Mit Operatoren suchen

Ergebnisse von Suchen im Freitextsuchfeld können einen großen Umfang haben. Um eine Suche zu verfeinern und ein besseres Suchergebnis zu erhalten, können Sie mithilfe von Operatoren suchen. Operatoren können Sie sowohl bei Suchen unter Verwendung des Freitextsuchfelds als auch in Verbindung mit erweiterten Suchfeldern benutzen.

In F2 stehen Ihnen folgende Operatoren zur Verfügung:

  • Sternchen (*)

  • AND

  • OR

  • NOT

  • Anführungszeichen („ “)

  • Klammern

Sternchen (*), AND, OR, NOT, Klammern und Anführungszeichen („ “) werden von F2 ausschließlich als Operatoren aufgefasst. Deshalb können Sie Suchen, die nur diese Operatoren enthalten, nicht durchführen. D.h., Sie können *, AND, OR, NOT oder „ “ nicht als Suchbegriffe verwenden. Ihr alleiniger Zweck besteht darin, Suchen zu präzisieren und nicht den Inhalt anzugeben.

Kombination von Suchoperatoren

Sie können die verschiedenen Operatoren kombinieren. Somit können mehrere Suchoperatoren in einem Suchstring im Freitextsuchfeld verwendet werden. F2 findet Ergebnisse, bei denen der gesamte Suchstring innerhalb desselben Objekts gültig ist. Ein Objekt ist z. B. der Betreff des Dokuments, ein angehängtes Schriftstück oder der Betreff des Vorgangs.

Beispiel: Wenn Sie nach "Bürgerklagen AND Bürgerbrief NOT Anfrage" suchen, findet F2 Ergebnisse, bei denen sowohl "Bürgerklagen" als auch "Bürgerbrief" im selben Objekt vorkommen, das Wort "Anfrage" jedoch nicht. Das Wort "Anfrage" kann noch an anderer Stelle im Suchergebnis erscheinen, z. B. im Betreff des Vorgangs.

Mit Sternchen* suchen

Sie können nach dem Suchbegriff das Zeichen * eintragen, um nach Wörtern, die mit einer bestimmten Teilmenge eines Textes beginnen, zu suchen. Wenn Sie zum Beispiel Hafen* in das Suchfeld eintragen, werden die Dokumente in der gewählten Suchliste aufgerufen, deren Inhalt, Betreff oder Vorgangsbetreff Wörter beinhalten, die mit Hafen beginnen, so zum Beispiel Hafenanlage, Hafenbehörde oder Hafenlotse.

Wenn Sie einen Text ohne * in das Suchfeld eintragen, wird dieses als ein Wort aufgefasst. In diesem Fall rufen Sie zum Beispiel mit dem Suchbegriff Hafen alle Dokumente auf, in deren Inhalt, Betreff oder Vorgangsbetreff das Wort Hafen vorkommt, wobei Dokumente, die zum Beispiel das Wort Hafenanlage beinhalten, nicht berücksichtigt werden.

Ein * können Sie nur als Suffix bei einer Suche nutzen, d.h. am Ende eines Wortes wie zum Beispiel Hafen*. Wenn Sie ein * vor oder in der Mitte eines Wortes nutzen, wird die Suche keine Ergebnisse liefern.

Mit AND suchen

Wenn Sie AND zwischen zwei Suchbegriffe eintragen, sucht F2 nach den Dokumenten, die beide Wörter enthalten. Wenn Sie in das Suchfeld zum Beispiel Hafen AND Container_ eintragen, sucht F2 nach Dokumenten, die sowohl Hafen als auch Container beinhalten.

Wenn Sie nichts zwischen die beiden Wörter schreiben, wird die Suche ausgeführt, als hätten Sie ein AND zwischen den Wörtern eingetragen. AND ist also der implizierte Operator zwischen zwei Wörtern bei einer Suche, wenn Sie nichts Anderweitiges angegeben haben.

Mit OR suchen

Wenn Sie zwischen zwei Suchbegriffe OR eintragen, sucht F2 nach Dokumenten, die entweder das eine oder das andere Wort beinhalten. Wenn Sie in das Suchfeld Hafen OR Container eintragen, sucht F2 nach den Dokumenten, die entweder Hafen oder Container beinhalten.

Das Verwenden des Operators OR wird Ergebnisse aufgerufen, die sowohl eines als auch beide Suchbegriffe enthalten.

Mit NOT suchen

Den Operator NOT nutzen Sie, wenn Sie alle die Ergebnisse aufrufen möchten, deren Inhalt und Betreff Suchbegriff A beinhalten, aber nicht Suchbegriff B. Hierzu können Sie die Suche nach dem Muster „Suchbegriff A NOT Suchbegriff B“ ausführen.

Zum Beispiel rufen Sie über die Suche Hafen NOT Container alle Ergebnisse in der aktuell ausgewählten Suchliste auf, die Hafen, jedoch nicht das Wort Container beinhalten.

Sie können keine Suchen vornehmen, die ausschließlich NOT gefolgt von einem Wort beinhalten, um damit Suchergebnisse auszuschließen, die dieses Wort beinhalten. Dies liegt darin begründet, dass die Datenbank eine positive Suchliste erstellt, bevor sie Dokumente davon entfernen kann, die das Wort beinhalten, das Sie nach NOT angegeben haben.

Mit Anführungszeichen „“ suchen

Wenn Sie Suchbegriffe in Anführungszeichen („“) setzen, sucht F2 nach den Dokumenten, die genau diese Wörter beinhalten. Wenn Sie zum Beispiel „Erika Mustermann“ in das Suchfeld eintragen, sucht F2 nach Dokumenten, die „Erika Mustermann“ beinhalten. Diese Suche wird aber keine Ergebnisse aufrufen, die zum Beispiel „Erika Maria Mustermann“ oder „Erika und Martin Mustermann“ enthalten.

Mit Klammern suchen

Suchbegriffe können durch Klammern gruppiert werden. Beispielsweise liefert eine Suche nach Sitzung AND Tagesordnung OR Teilnehmer Ergebnisse, die entweder die beiden Wörter „Sitzung“ und „Tagesordnung“ oder Ergebnisse mit dem Wort „Teilnehmer“ enthalten. Die Suche kann präziser sein, indem Sie um einige der Suchbegriffe Klammern setzen. Eine Suche nach Sitzung AND (Tagesordnung OR Teilnehmer) liefert beispielsweise Ergebnisse, die sowohl „Sitzung“ als auch „Tagesordnung“ enthalten, sowie Ergebnisse, die „Sitzung“ und „Teilnehmer“ enthalten.

Stoppwort (Konfigurationsmöglichkeit)

Auf Installationsniveau kann konfiguriert werden, ob die Funktion „Stoppwort“ bei Suchen ein- oder ausgeschaltet sein soll. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. Stoppworte sind eine Reihe von Wörtern, Zeichen o.ä., die NICHT berücksichtigt werden, wenn Sie mithilfe des Freitextsuchfeldes suchen.

Dies können zum Beispiel allgemeine Wörter, wie „und“, „aber“ oder „für“ sein. Wenn die Funktion „Stoppwort“ eingeschaltet ist, werden keine Ergebnisse aufgerufen, wenn ein solches Wort in ein Suchfeld oder Metadatenfeld eingetragen wird.