F2-Funktionen
Im Folgenden wird einige F2-Funktionen beschrieben, die Sie in Zusammenhang mit Vorgangsverläufen, die mithilfe F2 Service Builder erstellt werden, verwenden.
Schriftstückvorlage - externe ID finden
Sie finden die externe ID einer Schriftstückvorlage in den Eigenschaften der Vorlage in F2.
Klicken Sie im Reiter "Einstellungen" auf Schriftstückvorlagen. Finden Sie die relevante Schriftstückvorlage und klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Vorlage. Wählen Sie Eigenschaften aus. Das Dialogfenster "Schriftstückeigenschaften" öffnet sich, in dem Sie das Feld "Externe ID" finden. Wenn das Feld leer ist, können Sie eine externe ID eingeben. Kopieren Sie die externe ID in die Zelle "Vorlage (Externe ID)" in der Designvorlage.
| Die ID der Schriftstückvorlage sollte nur aus Buchstaben, ganzen Zahlen und Unterstrichen ("_") bestehen. Sie darf keine Leerzeichen, ä, ö, ü, ß oder andere Sonderzeichen enthalten. |
Funktionstrennung
Für die Qualitätssicherung der Vorgangsbearbeitung in F2 und die Sicherstellung der Integrität von Entscheidungen können Sie Aufgaben im Vorgangsverlauf funktionsgetrennt gestalten. Das bedeutet, dass ein Benutzer eine Entscheidung in der Bearbeitung eines Vorgangs treffen kann, aber ein anderer Benutzer die Entscheidung überprüfen und genehmigen muss - also das Vier-Augen-Prinzip.
Wenn Sie eine Aufgabe in der Designvorlage funktionsgetrennt gestalten, müssen Sie mindestens eine weitere Aufgabe funktionsgetrennt gestalten. Das bedeutet, dass entweder keine Aufgaben (also kein Häkchen in der Zeile "Ja/Nein-Feld funktionstrennen") oder mindestens zwei Aufgaben funktionsgetrennt sind.
Beispiel für Funktionstrennung
In folgendem Beispiel trifft Benutzer A (zum Beispiel ein Sachbearbeiter) eine Entscheidung basierend auf seiner Vorgangsbearbeitung und der relevanten Verwaltungsgrundlage. In der nächsten Aufgabe führt Benutzer B (wie ein leitender Mitarbeiter oder ein anderer Sachbearbeiter) eine Überprüfung der Vorgangsbearbeitung durch und prüft, ob die Entscheidung den Verwaltungsgrundlagen entspricht.
Wenn Benutzer A eine Entscheidung in der ersten Aufgaben getroffen hat, wird die Entscheidung, der Name des Benutzers A und Datum der Entscheidung im Log des Vorgangsverlaufs erfasst.
Die zweite funktionsgetrennte Aufgabe, die Überprüfungsaufgabe, wird für Benutzer A gesperrt, wenn er seine Entscheidung getroffen hat. Anschließend überprüft Benutzer B die Vorgangsbearbeitung und die ursprüngliche Entscheidung. Die Entscheidung vom Benutzer B wird mit dem Namen des Benutzers und dem Datum der Entscheidung im Log des Vorgangsverlaufs erfasst.
Solange die Überprüfungsaufgabe nicht abgeschlossen ist, kann Benutzer A, der eine Entscheidung treffen soll, seine Entscheidung ändern. Wenn die Überprüfungsaufgabe von Benutzer B abgeschlossen wurde, kann Benutzer A seine Entscheidung nicht mehr ändern.
Sonderzeichen - externe ID finden
Sie können ein Sonderzeichen auswählen, das mit dem Vorgang verknüpft wird, der beim Empfang eines Antrags aus dem Self-Service automatisch erstellt wird. Die externe ID des Sonderzeichens finden Sie im Dialogfenster "Werteliste verwalten" in F2. Geben Sie die ID in die Zelle "Sonderzeichen (Externe ID)" in der Designvorlage ein.
Klicken Sie auf Werteliste im Reiter "Administrator". Im Drop-down-Menü im Dialogfenster wählen Sie "Sonderzeichen" aus. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf das gewünschte Sonderzeichen und wählen Sie Eigenschaften im Kontextmenü aus.
Das Dialogfenster "Eigenschaften von [Name des Sonderzeichens]" öffnet sich. Hier finden Sie das Feld "Externe ID". Kopieren Sie die externe ID für die Designvorlage.
Aktenzeichen - externe ID finden
Sie können ein Aktenzeichen auswählen, das mit dem Vorgang verknüpft wird, der beim Empfang eines Antrags aus dem Self-Service automatisch erstellt wird. Die externe ID des Aktenzeichens finden Sie im Dialogfenster "Werteliste verwalten" in F2. Geben Sie die ID in die Zelle "Aktenzeichen (Externe ID)" in der Designvorlage ein.
Klicken Sie auf Werteliste im Reiter "Administrator". Im Drop-down-Menü im Dialogfenster wählen Sie "Aktenzeichen" aus. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf das gewünschte Aktenzeichen und wählen Sie Eigenschaften im Kontextmenü aus.
Das Dialogfenster "Administration von Eigenschaften des Aktenplans" öffnet sich. Hier finden Sie das Feld "Externe ID". Kopieren Sie die externe ID für die Designvorlage.
Aussonderungsart - externe ID finden
Sie können eine Aussonderungsart auswählen, die mit dem Vorgang verknüpft wird, der beim Empfang eines Antrags aus dem Self-Service automatisch erstellt wird. Die externe ID der Aussonderungsart finden Sie im Dialogfenster "Werteliste verwalten" in F2. Geben Sie die ID in die Zelle "Aussonderungsart (Externe ID)" in der Designvorlage ein.
Klicken Sie auf Werteliste im Reiter "Administrator". Im Drop-down-Menü im Dialogfenster wählen Sie "Aussonderungsart" aus. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Aussonderungsart und wählen Sie Eigenschaften im Kontextmenü aus.
Das Dialogfenster "Eigenschaften von [Name der Aussonderungsart]" öffnet sich. Hier finden Sie das Feld "Externe ID". Kopieren Sie die externe ID für die Designvorlage.
Navigation
Vorgänge, die mit einem vom F2 Service Builder generierten Vorgangsverlauf erstellt werden, werden automatisch mit einem Navigationsdokument verknüpft. Dies ist der Fall, sowohl bei Vorgängen, die manuell in F2 erstellt werden, als auch bei Vorgängen, die automatisch beim Empfang eines Antrags aus dem Self-Service erstellt werden.
Dem Navigationsdokument wird das Schlüsselwort "Navigationsdokument" zugewiesen. Dieses Schlüsselwort soll deshalb in F2 erstellt sein, bevor Sie die Designvorlage hochladen.
Im Navigationsdokument wird festgehalten, wenn ein Sachbearbeiter eine Aufgabe im Vorgangsverlauf durchgeführt hat. Doppelklicken Sie auf das Navigationsdokument in der Ergebnisliste im Haupt- oder Vorgangsfenster, um die aktuelle Aufgabe des Vorgangsverlaufs zu öffnen.
Sie können deshalb Suchen basierend auf den Navigationsdokumenten speichern und es dadurch dem Sachbearbeiter erleichtern, mit den relevanten Aufgaben in der Vorgangsbearbeitung weiterzuarbeiten.
Statusphasen
Sie verwenden Statusphasen, um sich einen Überblick über den Status der Bearbeitung eines Vorgangs zu verschaffen. Die Statusphase wechselt automatisch, wenn der Vorgang von einer Phase zur nächsten übergeht. Eine Statusphase geht aus dem Metadatenfeld "Statusphase" im Vorgangsfenster und aus der Spalte "Statusphase" bei der Vorgangsanzeige einer Ergebnisliste hervor.
In der Designvorlage geben Sie Statusphasen in die Zeile neben der Zelle "Statusphase" ein. Die ausgewählten Statusphasen müssen vorher in F2 erstellt sein.
Statusphasen beeinflussen darüber hinaus die Platzierung eines Vorgangs in einem Verwaltungsregal.
| Sie können vorteilhaft eine erweiterte Suche nach Statusphasen vornehmen und dadurch Vorgänge mit der entsprechenden Statusphase finden. Daraufhin können Sie Statusphasen für Managementberichte verwenden, da sie einen Überblick über Vorgangsbearbeitungszeiten und die Liegezeiten der Vorgänge bei den verschiedenen Aufgaben im Vorgangsverlauf. Es können auch Fristen mit den einzelnen Statusphasen verknüpft werden. Lesen Sie mehr über Statusphasen. |