergebnisliste anzeigen

Autogruppierung

Sie können die Ergebnisliste von F2 auf Grundlage einer ausgewählten Spalte gruppieren. Dies erfolgt über die Autogruppierung. Wenn Sie diese aktivieren, wird die Ergebnisliste nach der von Ihnen gewählten Spalte gruppiert.

Durch Klicken auf den Menüpunkt im Reiter „Einstellungen“ aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie die Autogruppierung (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 8. Der Menüpunkt „Autogruppierung“ im Reiter „Einstellungen“

Wenn der Menüpunkt Autogruppierung dunkelgrau markiert ist, ist die Autogruppierung aktiviert.

Abbildung 9. Autogruppering aktiviert

Wenn der Menüpunkt Autogruppering hellgrau hinterlegt ist, ist die Autogruppierung deaktiviert.

Abbildung 10. Autogruppering deaktiviert

In jeder Untergruppierung wird Ihnen die Gesamtzahl der Ergebnisse sowie die Zahl der ungelesenen Ergebnisse angezeigt. Dies gilt sowohl für das Haupt- als auch für das Vorgangsfenster.

Abbildung 11. Aktivierte Autogruppierung im Hauptfenster

In F2 können Sie Dokumenten ein Briefdatum in der Zukunft geben. Sie können diese Funktion zum Beispiel als Vorbereitung für die Ausarbeitung eines Schreibens nutzen, und zwar bis zu dem Datum, an dem es versendet werden soll. Auf diese Weise können Sie sich Dokumente als Gruppe in der Ergebnisliste anzeigen lassen, die ein Briefdatum in der Zukunft haben. Die Gruppe „Zukünftig“ wird Ihnen in der Ergebnisliste angezeigt, wenn Sie diese nach dem Briefdatum sortieren.

Gruppierung bearbeiten

In Verbindung mit der Konfiguration von F2 wird festgelegt, welche Spalten grundsätzlich in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen. Sie können Ihre eigene Gruppierung in Abhängigkeit davon erstellen, nach welcher Spalte Sie suchen möchten.

Abbildung 12. Der Menüpunkt „Gruppierung bearbeiten“ im Reiter „Einstellungen“

Klicken Sie auf Gruppierung bearbeiten im Band des Reiters „Einstellungen“, um die Zeilen in der Ergebnisliste zu gruppieren.

Abbildung 13. Sichtbarer Gruppierungsbereich

Die Zeilen werden sortiert, indem Sie die Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten, in das Gruppierungsfeld ziehen. Auf diese Weise erstellen Sie eine Gruppierungshierarchie (siehe folgende Abbildung). Sie können auf zwei Ebenen sortieren, indem Sie mehrere Spaltenüberschriften in das Gruppierungsfeld ziehen. Die Hierarchie bleibt bestehen, wenn Sie die Spalten aus der Ergebnisliste entfernen.

Abbildung 14. Erstellte Gruppierungshierarchie

Sie können die Gruppierungszeilen und somit die Möglichkeit einer Gruppierung entweder über Gruppierung bearbeiten im Menü oder durch Ziehen der entsprechenden Spaltenüberschriften hinab in die Spaltenliste der Ergebnisliste wieder entfernen.

Der Menüpunkt Gruppierung bearbeiten ist nur dann aktiv, wenn Sie die Autogruppering deaktiviert haben.

Wenn Sie Ihre eigene Gruppierungshierarchie erstellen, wird diese entfernt, sobald Sie die Autogruppierung auswählen. Deaktivieren Sie die Autogruppierung, muss die Gruppierungshierarchie neu aufgebaut werden.