Inhalt des Vorgangsverlaufs ausfüllen

Füllen Sie den Inhalt des Vorgangsverlaufs im Blatt "Vorgangsverlauf" in der Designvorlage aus. Hier definieren Sie die Schritte, aus denen der Vorgangsverlauf bestehen soll. Der Vorgangsverlauf wird von mehreren Phasen, die verschiedene Aufgaben enthalten, die in der Vorgangsbearbeitung bearbeitet werden sollen, aufgebaut.

Nutzen Sie folgende Vorgehensweise, wenn Sie den Inhalt für den Vorgangsverlauf im Blatt "Vorgangsverlauf" ausfüllen:

Geben Sie Phasen- und Aufgabennamen an (1).
Wählen Sie Aufgabenelemente aus, aus denen die jeweiligen Aufgaben bestehen sollen (2).
Definieren Sie das Dokument und dazugehörende Schriftstückvorlagen, wenn in Verbindung mit einer Aufgabe ein Dokument und Schriftstück erstellt werden soll (3).
Geben Sie Statusphasen für die Aufgaben (4) an, und wenn der Lösung ein Verwaltungsregal hinzugefügt werden soll, müssen Sie die verschiedenen Fächer im Verwaltungsregal definieren.

Abbildung 1. Beispiel für Inhalt eines Vorgangsverlaufs

Phasen und Aufgaben

Phasen machen die Struktur des Flows vom Vorgangsverlauf aus. Jede Phase besteht aus einer oder mehreren Aufgaben. Jede Aufgabe kann verschiedene Aufgabenelemente beinhalten, wie beispielsweise ein Kommentarfeld, Entscheidungsfeld und Kontrollliste, die die Vorgangsbearbeitung unterstützen. Die Phasen- und Aufgabennamen erscheinen in der Benutzeroberfläche im Vorgangsverlaufreiter.

Im Blatt "Aufgabenlayouts" können Sie komplexere Aufgaben definieren, und im Blatt "Berechnung" können Sie Berechnungen aufstellen, deren Input oder Output in den komplexeren Aufgaben einbezogen werden kann.

Abbildung 2. Phase (1) und Aufgaben (2) in der Benutzeroberfläche

Phasen- und Aufgabennamen angeben

Benennen Sie die Phasen und Aufgaben so, dass sie in der Vorgangsbearbeitung Sinn ergeben.

Wenn eine Phase mehrere Aufgaben beinhalten soll, müssen Sie den Aufgaben, die zusammengehören, denselben Phasennamen in der Designvorlage geben. Beachten Sie das Bildschirmfoto der Designvorlage unten.

Abbildung 3. Aufgaben in der Designvorlage, die zur selben Phase gehören

Aufgabenelemente auswählen

Jede Aufgabe kann aus verschiedenen Elementen bestehen. Die Aufgabenelemente werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben. Die Bilder in der Tabelle zeigen Bespiele von Zellen in der Designvorlage.

Aufgabenelement	Beschreibung
Kommentarfeld	Setzen Sie ein Kreuz neben "Kommentarfeld hinzufügen", wenn die Aufgabe ein Feld beinhalten soll, indem ein Sachbearbeiter einen Kommentar für die Vorgangsbearbeitung in der entsprechenden Aufgabe schreiben kann. In der Zelle "Erläutender Text vor Kommentarfeld" können Sie angeben, welche Art Information im Kommentarfeld vorkommen sollen. Abbildung 4. Beispiel für das Aufgabenelement Kommentarfeld
Entscheidungsfeld und Funktionstrennung	Setzen Sie ein Kreuz neben ”Ja/Nein-Feld hinzufügen", um der Aufgabe ein Drop-down-Menü mit den Möglichkeiten "Ja" und "Nein" hinzuzufügen. Das Drop-down-Menü kann beispielsweise genutzt werden, um anzugeben, ob ein Vorgang entschieden oder überprüft worden ist. In der Zelle "Erläutender Text vor Ja/Nein-Feld" können Sie angeben, was das Ja/Nein-Feld entscheidet. Setzen Sie ein Kreuz neben "Ja/Nein-Feld funktionstrennen", wenn die Aufgabe funktionsgetrennt werden soll. Funktionstrennung bedeutet, dass ein Benutzer eine Entscheidung in einem Vorgang treffen kann, aber dass es ein anderer Benutzer sein muss, der die Entscheidung überprüft und genehmigt. Bedenken Sie in diesem Fall, dass mindestens eine andere Aufgabe im Vorgangsverlauf auch funktionsgetrennt sein muss. Abbildung 5. Beispiel für die Aufgabenelemente Entscheidungsfeld und Funktionstrennung
Kontrollliste und Kontrolllistenfragen	Setzen Sie ein Kreuz neben "Kontrollliste hinzufügen", wenn die Aufgabe eine Kontrollliste beinhalten soll. Die Kontrollliste kann beispielsweise genutzt werden, um zu markieren, dass diverse Informationen über den Bürger, um die sich der Antrag handelt, eingeholt worden sind. Geben Sie die Überschrift der Kontrollliste in der Zelle "Überschrift der Kontrollliste" ein. In der Zelle "Erläutender Text vor Kontrollliste" können Sie beispielsweise angeben, welche Information der Sachbearbeiter einholen oder kontrollieren soll. Füllen Sie die Anzahl Reihen unten neben "Kontrollliste, Frage 1/2/3" aus, abhängig davon, wie viele Fragen die Kontrollliste beinhalten soll. Abbildung 6. Beispiel für die Aufgabenelemente Kontrollliste und Kontrolllistenfragen

Aufgabenelement

Beschreibung

Kommentarfeld

Setzen Sie ein Kreuz neben "Kommentarfeld hinzufügen", wenn die Aufgabe ein Feld beinhalten soll, indem ein Sachbearbeiter einen Kommentar für die Vorgangsbearbeitung in der entsprechenden Aufgabe schreiben kann.

In der Zelle "Erläutender Text vor Kommentarfeld" können Sie angeben, welche Art Information im Kommentarfeld vorkommen sollen.

Abbildung 4. Beispiel für das Aufgabenelement Kommentarfeld

Entscheidungsfeld und Funktionstrennung

Setzen Sie ein Kreuz neben ”Ja/Nein-Feld hinzufügen", um der Aufgabe ein Drop-down-Menü mit den Möglichkeiten "Ja" und "Nein" hinzuzufügen. Das Drop-down-Menü kann beispielsweise genutzt werden, um anzugeben, ob ein Vorgang entschieden oder überprüft worden ist.

In der Zelle "Erläutender Text vor Ja/Nein-Feld" können Sie angeben, was das Ja/Nein-Feld entscheidet.

Setzen Sie ein Kreuz neben "Ja/Nein-Feld funktionstrennen", wenn die Aufgabe funktionsgetrennt werden soll. Funktionstrennung bedeutet, dass ein Benutzer eine Entscheidung in einem Vorgang treffen kann, aber dass es ein anderer Benutzer sein muss, der die Entscheidung überprüft und genehmigt.

Bedenken Sie in diesem Fall, dass mindestens eine andere Aufgabe im Vorgangsverlauf auch funktionsgetrennt sein muss.

Abbildung 5. Beispiel für die Aufgabenelemente Entscheidungsfeld und Funktionstrennung

Kontrollliste und Kontrolllistenfragen

Setzen Sie ein Kreuz neben "Kontrollliste hinzufügen", wenn die Aufgabe eine Kontrollliste beinhalten soll. Die Kontrollliste kann beispielsweise genutzt werden, um zu markieren, dass diverse Informationen über den Bürger, um die sich der Antrag handelt, eingeholt worden sind.

Geben Sie die Überschrift der Kontrollliste in der Zelle "Überschrift der Kontrollliste" ein.

In der Zelle "Erläutender Text vor Kontrollliste" können Sie beispielsweise angeben, welche Information der Sachbearbeiter einholen oder kontrollieren soll.

Füllen Sie die Anzahl Reihen unten neben "Kontrollliste, Frage 1/2/3" aus, abhängig davon, wie viele Fragen die Kontrollliste beinhalten soll.

Abbildung 6. Beispiel für die Aufgabenelemente Kontrollliste und Kontrolllistenfragen

Sie müssen die Aufgabenelemente in der Spalte in der Designvorlage ausfüllen, die zur entsprechenden Aufgabe gehören. Im folgenden Beispiel sind Aufgabenelemente für die Aufgabe "Veranstaltung überprüfen" in der Designvorlage ausgefüllt. Auf der rechten Seite sind die eingegebenen Aufgabenelemente in der Benutzeroberfläche im Vorgangsverlauf in F2 dargestellt.

Abbildung 7. Beispiel für Aufgabenelemente in der Designvorlage und in F2

Dokument und Schriftstückvorlage definieren

In den einzelnen Aufgaben im Vorgangsverlauf können Dokumente mit dazugehörenden Schriftstückvorlagen erstellt werden. In der Designvorlage können Sie dem Dokument einen Betreff geben und definieren, welche Schriftstückvorlage dem Dokument hinzugefügt werden soll. Die Schriftstückvorlage muss in F2 erstellt sein, bevor die Designvorlage hochgeladen wird.

Abbildung 8. Beispiel der Verwendung von Schriftstückvorlagen in der Designvorlage

Benennen Sie das Dokument in der Zelle "Vorlage/Dokumentenbetreff”. Die angehängte Schriftstückvorlage wird denselben Betreff erhalten. In der Zelle "Vorlage (Externe ID)" geben Sie die externe ID der Schriftstückvorlage von F2 an, die Sie gerne anwenden möchten.

In der entsprechenden Aufgabe im Vorgangsverlauf klicken Sie auf Dokument erstellen. F2 erstellt und öffnet das Dokument mit der ausgewählten Schriftstückvorlage. Auf der Aufgabe wird ein Log über die Dokumente, die erstellt wurden, angezeigt.

Abbildung 9. Aufgabe im Vorgangsverlauf, bei der ein Dokument erstellt wurde

Automatischer Versand von E-Mail

Es gibt zwei Zellen, die Sie ausfüllen müssen, wenn Sie in der Zelle "Automatischer Versand von E-Mail" im Blatt "Vorgangsverlauf" in der Designvorlage ein Kreuz gesetzt haben. Sie haben damit ausgewählt, dass F2 automatisch eine E-Mail mit einer Bestätigung versendet, wenn ein Bürger einen Antrag über den Self-Service gestellt hat. Das Dokument und die Schriftstückvorlage, die angewendet werden soll, muss daher in der Designvorlage definiert werden.

In der ersten Aufgabe im Vorgangsverlauf, benennen Sie das Dokument und geben eine externe ID für die Schriftstückvorlage, die F2 versenden soll, an. Dies tun Sie, indem Sie die Zellen "Vorlage/Dokumentenbetreff" und "Vorlage (Externe ID)" ausfüllen, wie im Abschnitt Dokument und Schriftstückvorlage definieren beschrieben.

Abbildung 10. Die Zellen "Vorlage/Dokumentenbetreff" und "Vorlage (Externe ID)"

Damit F2 die E-Mail automatisch versenden kann, müssen im Blatt "Self-Service" in der Designvorlage zwei Felder sein, die die Feld-IDs "Name" und E-Mail" anweden. F2 verknüpft diese Feld-IDs als Empfänger der E-Mail. Lesen Sie mehr über die Verwendung von Seriendruckfeldern im Abschnitt Seriendruckfelder im Dokumenten- und Vorgangsbetreff verwenden.

Die E-Mail wird automatisch auf dem Vorgang registriert.

Statusphasen ausfüllen

Füllen Sie Statusphasen in der Reihe neben der Zelle "Statusphase" der Aufgaben in der Designvorlage aus. Es ist nicht obligatorisch, eine Statusphase für eine Aufgabe anzugeben. Sie können auch diesselbe Statusphase bei mehreren Aufgaben angeben. Die Namen der Statusphasen, die in die Designvorlage geschrieben werden, müssen mit den Namen der Statusphasen in F2 übereinstimmen.

Abbildung 11. Statusphasen für jede Aufgabe ausgefüllt

Statusphasen müssen in F2 erstellt sein, bevor die Designvorlage hochgeladen wird.