Suche speichern

Sie können eine erweiterte Suche speichern, wenn Sie diese Suche erneut nutzen möchten. Gespeicherte Suchen sind Listen und somit dynamisch. Das bedeutet, dass neue Dokumente und Vorgänge, die die Suchkriterien erfüllen, automatisch einer Liste hinzugefügt werden, wenn Sie diese öffnen. Sie können eine geöffnete Liste zudem durch Betätigen von F5 aktualisieren.

Wenn Sie das Recht „Suchen verwalten“ haben, können Sie die gespeicherte Suche einer Org.Einheit zur Verfügung stellen oder als eine festgelegte Suche für die gesamte Organisation einrichten.

Persönliche Suchen

Alle Benutzer in F2 können persönliche Suchen speichern. Persönliche, gespeicherte Suchen können zum Beispiel genutzt werden, um Listen mit den Vorgängen, Schlüsselwörtern oder Kennzeichnen, die Sie am häufigsten nutzen, oder über die Sie einen Überblick brauchen, zu erstellen.

Neue persönliche Suche speichern

Erstellen Sie eine erweiterte Suche, um die Suche als eine persönliche Suche zu speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche speichern, die angezeigt wird, wenn die erweiterte Suche aktiv ist.

Abbildung 1. Suche speichern

Das Dialogfenster „Neue persönliche Suche speichern“ öffnet sich, wo Sie der Suche einen Namen geben können. Klicken Sie auf OK, um die Suche als eine Liste unter dem Knoten „Persönliche Suchen“ im Hauptfenster zu speichern.

Abbildung 2. Ausgeführte Suche benennen und speichern

Persönliche Suchen anzeigen

Persönliche Suchen werden unter der Liste „Persönliche Suchen“ in der Listenübersicht abgelegt. Das Symbol links des Namens der Suche zeigt Ihnen an, in welcher Liste die Suche vorgenommen wird. Das kann sowohl Standardlisten, Suchlisten der Org.Einheit und des Knotens „Sonstiges“ beinhalten.

Lesen Sie mehr über die Listen in F2 und die einzelnen Listensymbole.

Sie können immer sehen, welche Suchkriterien in einer gespeicherten Suche angewendet werden.

Beispiel: In der folgenden Abbildung hat Anna Schneider eine persönliche Suche gespeichert und zu ihren Favoriten hinzugefügt. Wenn sie nun den Mauszeiger über die Suchliste im linken Teil des Hauptfensters in F2 hält, werden ihr die Suchkriterien der entsprechenden Liste angezeigt.

In diesem Beispiel sind es die Suchkriterien „Kennzeichen („Persönlich: Dringend“)“ und „Verantwortlich („Persönlich“)“. Wenn Anna Schneider nun die Suchliste auswählt, werden ihr alle Dokumente angezeigt, die sie als dringend markiert hat und für die sie verantwortlich ist.

Abbildung 3. Eine gespeicherte Suche als Liste

Persönliche Suchen löschen und umbenennen

Sie können eine persönliche Suche jederzeit löschen oder umbenennen. Durch Rechtsklick auf eine persönliche Suche rufen Sie das Kontextmenü mit einer Reihe Funktionen auf. Die Abbildung unten zeigt das Kontextmenü für die persönliche Suche „Meine Aufgaben, wichtig“.

Abbildung 4. Eine persönliche Suche löschen oder umbenennen

Suchlisten merken sich, ob Felder angezeigt werden sollen

Suchlisten bewahren die Einstellungen in Bezug auf die Anzeige der Suchfelder. Das heißt, die Suchlisten zeigen Ihnen, inwiefern die Suchfelder angezeigt oder verborgen waren, als Sie diese Suchliste zuletzt aufgerufen hatten.

Abbildung 5. Suchfelder sind in der Ergebnisliste ausgeklappt

Sie können jederzeit auswählen, ob Ihnen die Suchfelder angezeigt oder diese verborgen werden sollen. Klicken Sie hierzu auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters.

Die Anzeige der Suchfelder können Sie standardmäßig aktivieren, indem Sie den Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster auswählen, auf Optionen klicken und im sich öffnenden Dialogfenster den Reiter „Hauptfenster“ auswählen. Entfernen Sie hier das Häkchen im Kontrollkästchen „Immer meine Suchfelder verbergen, wenn ich eine Liste wechsle“.

Lesen Sie mehr über Einrichtung und Einstellung.

Suchen benennen, die in Suchlisten der Org.Einheit durchgeführt wurden

Wenn Sie Suchen im Posteingang, Schreibtisch oder Archiv der Org.Einheit durchführen, merkt sich F2 nicht automatisch die Suchliste der Org.Einheit, aus welcher Sie die Suche vorgenommen haben. F2 zeigt an, in welchem Archiv die Suche vorgenommen wurde, jedoch nicht in welcher Org.Einheit. Deshalb ist eine konkrete Namensvergabe für Suchen in Suchlisten der Org.Einheit wichtig.

Der Grund dafür ist, dass ein Benutzer mehreren Org.Einheiten zugeordnet sein kann. F2 zeigt den Namen der Org.Einheit, mit der der Benutzer angemeldet war, als die Suche vorgenommen wurde, nicht an. Das gilt sowohl, wenn ein Benutzer persönliche Suchen erstellt, als auch, wenn ein Benutzer mit dem Recht „Suchen verwalten“ Suchen auf Org.Einheitsebene durchführt.

Hierzu ein Beispiel:

Florian Lutz hat mehrere Jobrollen und somit Zugriff auf Posteingang, Schreibtisch und Archiv in mehreren Org.Einheiten, darunter auf die Org.Einheit HR. Florian startet nun eine Suche im HR-Posteingang mit dem Suchkriterium: Dokumentenverantwortlicher = Florian Lutz.

Florian will seine Suche speichern. Da F2 aber, wie zuvor erwähnt, nicht anzeigt, in welcher Suchliste der Org.Einheit Florian sich befand, als er die Suche durchführte, weiß Florian, dass er einen Namen für seine Suche finden muss, aus dem die Org.Einheit hervorgeht. Er sollte daher der Suche nicht den Namen „Dokumente im Posteingang der Org.Einheit mit mir als Verantwortlichem“ geben, weil dies ein zu allgemeiner Name ist. Florian speichert und benennt die Suche stattdessen als „Dokumente im Posteingang von HR mit mir als Verantwortlichem“.

Persönliche Suchen (zum Beispiel Suchen in "Posteingang", "Mein Schreibtisch", ”Mein Archiv”) folgen der Org.Einheit, bei der Sie angemeldet sind. Dies gilt ebenfalls für Kennzeichen, Fristen, Gelesen-Markierungen usw.