Nach Beteiligten suchen
Das Beteiligtenregister von F2 beinhaltet die internen und externen Kontakte der Organisation sowie Ihre privaten Kontakte.
Das Beteiligtenregister können Sie über einen Klick auf das Beteiligtensymbol 
in der Navigationszeile der Listen- und Ordneranzeige auf der linken Seite des Hauptfensters oder über Verwendung des Tastaturbefehls Strg+K öffnen. Das Beteiligtenregister wird Ihnen daraufhin in der Ergebnisliste angezeigt.
Klicken Sie in der Listenübersicht des geöffneten Beteiligtenregisters auf den gewünschten Knoten, um die mit dem ausgewählten Knoten verbundenen Kontakte anzuzeigen. Wenn Sie den Knoten "Alle" öffnen, sucht F2 nicht automatisch nach Beteiligten, genauso wie F2 nicht automatisch nach Dokumenten und Vorgängen sucht, wenn Sie "Archiv" in der Listenübersicht des Hauptfensters öffnen.
Im Beteiligtenregister können Sie sowohl über das Freitextsuchfeld als auch über die erweiterten Suchfelder suchen. Geben Sie einen Text in das Freitextsuchfeld ein, um mit der Filterung der Ergebnisse in der Ergebnisliste zu beginnen, und klicken Sie auf die Lupe oder drücken Sie auf Enter, um die Beteiligten und Beteiligteninformationen des ausgewählten Knotens zu durchsuchen. Wenn Sie einen Knoten suchen, durchsuchen Sie auch dessen Unterknoten und deren Beteiligte.
Erweiterte Suchen im Beteiligtenregister durchführen
Klicken Sie auf einen Knoten im Beteiligtenregister, um in diesem eine Suche vorzunehmen.
Sie können in folgenden Unterpunkten suchen:
-
Alle Kontakte
-
Behörde inkl. untergeordneter Org.Einheiten
-
Externe Kontakte
-
Private Kontakte
Danach suchen Sie entweder über das Freitextsuchfeld oder durch Klicken auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters.
Wenn Sie auf Erweiterte Suche klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü mit Suchgruppen, in denen Sie nach konkreten Metadaten suchen können (siehe folgende Abbildung).
Die erweiterte Suche nach Beteiligten funktioniert wie die erweiterte Suche im „Archiv“. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Erweiterte Suche.
Favoritensuchfelder
Sie können Ihre eigenen bevorzugten Suchgruppen mit selbst gewählten Suchfeldern einrichten und ändern.
Dies erfolgt durch Klicken auf Favoritensuchfelder bearbeiten im Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster. Ein Dialogfenster mit einer Vielzahl an vordefinierten Suchfeldern öffnet sich.
Danach klicken Sie auf Beteiligte links im Dialogfenster und setzen ein Häkchen an die Suchfelder, die Teil Ihrer persönlichen Favoritensuchgruppe werden sollen.
Ihre Auswahl schließen Sie mit einem Klick auf OK ab.
Die ausgewählten Suchfelder werden nun Teil der Suchgruppe „Favoriten“, die Sie mit einem Klick auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters einsehen können (siehe folgende Abbildung).
Sie können Favoritensuchfelder auch hinzufügen, indem Sie, wenn eine Suchgruppe angezeigt wird, auf den grauen Stern eines Suchfelds klicken. Halten Sie den Mauszeiger über ein Suchfeld. Klicken Sie auf den grauen Stern, um das Suchfeld als Favoriten hinzuzufügen. Der Stern wird gelb. Klicken Sie auf den gelben Stern, um das Feld von den Favoriten zu entfernen.
Suchgruppen einer Beteiligtensuche
In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Suchfelder in den Suchgruppen beschrieben.
Die Suchgruppe „Basis“
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„BBNr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten, die mit einer gewählten BBNr. verknüpft sind. |
„Beteiligte mit begrenztem Zugang“ |
Ja Nein |
Hiermit suchen Sie nach externen Beteiligten mit begrenztem Zugang (Zukaufsmodul) |
„Kontakt-Nr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach einem Beteiligten mit der Beteiligtennummer, die F2 dem Beteiligten bei dessen Einrichtung im F2 Beteiligtenregister automatisch zugewiesen hat. |
„Name“ |
Benutzer Org.Einheit |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit dem jeweiligen Namen. |
Die Suchgruppe „Kontaktinfo“
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|---|
„Adresse“ |
Adresse, Stadt oder Postleitzahl |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen Adresse, Stadt oder Postleitzahl. |
||
„E-Mail“ |
E-Mail-Adresse |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen E-Mail-Adresse. |
||
„Telefon-Nr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen Telefonnummer.
|
||
„Handy Nr.“ |
Nummer |
Hiermit suchen Sie nach Beteiligten mit der eingetragenen Handynummer. |
Suchergebnisse filtern
Wie auch im Hauptfenster können Sie im Beteiligtenregister die Suchergebnisse filtern. Hierzu stehen Ihnen die Filter „Aktive“ und „Inaktive“ zur Verfügung (siehe folgende Abbildung). Diese sehen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Filter klicken.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Filter beschrieben:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
|
Zeigt Ihnen alle aktiven Beteiligten im Beteiligtenregister an. |
|
Zeigt Ihnen alle inaktiven Beteiligten im Beteiligtenregister an. |
Kontext-Suche
Mit der Kontext-Suche können Sie im Blick behalten, welche Beteiligten in bestimmte Dokumente und/oder Vorgänge involviert sind. Auf diese Weise können Sie über den Unterpunkt „Kontext“ im Kontextmenü eine gesammelte Übersicht über alle Beteiligten erhalten, die in von Ihnen gewählte Dokumente und/oder Vorgänge involviert sind.
Sie können diese Suche auch umdrehen, sodass Sie die Dokumente und/oder Vorgänge aufrufen können, in die ausgewählte Beteiligte involviert sind. Sie können also in beide Richtungen suchen.
Die Kontext-Suche verwenden Sie also um:
-
von Beteiligten ausgehend nach Dokumenten/Vorgängen zu suchen.
-
von Dokumenten/Vorgängen ausgehend nach Beteiligten zu suchen.
Sie suchen per Rechtsklick im Haupt-, Dokumenten- und Vorgangsfenster sowie in der Dokumenten- und Vorgangsvorschau.
F2 wird mit den folgenden vier vorab definierten Suchen für den Kontext-Menüpunkt geliefert:
-
Alle Beteiligten, die an einem oder mehreren ausgewählten Dokumenten beteiligt sind.
-
Alle Beteiligten, die an einem oder mehreren ausgewählten Vorgängen beteiligt sind.
-
Alle Dokumente mit einem ausgewählten Beteiligten .
-
Alle Vorgänge mit einem ausgewählten Beteiligten.
| Die Bezeichnung „Beteiligte“ umfasst sowohl „Verantwortlicher“ und „Ergänzender Sachbearbeiter“ als auch E-Mail-Absender und -Empfänger. |
Alle Kontext-Suchen werden immer als Suchergebnis in einem neuen Suchreiter im Hauptfenster geöffnet.
| Bei der Installation können kundenspezifische Kontext-Suchen eingerichtet werden. Auf diese Weise können Funktionen zur Durchführung verwandter Suchen auf der Grundlage von Metadaten hinzugefügt werden, z. B. für Dokumente, in denen ausgewählte Beteiligte als "Verantwortliche" gelten. Kontext-Suchen können zudem in gewissen Fällen so konfiguriert werden, dass sich das erste Suchergebnis automatisch öffnet. Für weitere Informationen kontaktieren Sie cBrain. |
Hierzu ein Beispiel einer Kontext-Suche:
Anna Schneider möchte sehen, welche Beteiligten in ein Dokument involviert waren, das im Archiv liegt.
Anna markiert das betreffende Dokument und öffnet mittels Rechtsklick das dazugehörige Kontextmenü. In diesem wählt sie ganz unten den Menüpunkt Kontext aus und klickt danach auf Alle Beteiligten dieses Dokuments (siehe folgende Abbildung).
F2 öffnet den Knoten „Alle“ des Beteiligtenregisters in einem neuen Suchreiter in Annas Hauptfenster. Im Suchreiter werden alle Beteiligten angezeigt, die an dem von Anna markierten Dokument beteiligt sind.
Anna möchte nun ihre Suche noch etwas spezifizieren. Sie möchte wissen, an welchen Vorgängen die Beteiligten „Bassam Celil" und "Ella Wagner" beteiligt sind. Anna markiert dazu die beiden Beteiligten im Suchergebnis, d.h. im Suchreiter „Alle“ und öffnet mit einem Rechtsklick das dazugehörige Kontextmenü. In diesem wählt Anna Kontext aus und klickt auf Alle Vorgänge mit diesem Beteiligten.
F2 öffnet einen weiteren neuen Suchreiter mit dem Suchergebnis, das alle Vorgänge anzeigt, an denen die markierten Benutzer beteiligt sind.
Auf diese Weise kann Anna Schneider die F2 Suche „Kontext“ verwenden, um zum einen über Beteiligte nach Dokumenten/Vorgänge und zum anderen über Dokumente/Vorgänge nach Beteiligten zu suchen.