Designvorlage

In der Designvorlage legen Sie die Vorgangschritte fest, aus denen der Vorgangsverlauf bestehen soll. Sie wählen hier zudem aus, ob ein Self-Service und ein Verwaltungsregal mit dem Vorgangsverlauf verknüpft werden sollen. Sie können auch Berechnungen einrichten, die in Vorgangsverlaufsaufgaben und Self-Service eingehen können.

Dieses Handbuch basiert auf einem Beispiel für einen Vorgangsprozess, bei dem ein Bürger eine Veranstaltungsgenehmigung bei einer Behörde beantragen will. Der Antragsprozess passiert über einen Self-Service, auf dem der Bürger einige Informationen ausfüllen, darunter ob der Bürger einen Zuschuss für die Veranstaltung beantragen möchte. Der Antrag geht daraufhin automatisch als ein Vorgang in F2 ein, wo ein Mitarbeiter die Sachbearbeitung über einen Vorgangsverlauf vornehmen kann. Mitarbeiter und leitende Mitarbeiter können den Fortschritt eines Vorgangs mithilfe des dazugehörenden Verwaltungsregals verfolgen. Das Verwaltungsregal bietet einen grafischen Überblick über aktive Vorgänge, die auf relevante Vorgangsschritte und in Bezug auf Fristen verteilt sind.

In einem integrierten Verwaltungsregal erhält die Organisation einen grafischen und operationalen Überblick über die Vorgangsproduktion und Ressourcenzuweisung.

Leere Designvorlage herunterladen

Sie können eine leere Service Builder-Designvorlage über das Dialogfenster "Datei in F2 hochladen" herunterladen. Das Dialogfenster ist Teil des Moduls F2 Dateiupload (Dokumentation auf Englisch verfügbar). Das Recht "Kann Dateien hochladen" ist erforderlich, um das Modul verwenden zu können.

Öffnen Sie "Datei in F2 hochladen", indem Sie zuerst auf Datei hochladen auf dem Reiter "Einstellungen" klicken. Das Fenster "In F2 hochgeladene Dateien" öffnet sich. Klicken Sie auf Neue Dateien hochladen, um das gewünschte Dialogfenster zu öffnen.

Wählen Sie Service Builder-Designvorlage (1) unter "Dateityp" aus, um eine leere Designvorlage herunterzuladen. Klicken Sie daraufhin unter "Dateien" auf Als leere Vorlage herunterladen (2) und speichern Sie die Designvorlage lokal auf Ihrem Computer.

Abbildung 1. Leere Designvorlage herunterladen

Beim Speichern der Designvorlage ist es wichtig, dass der Dateiname einmalig ist. F2 verwendet den Dateinamen, um vorhandene Dateien mit demselben Namen zu überschreiben, wenn die Designvorlage mehrmals in F2 hochgeladen wird. Der Dateiname sollte nur aus Buchstaben, ganzen Zahlen und Unterstrichen ("_") bestehen. Er darf keine Leerzeichen, ä, ö, ü, ß oder andere Sonderzeichen enthalten.

Aufbau der Designvorlage

Die Designvorlage besteht aus vier Blättern:

Vorgangsverlauf
Self-Service
Aufgabenlayouts
Berechnung.

Abbildung 2. Die vier Blätter in der Designvorlage

Sie müssen die Designvorlage mit Stammdaten für sowohl den Vorgangsverlauf als auch den Self-Service auf den relevanten Blättern ausfüllen. Sie definieren die einzelnen Vorgangsschritte auf dem Blatt "Vorgangsverlauf" und die einzelnen Seiten und Felder für den Self-Service auf dem Blatt "Self-Service". Die Aufgaben der einzelnen Vorgangsschritte können Sie auf dem Blatt "Aufgabenlayouts" weiter definieren, während Berechnungsfelder, die in Aufgaben und Self-Services verwendet werden können, auf dem Blatt "Berechnung" erstellt werden. Wenn Sie ein Verwaltungsregal mit dem Vorgangsverlauf verknüpfen möchten, wird dies auf dem Blatt "Vorgangsverlauf" definiert.

Wenn Sie eine Lösung ohne einen Self-Service definieren möchten, können Sie direkt zum Abschnitt Stammdaten des Vorgangsverlaufs ausfüllen gehen. Wenn Sie einen Self-Service mit der Lösung verknüpfen möchten, ist es am einfachsten, zuerst das Blatt "Self-Service" auszufüllen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Stammdaten des Self-Service ausfüllen.

Sie können keinen Self-Service ohne einen Vorgangsverlauf erstellen. Ein Vorgangsverlauf muss jedoch nicht unbedingt mit einem Self-Service verbunden sein.

Voraussetzungen

Bevor Sie die Designvorlage ausfüllen können, müssen eine Reihe von F2-bezogenen Elementen vorhanden sein, da die IDs und Titel von F2 verwendet werden, um die Designvorlage auszufüllen.

Element	Beschreibung	Obligatorisch/Optional
Statusphasen	Statusphasen ist ein Verwaltungswerkzeug in F2. Sie müssen in F2 eingerichtet sein, bevor die Designvorlage hochgeladen wird. Die Namen der Statusphasen, die Sie in die Designvorlage eingeben, müssen mit den Namen der Statusphasen in F2 übereinstimmen. Sie verwenden die Statusphasen, um Vorgänge zu kennzeichnen, abhängig davon, wo sich ein Vorgang im Vorgangsverlauf befindet. Die Statusphase wird automatisch aktualisiert, wenn der Vorgang von einer Phase zur nächsten übergeht. In der Designvorlage können Sie definieren, wann die Statusphase eines Vorgangs wechselt.	Optional. Wenn Sie ein Verwaltungsregal mit dem Vorgangsverlauf verknüpfen möchten, müssen Sie Statusphasen in der Designvorlage definieren. Statusphasen können Sie zudem in Verbindung mit Managementberichten verwenden.
Schlüsselwort	Das Schlüsselwort "Navigationsdokument" muss in F2 eingerichtet werden. Vorgänge, die über F2 Service Builder-generierte Vorgangsverläufe erstellt werden, werden automatisch mit einem Navigationsdokument erstellt (sowohl manuelle als auch automatische Vorgangserstellung über Self-Service). Navigationsdokumenten wird automatisch das Schlüsselwort "Navigationsdokument" zugewiesen.	Obligatorisch.
Verantwortliche Org.Einheit	Die verantwortliche Einheit gibt den Namen der Org.Einheit in F2 an, die für die Vorgänge verantwortlich sein soll, die mit F2 Service Builder erstellt werden (sowohl manuelle als auch automatische Vorgangserstellung über Self-Service). cBrain empfiehlt, dass Sie die Org.Einheit mithilfe eines Installationsbezuges angeben. Der Installationsbezug soll des Typs "Org.Einheit" sein. Sie können auch die Org.Einheit mittels ihrer Namen in F2 angeben.	Obligatorisch.
Schriftstückvorlagen	Sie können Schriftstückvorlagen in den verschiedenen Aufgaben im Vorgangsverlauf verwenden. F2 kann z.B. automatisch eine E-Mail mit einer Bestätigung senden, wenn ein Bürger einen Antrag über den Self-Service erstellt hat. Sie müssen die externe ID der Schriftstückvorlage in F2 in der Designvorlage eingeben.	Optional.
Aktenzeichen	Sie verwenden Aktenzeichen, um Vorgänge in Bezug auf deren Thema zu kennzeichnen. Wenn Ihre Organisation Aktenzeichen in F2 definiert hat, können Sie diese in Designvorlagen verwenden, damit ein Vorgang automatisch mit dem richtigen Aktenzeichen gekennzeichnet wird. Sie müssen die externe ID des Aktenzeichens in F2 in der Designvorlage eingeben.	Optional, aber obligatorisch, wenn Ihre F2-Installation so eingerichtet ist, dass alle Vorgänge mit Aktenzeichen gekennzeichnet werden müssen.
Sonderzeichen	Sie verwenden Sonderzeichen, um einen Vorgang in Bezug auf seine verwaltungsmäßige Bearbeitung zu markieren. Wenn Ihre Organisation Sonderzeichen in F2 definiert hat, können Sie diese in der Designvorlage verwenden, damit ein Vorgang richtig gekennzeichnet wird. Sie müssen die externe ID des Sonderzeichens in F2 in der Designvorlage eingeben.	Optional, aber obligatorisch, wenn Ihre F2-Installation so eingerichtet ist, dass alle Vorgänge mit Sonderzeichen gekennzeichnet werden müssen.
Aussonderungsarten	Sie verwenden Aussonderungsarten, um Vorgänge zu kennzeichnen abhängig davon, ob ein Vorgang aufbewahrt oder vernichtet werden soll. Wenn Ihre Organisation Aussonderungsarten in F2 definiert hat, können Sie diese in der Designvorlage verwenden, damit einen Vorgang automatisch richtig gekennzeichnet wird. Sie müssen die externe ID der Aussonderungsart in F2 in der Designvorlage eingeben.	Optional, aber obligatorisch, wenn Ihre F2-Installation so eingerichtet ist, dass alle Vorgänge mit Aussonderungsarten gekennzeichnet werden müssen.

Element

Beschreibung

Obligatorisch/Optional

Statusphasen

Statusphasen ist ein Verwaltungswerkzeug in F2. Sie müssen in F2 eingerichtet sein, bevor die Designvorlage hochgeladen wird. Die Namen der Statusphasen, die Sie in die Designvorlage eingeben, müssen mit den Namen der Statusphasen in F2 übereinstimmen.

Sie verwenden die Statusphasen, um Vorgänge zu kennzeichnen, abhängig davon, wo sich ein Vorgang im Vorgangsverlauf befindet. Die Statusphase wird automatisch aktualisiert, wenn der Vorgang von einer Phase zur nächsten übergeht. In der Designvorlage können Sie definieren, wann die Statusphase eines Vorgangs wechselt.

Optional.

Wenn Sie ein Verwaltungsregal mit dem Vorgangsverlauf verknüpfen möchten, müssen Sie Statusphasen in der Designvorlage definieren.

Statusphasen können Sie zudem in Verbindung mit Managementberichten verwenden.

Schlüsselwort

Das Schlüsselwort "Navigationsdokument" muss in F2 eingerichtet werden.

Vorgänge, die über F2 Service Builder-generierte Vorgangsverläufe erstellt werden, werden automatisch mit einem Navigationsdokument erstellt (sowohl manuelle als auch automatische Vorgangserstellung über Self-Service). Navigationsdokumenten wird automatisch das Schlüsselwort "Navigationsdokument" zugewiesen.

Obligatorisch.

Verantwortliche Org.Einheit

Die verantwortliche Einheit gibt den Namen der Org.Einheit in F2 an, die für die Vorgänge verantwortlich sein soll, die mit F2 Service Builder erstellt werden (sowohl manuelle als auch automatische Vorgangserstellung über Self-Service). cBrain empfiehlt, dass Sie die Org.Einheit mithilfe eines Installationsbezuges angeben. Der Installationsbezug soll des Typs "Org.Einheit" sein.

Sie können auch die Org.Einheit mittels ihrer Namen in F2 angeben.

Obligatorisch.

Schriftstückvorlagen

Sie können Schriftstückvorlagen in den verschiedenen Aufgaben im Vorgangsverlauf verwenden. F2 kann z.B. automatisch eine E-Mail mit einer Bestätigung senden, wenn ein Bürger einen Antrag über den Self-Service erstellt hat. Sie müssen die externe ID der Schriftstückvorlage in F2 in der Designvorlage eingeben.

Optional.

Aktenzeichen

Sie verwenden Aktenzeichen, um Vorgänge in Bezug auf deren Thema zu kennzeichnen. Wenn Ihre Organisation Aktenzeichen in F2 definiert hat, können Sie diese in Designvorlagen verwenden, damit ein Vorgang automatisch mit dem richtigen Aktenzeichen gekennzeichnet wird. Sie müssen die externe ID des Aktenzeichens in F2 in der Designvorlage eingeben.

Optional, aber obligatorisch, wenn Ihre F2-Installation so eingerichtet ist, dass alle Vorgänge mit Aktenzeichen gekennzeichnet werden müssen.

Sonderzeichen

Sie verwenden Sonderzeichen, um einen Vorgang in Bezug auf seine verwaltungsmäßige Bearbeitung zu markieren. Wenn Ihre Organisation Sonderzeichen in F2 definiert hat, können Sie diese in der Designvorlage verwenden, damit ein Vorgang richtig gekennzeichnet wird. Sie müssen die externe ID des Sonderzeichens in F2 in der Designvorlage eingeben.

Optional, aber obligatorisch, wenn Ihre F2-Installation so eingerichtet ist, dass alle Vorgänge mit Sonderzeichen gekennzeichnet werden müssen.

Aussonderungsarten

Sie verwenden Aussonderungsarten, um Vorgänge zu kennzeichnen abhängig davon, ob ein Vorgang aufbewahrt oder vernichtet werden soll. Wenn Ihre Organisation Aussonderungsarten in F2 definiert hat, können Sie diese in der Designvorlage verwenden, damit einen Vorgang automatisch richtig gekennzeichnet wird. Sie müssen die externe ID der Aussonderungsart in F2 in der Designvorlage eingeben.

Optional, aber obligatorisch, wenn Ihre F2-Installation so eingerichtet ist, dass alle Vorgänge mit Aussonderungsarten gekennzeichnet werden müssen.