Persönliche Einstellungen
In den folgenden Abschnitten werden die Rubriken des Dialogfensters Optionen erläutert, das Sie über den Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster öffnen.
Die Rubrik „Allgemein“
Unter der Rubrik „Allgemein“ können Sie die allgemeine Einrichtung von F2 ändern.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Schreibtischsymbol“ |
Sie können folgende Verknüpfungen als Symbole auf dem Desktop des Computers hinzufügen oder entfernen:
Lesen Sie mehr über das Aus- und Einchecken von Schriftstücken. |
||
„Importierte E-Mails“ |
Hier verwalten Sie, welches Zugriffsniveau F2 für importierte E-Mails festlegen soll. 
Abbildung 3. Zugriffsniveau für importierte E-Mails festlegen
Lesen Sie mehr über Zugriffsniveaus in F2.
|
||
„Wenn ich Verantwortlicher bin, das Dokument schließen, wenn ich "Archivieren" auswähle“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, schließt F2 automatisch ein Dokument, für das Sie verantwortlich sind, wenn Sie es archivieren. |
||
„Immer fragen, welche Handlungen ausgeführt werden sollen, wenn ich "Archivieren" auswähle“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen und auf Archivieren klicken, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster. 
Abbildung 4. Das Dialogfenster „Archivieren und schließen“
|
||
„Dokument aus Posteingang/Schreibtisch entfernen, wenn ich es in einen Ordner verschiebe“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen und Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben, entfernt F2 das Dokument automatisch aus dem „Posteingang“ und dem „Schreibtisch“. |
||
„Wenn ich Verantwortlicher bin, Dokument schließen, wenn ich es in einen Ordner verschiebe“ |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um ein Dokument automatisch abzuschließen, wenn Sie für das Dokument verantwortlich sind und es in einen Ordner verschieben. |
||
„Immer fragen, welche Handlungen ausgeführt werden sollen, wenn ich ein Dokument in einen Ordner verschiebe“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, erscheint das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster immer dann, wenn Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben. 
Abbildung 5. Das Dialogfenster „In Ordner verschieben“
|
||
„Ergänzende Org.Einheiten und Sachbearbeiter sollen grundsätzlich folgendes Zugriffsniveau besitzen“ |
Hier legen Sie fest, welche Berechtigungen ergänzende Org.Einheiten und Sachbearbeiter erhalten sollen, wenn Sie diese einem Dokument hinzufügen. 
Abbildung 6. Zugriffsniveau festlegen
Lesen Sie mehr über Zugriffsberechtigungen. |
||
„Nur Dokumentenvorschau zeigen (und nicht Schriftstückvorschau)“ |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, wenn Sie manuell auf Vorschau laden klicken möchten, um eine Vorschau der an das Dokument angehängten Schriftstücke angezeigt zu bekommen. Wenn Sie kein Häkchen setzen, zeigt F2 automatisch die Vorschau der an das Dokument angehängten Schriftstücke an. |
||
„Anzahl der neuen Benachrichtigungen auf dem F2-Symbol in der Taskleiste anzeigen“ |
Wenn Sie hier ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, zeigt Ihnen das F2-Symbol in der Windows-Taskleiste die Anzahl von Benachrichtigungen an. 
Abbildung 7. Anzahl neuer Benachrichtigungen in der Taskleiste
|
||
„In meinem persönlichen Posteingang“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, blinkt das F2-Symbol, wenn Sie ein Dokument in Ihrem persönlichen Posteingang erhalten. |
||
„Im Posteingang einer meiner Org.Einheiten“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, blinkt das F2-Symbol, wenn Sie ein Dokument in dem Posteingang einer Ihrer Org.Einheiten erhalten. |
||
„Fragen bevor F2 geschlossen wird“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen und F2 schließen, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster. Steht hier kein Häkchen, fragt F2 vor dem Beenden nicht mehr nach. |
Die Rubrik „Hauptfenster“
Unter der Rubrik „Hauptfenster“ können Sie die Einrichtung des Hauptfensters, darunter der Suchen und der Anzeige von Suchergebnissen ändern.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Suchergebnis begrenzen auf:“ |
Geben Sie an, wie viele Suchergebnisse F2 in der Ergebnisliste anzeigen soll, wenn Sie eine Suche durchführen. F2 zeigt die Anzahl der Suchergebnisse in der blauen Statusleiste in der unteren linken Ecke an. Wenn Sie die Anzahl in diesem Feld auf 300 Suchergebnisse eingestellt haben, zeigt F2 Ihnen maximal 300 Suchergebnisse an. Die tatsächliche Anzahl der Suchergebnisse kann daher höher als die angezeigte sein.
|
||
„Suchergebnis im Beteiligtenregister begrenzen auf:“ |
Geben Sie an, wie viele Suchergebnisse F2 anzeigen soll, wenn Sie eine Suche im F2-Beteiligtenregister durchführen. F2 zeigt die Anzahl der Suchergebnisse in der blauen Statusleiste in der unteren linken Ecke an. Wenn Sie die Anzahl in diesem Feld auf 300 Suchergebnisse eingestellt haben, zeigt F2 Ihnen maximal 300 Suchergebnisse an. Die tatsächliche Anzahl der Beteiligten kann daher höher als die angezeigte sein. |
||
„Warnhinweis anzeigen, wenn Massenoperation fehlschlägt“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, erscheint ein Warnhinweis, wenn eine Massenoperation fehlschlägt. |
||
„Immer meine Suchfelder verbergen, wenn ich eine Liste wechsle“ |
Wenn Sie in eine andere Liste wechseln, merkt sich F2, inwiefern Ihre Suchfelder in der gewählten Liste ausgeklappt oder eingeklappt sind. Wenn Sie in dieses Kästchen ein Häkchen setzen, werden die Suchfelder immer verborgen, wenn Sie in ein andere Liste wechseln. |
||
„Dokument als gelesen markieren nach 'X' Sekunden“ |
Legen Sie fest, ob F2 automatisch ein Dokument als gelesen markieren soll, wenn Sie es in der Ergebnisliste auswählen und in der Vorschau anzeigen. Geben Sie gleichzeitig an, wie lange das Dokument ausgewählt sein muss, bevor es als gelesen markiert wird. Die Auswahl gilt auch für die gelesen-Markierung von Dokumenten im Dokumentenfenster. Wenn die Vorschau ausgeblendet ist oder kein Häkchen im Kontrollkästchen steht, bleibt das Dokument als ungelesen markiert, bis Sie es öffnen oder manuell über das Kontextmenü als gelesen markieren. |
||
„Neue Bearbeitungsmöglichkeiten in Dokumentenschriftstück aktivieren“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, stehen Ihnen neue, verbesserte Bearbeitungsmöglichkeiten über die Werkzeugzeile im Schreibfenster zur Verfügung. Damit können Sie zum Beispiel Tabellen einfügen und die Schrift hochstellen und tiefstellen. Lesen Sie mehr über Bearbeitung im Schreibfenster des Dokumentenfensters.
|
||
„Kalendereinladung extern öffnen“ |
Legen Sie fest, ob Kalendereinladungen direkt in Microsoft Outlook aus dem F2-Posteingang geöffnet werden sollen, wenn Sie Enter drücken oder darauf doppelklicken. F2 öffnet standardmäßig Kalendereinladungen im Posteingang als E-Mail.
|
Die Rubrik „Vorgänge“
Unter der Rubrik „Vorgänge“ können Sie beispielsweise festlegen, welche Sicherheitsgruppen mit einem neu erstellten Vorgang verknüpft werden sollen und welche Anzeigeart beim Öffnen von Vorgängen grundsätzlich verwendet werden soll.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Sicherheitsgruppe für neue Vorgänge“ |
Geben Sie an, ob neue Vorgänge mit einer bestimmten Sicherheitsgruppe verknüpft werden sollen. Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, wird grundsätzlich keine Sicherheitsgruppe mit dem neuerstellten Vorgang verknüpft. Sicherheitsgruppen werden grundsätzlich als Zugriffsgruppen genutzt, um den Zugriff auf Daten in F2 zu schützen. Das Verknüpfen eines Benutzers mit einer Sicherheitsgruppe kann nur von Benutzern mit dem Recht „Sicherheitsgruppen verwalten“ vorgenommen werden. Lesen Sie mehr über Sicherheitsgruppen. |
„Vorgangsvorlagen für neue Vorgänge“ |
Geben Sie die Vorgangsvorlage an, die beim Erstellen eines neuen Vorgangs standardmäßig verwendet werden soll. Lesen Sie mehr über Vorgangsvorlagen. |
„Erweiterte Felder anzeigen, wenn das Vorgangsfenster öffnet“ |
Hier können Sie wählen, ob ein Vorgang im einfachen oder erweiterten Layout geöffnet werden soll. Das heißt, ob die Metadatenfelder des Vorgangs standardmäßig ein- oder ausgeklappt sein sollen. |
„Vorgangsordner zeigen, wenn das Vorgangsfenster öffnet“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, werden Ihnen die Vorgangsordner angezeigt, wenn Sie das Vorgangsfenster öffnen. Sie können weiterhin im Band des Vorgangsfensters wählen, ob die Vorgangsordner angezeigt oder verborgen werden sollen. |
„Bericht beim Löschen eines Vorgangs erstellen“ |
Hier legen Sie fest, ob ein Bericht erstellt werden soll, wenn ein Vorgang gelöscht wird. Diese Einstellungsoption ist nur sichtbar für Benutzer mit der Rolle „Kann alles im Vorgang löschen“ oder dem Recht „Vorgänge löschen“. 
Abbildung 10. Bericht beim Löschen von Vorgängen
Sie können konfigurieren, dass kein Bericht über gelöschte Vorgänge erstellt wird. In diesem Fall ist die Einstellung im Dialogfenster nicht sichtbar. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. Lesen Sie mehr über das Löschen von Vorgängen. |
Die Rubrik „Dokumente“
Unter der Rubrik „Dokumente“ können Sie die Standardeinstellungen für das Dokumentenfenster in F2 individuell festlegen.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Wenn ich ein Dokument öffne, soll es im folgenden Modus öffnen:“ |
Wählen Sie aus, in welchem Modus ein Dokument geöffnet werden soll. 
Abbildung 12. Öffnungsmodus für Dokumente auswählen
Sie können wählen zwischen:
|
||
„Dokumente mit ausgeweitetem Schriftstückbereich öffnen“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, werden Ihnen Dokumente beim Öffnen mit erweitertem Schriftstückbereich angezeigt. |
||
„Standardabsender der neuerstellten Versendung:“ |
Legen Sie fest, wer der Standardabsender für neue Versendungen sein soll. 
Abbildung 13. Standardabsender auswählen
Sie können wählen zwischen:
|
||
„Sprache wählen“ |
Geben Sie an, ob und in welcher Sprache die Rechtschreibkontrolle eingeschaltet werden soll. 
Abbildung 14. Sprache wählen
|
||
„E-Mail im einfachen Zustand erstellen, wenn Sie auf 'neue E-Mail' klicken“ |
Legen Sie fest, ob E-Mails grundsätzlich im einfachen Zustand erstellt werden sollen. Eine E-Mail im einfachen Zustand wird ohne die sonst im Dokumentenfenster vorhandenen Metadatenfelder erstellt. Lesen Sie mehr im Abschnitt Neue E-Mail im einfachen Zustand.
|
||
„Menüpunkt 'Neues Dokument' durch 'Neue E-Mail' im Band des Hauptfensters ersetzen“ |
Legen Sie fest, ob 'Neue E-Mail' als primäre Schaltfläche in der Menügruppe im Band des Hauptfensters hervorgehoben werden soll. 'Neues Dokument' ist dann immer noch in der Menügruppe verfügbar. 
Abbildung 15. 'Neue E-Mail' als primäre Schaltfläche
|
||
„E-Mail im einfachen Zustand erstellen, wenn Sie auf 'Antworten', 'Antworten und Anhang miteinbeziehen', 'Allen antworten' und 'Allen antworten und Anhang einbeziehen' klicken.“ |
Legen Sie fest, ob das einfache E-Mail-Fenster geöffnet werden soll, wenn Sie auf „Antworten“, „Antworten und Anhang miteinbeziehen“, „Allen antworten“ und „Allen antworten und Anhang einbeziehen“ klicken, auch wenn die eingehende E-Mail nicht im einfachen Zustand gesendet wird. Bei der Beantwortung der E-Mail bleibt eine Vorgangsverknüpfung in der neuen E-Mail erhalten, auch wenn der Vorgang im einfachen Zustand nicht sichtbar ist. |
||
„E-Mails im einfachen Zustand erstellen, wenn Sie auf 'Weiterleiten' klicken.“ |
Legen Sie fest, ob das einfache E-Mail-Fenster geöffnet werden soll, wenn Sie auf „Weiterleiten“ klicken, auch wenn die eingehende E-Mail nicht im einfachen Zustand gesendet wurde. Bei der Weiterleitung der E-Mail bleibt jede Vorgangsverknüpfung in der neuen E-Mail erhalten, auch wenn der Vorgang im einfachen Zustand nicht sichtbar ist. |
||
„Fragen, bevor Änderungen am Dokument rückgängig gemacht werden“ |
Legen Sie fest, ob Sie Änderungen an einem Dokument, die rückgängig gemacht werden sollen, bestätigen müssen, wenn Sie auf Abbrechen im Dokumentenfenster klicken. |
||
„Häufigkeit von automatischen Speicherungen“ |
Hier können Sie festlegen, wie oft F2 Änderungen in den Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücken, die Sie gerade bearbeiten, speichern soll. 
Abbildung 16. Speicherhäufigkeit auswählen
Sie können wählen zwischen:
|
||
„Frage beim Kopieren des Dokuments auf Vorgänge“ |
Legen Sie fest, ob F2 nachfragen soll, wenn Sie ein ausgewähltes Dokument auf mehrere Vorgänge kopieren möchten. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, öffnet sich das Dialogfenster "Dokument in mehrere Vorgänge kopieren", wenn Sie mehrere Vorgänge im Vorgangsfeld im Dokumentenfenster angeben und das Dokument anschließend speichern. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen eines Dokuments zu einem oder mehreren Vorgängen mithilfe des Dialogfensters "Vorgang auswählen". |
||
„Verfolgung der Sachbearbeitung einer Org.Einheit von E-Mails in F2 aktivieren“ |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, wenn Sie standardmäßig eine Zeile zur Sachbearbeitung der verantwortlichen Org.Einheit erstellen möchten, wenn Sie die Verantwortlichkeit für ein Dokument einem Benutzer oder einer Org.Einheit zuweisen. Sie können die Zeile im jeweiligen Dokument deaktivieren. Lesen Sie mehr über die Zeile der Sachbearbeitung der verantwortlichen Org.Einheit. |
||
„Aufräumen, wenn ich eine E-Mail versende“ |
Wählen Sie, dass F2 automatisch ein Dokument abschließen und es in das „Archiv“ verschiebt, wenn Sie es senden. |
||
„Ich möchte immer, wenn ich eine E-Mail versende, das Aufräumen bestätigen (und abwählen können)“ |
Auswählen, dass F2 Sie bittet, das Aufräumen zu bestätigen. Im Aufräumdialogfenster können Sie das Aufräumen abwählen. |
||
„Alle E-Mails als 'Sicher versenden' senden“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen, nutzt F2 beim Versenden von E-Mails standardmäßig die Funktion „Sicher versenden“. Sie können dies selbst für jedes einzelne Dokument ändern. 
Abbildung 17. „Sicher versenden“ als Standardeinstellung
|
||
„Standardformat für Anhänge, wenn ich eine E-Mail versende:“ |
Wählen Sie aus, welches Format angehängte Schriftstücke haben sollen, wenn Sie eine E-Mail an einen externen Empfänger senden: „PDF“ oder „Original“. |
||
„Anhänge vor dem Senden bereinigen“ |
Legen Sie fest, ob angehängte Schriftstücke bereinigt werden sollen, wenn Sie sie per E-Mail senden. Die Bereinigung umfasst auch Kommentare. |
||
„Metadatenassistenten anzeigen“ |
Wählen Sie, ob das Dialogfenster „Metadatenassistent“ erscheinen soll, bevor Sie eine E-Mail an einen externen Beteiligten senden. Im Dialogfenster können Sie das Format eines Schriftstücks auswählen und entscheiden, ob es von Metadaten bereinigt werden soll. 
Abbildung 18. Das Dialogfenster „Metadatenassistent“
Lesen Sie mehr über den Metadatenentferner (Dokumentation auf Dänisch verfügbar). |
||
„Fragen, ob ich Beteiligte erstellen möchte, die nicht im Beteiligtenregister existieren, wenn ich ein Dokument sende/bearbeite“ |
Wählen Sie, ob F2 das untenstehenden Dialogfenster öffnen soll, wenn Sie eine externe E-Mail mit einem für F2 unbekannten Beteiligten senden oder empfangen. Im Dialogfenster können Sie den Beteiligten erstellen. 
Abbildung 19. Dialogfenster "Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen"
Lesen Sie mehr über das Dialogfenster „Beteiligte im Beteiligtenregister erstellen". |
||
„Immer fragen, ob die Anzeige von Schriftstückversionen beendet werden soll, wenn eine Genehmigung in diesem Anzeigemodus bearbeitet wird.“ |
Wählen Sie aus, ob F2 das untenstehende Dialogfenster anzeigen soll, wenn Sie versuchen, eine Genehmigung zu bearbeiten, während Schriftstückversionen im Genehmigungslog angezeigt werden. 
Abbildung 20. Das Dialogfenster „Schriftstückversionen beenden?“
|
||
„Auszug über Kommentare von Genehmigungen anzeigen“ |
Wählen Sie aus, ob Kommentarauszüge direkt in der Übersicht der Genehmigungsschritte angezeigt werden sollen. Die Auszüge werden unter dem Namen des Genehmigers angezeigt. Lesen Sie mehr über Kommentare in Genehmigungen unter Genehmigungsverlauf starten. |
||
„Immer Kopieempfänger der Genehmigungen anzeigen“ |
Wählen Sie aus, ob Sie die Namen der Kopieempfänger bei Genehmigungsschritten angezeigt bekommen möchten. Lesen Sie mehr über Kopieempfänger. |
||
"Alle Schriftstücke des Dokuments einbeziehen" |
Wählen Sie aus, ob alle Schriftstücke eines Dokuments standardmäßig einbezogen werden sollen, wenn Sie ein angepasstes PDF aus dem Dokument erstellen. |
||
"Schriftstückkopfzeile zu allen ausgewählten Schriftstücken hinzufügen" |
Wählen Sie aus, ob eine Kopfzeile zu allen ausgewählten Schriftstücken hinzugefügt werden soll, wenn Sie ein angepasstes PDF aus dem Dokument erstellen. |
Die Rubrik „Dokumentanzeige“
Unter der Rubrik „Dokumentanzeige“ können Sie die Ansicht des Dokumentenfensters beim Öffnen anpassen.
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Ansichtsmöglichkeiten für das Dokumentenfenster beschrieben. Hier können Sie beispielsweise festlegen, ob ein Dokument im einfachen oder erweiterten Layout geöffnet werden soll. Im erweiterten Layout werden alle Metadatenfelder des Dokuments angezeigt. Sie können auch festlegen, dass F2 sich die Breite merken soll, die Sie für den Schriftstückbereich des Dokumentenfensters auswählen.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Einfacher Versand“ |
Wählen Sie aus, welche Metadatenfelder beim Öffnen eines Versanddokuments, wie eine E-Mail, angezeigt werden sollen. |
„Dokument in Bearbeitung“ |
Wählen Sie aus, welche Metadatenfelder beim Öffnen eines Dokuments, das in Bearbeitung ist, angezeigt werden sollen. |
„Versand in Bearbeitung“ |
Wählen Sie aus, welche Metadatenfelder beim Öffnen eines Versanddokuments, das in Bearbeitung ist, angezeigt werden sollen. |
„Aktive Genehmigung“ (Modul) |
Wählen Sie aus, welche Metadaten des Dokuments beim Öffnen einer aktiven Genehmigung angezeigt werden sollen. |
Lesen Sie mehr über die verschiedenen Gruppen von Metadatenfeldern des Dokuments.
Die Rubrik „Schriftstücke“
Unter der Rubrik „Schriftstücke“ können Sie festlegen, wie sich F2 beim Öffnen von angehängten Schriftstücken verhalten soll. Sie können auch auswählen, ob Sie benachrichtigt werden möchten, wenn Sie ein Dokument öffnen, das im schreibgeschützten Modus ist.
In der folgenden Tabelle werden die drei verschiedenen Möglichkeiten beschrieben, die Sie beim Öffnen eines angehängten Dokuments haben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Immer fragen, in welchem Modus ich Schriftstücke öffnen möchte“ |
Wählen Sie diese Möglichkeit aus, um beim Öffnen eines angehängten Schriftstücks das Dialogfenster "Dokument öffnen" angezeigt zu bekommen. Im Dialogfenster können Sie auswählen, ob Sie das Schriftstück schreibgeschützt oder im Bearbeitungsmodus öffnen möchten. 
Abbildung 24. Das Dialogfenster „Schriftstück öffnen“
|
„Das Schriftstück im schreibgeschütztem Modus öffnen“ |
Angehängte Dokumente im schreibgeschützten Modus öffnen. Wenn Sie ein Schriftstück im schreibgeschützten Modus öffnen, werden Änderungen nicht gespeichert. Der schreibgeschützte Modus verwenden Sie hauptsächlich, wenn Sie ein Schriftstück lesen, aber nicht bearbeiten möchten. |
„Das Schriftstück im Bearbeitungsmodus öffnen“ |
Angehängte Schriftstücke im Bearbeitungsmodus öffnen, wenn Sie berechtigt sind, das entsprechende Schriftstück zu bearbeiten. |
| Über eine Konfiguration können Sie einen Kompatibilitätsmodus für bestimmte Schriftstücke hinzufügen. Wenn die Konfiguration aktiv ist, können Sie im Dokumentenfenster mit der rechten Maustaste klicken, wenn eine E-Mail nicht korrekt angezeigt wird, und wählen, das Dokument und HTML-Dokumente im Kompatibilitätsmodus angezeigt zu bekommen. Bitte beachten Sie, dass die Rechtschreibprüfung in diesem Modus deaktiviert wird. Wenn diese Konfiguration aktiviert wurde, wird Ihnen unter der Rubrik „Schriftstücke“ das Kontrollkästchen „Mit Wechsel von E-Mail in Kompatibilitätsmodus Warnhinweis anzeigen“ angezeigt. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Gesperrte Schriftstücke
Unter der Überschrift "Information beim Bearbeiten des Schriftstücks durch einen anderen Benutzer" können Sie das Verhalten von F2 festlegen, wenn Sie ein Dokument öffnen, das von einem anderen Benutzer gesperrt wurde. Setzen Sie ein Häkchen bei Nachfragen, ob ein Schriftstück im schreibgeschützten Modus öffnen soll, wenn ein anderer Benutzer das Schriftstück bearbeitet, wenn Sie ein Dialogfenster sehen möchten, wenn Sie versuchen, unter diesen Bedingungen ein angehängtes Schriftstück zur Bearbeitung zu öffnen. Im Dialogfenster können Sie auswählen, das Schriftstück stattdessen im schreibgeschützten Modus zu öffnen.
Lesen Sie mehr über die Bearbeitung von Schriftstücken und die Bearbeitung eines Schriftstücks übernehmen.
Die Rubrik „Chat“
Unter der Rubrik „Chat“ können Sie die Einstellungen für die Anzeige von Chats anpassen.
In der folgenden Tabelle wird der Inhalt beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
"Neues Chatfenster aktivieren" |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um ein neues und verbessertes Design des Chatfensters zu nutzen. Wenn Sie in das Kontrollkästchen kein Häkchen setzen, nutzen Sie das alte Chatfenster. |
„Chat nach dem Öffnen als gelesen markieren“ |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um einen Chat als gelesen zu markieren, wenn Sie ihn öffnen. |
Die Rubrik „Benutzer“
Unter der Rubrik „Benutzer“ können Sie eine Standardrolle festlegen. Wenn Sie mehrere Jobrollen besitzen, können Sie sich das Dialogfenster „Rolle wählen“ beim Anmelden in F2 anzeigen lassen.
Hier finden Sie auch die Optionen der Zugänglichkeit in F2. Ein Benutzer mit Sehbehinderung kann zum Beispiel die Unterstützung eines Screenreaders aktivieren.
Die einzelnen Möglichkeiten werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Standard Job-Rolle“ |
Wählen Sie aus, mit welcher Rolle Sie sich standardmäßig bei F2 anmelden möchten. 
Abbildung 27. Standardrolle auswählen
Sie können zwischen den Jobrollen wählen, die Ihnen zuvor von einem Benutzer mit dem Recht „Benutzer verwalten“ zugewiesen wurden. Es ist auch Ihre Standardrolle, die als verantwortlich für importierte E-Mails festgelegt wird. Dadurch bestimmt die Standardrolle, welche Org.Einheit auf eine importierte E-Mail zugreifen und sehen kann, wenn Sie den Zugriff auf "Org.Einheit" einstellen. Lesen Sie mehr über Zugriffsniveaus für importierte E-Mails im Abschnitt Die Rubrik „Allgemein“. |
||
„Mich automatisch mit (Rolle) anmelden“ |
Legen Sie fest, ob Sie sich beim Öffnen von F2 automatisch mit Ihrer Standardrolle anmelden möchten. |
||
„Rollenwähler jedes Mal anzeigen, wenn ich mich einlogge“ |
Wählen Sie diese Möglichkeit aus, wenn Sie sich das Dialogfenster „Rolle wählen“ bei jedem Anmelden angezeigt bekommen möchten. 
Abbildung 28. Das Dialogfenster „Rolle wählen“
|
||
„Single Sign-on benutzen“ |
Single Sign-on aktivieren oder deaktivieren. Ist Single Sign-on deaktiviert, müssen Sie bei jedem Start von F2 Ihr Kennwort eingeben.
Abbildung 29. „Single Sign-on“
|
||
„Standard-Genehmigungsvorlage“ (Modul) |
Hier können Sie festlegen, welche Genehmigungsvorlage (wenn überhaupt) Sie als Standardvorlage nutzen möchten, wenn Sie einen neuen Genehmigungsverlauf erstellen. 
Abbildung 30. Standard-Genehmigungsvorlage auswählen
|
||
„Standardgenehmiger mit Schleuse“ (Modul) |
Wenn Sie Schleusenwärter sind und daher Genehmigungen für mehrere Genehmiger mit Schleuse verwalten, können Sie hier einen Standardgenehmiger mit Schleuse über das Drop-down-Menü festlegen. Nachfolgend werden die Informationen dieses Genehmigers in den Spalten „Schleusenplatzierung“, „Kennzeichen der Schleuse“, „Schleusensortierungsfrist“ und „Tage bis zur Schleusensortierungsfrist“ angezeigt, wenn diese Spalten zu Listen hinzugefügt werden, die nicht zur Genehmigungsschleuse gehören. |
||
„Benutzerdefinierte Symbole verwenden (erfordert zusätzliche Einrichtung durch den Systemadministrator)“ |
Benutzerdefinierte Symbole müssen erst in Zusammenarbeit mit cBrain eingerichtet werden. Anschließend werden Symbole, wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, mit einem höheren Kontrast dargestellt. Die benutzerdefinierten Symbole haben einen höheren Kontrast als gewöhnliche F2-Symbole. Dies bedeutet, dass der Unterschied zwischen hellen und dunklen Farben der Symbole größer ist, wie im folgenden Beispiel angezeigt. 
Abbildung 31. Symbole mit hohem Kontrast
Sie müssen F2 neustarten, damit Ihre Änderungen in Kraft treten. |
||
„Erweiterte Unterstützung für Screenreader“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, können Sie Screenreader-Software in Verbindung mit F2 anwenden.
Sie müssen F2 neustarten, damit Ihre Änderungen in Kraft treten. |
||
„Benachrichtigungen über Anzahl von Suchergebnissen, Fehlern usw. anzeigen“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, werden Sie von F2 darüber benachrichtigt, dass zum Beispiel Suchen durchgeführt werden, Validierungsfehler auftreten, darunter Eingaben ungültiger Werte, wie falsche E-Mail-Adresse, Zustandsänderungen von Aufgaben im Vorgangsverlauf usw. Sie werden über eine Windows-Benachrichtigung informiert, um die Zugänglichkeit in F2 zu unterstützen. Die Benachrichtigung wird Ihnen unten rechts im Bildschirm angezeigt. 
Abbildung 32. Windows-Benachrichtigung
Sie müssen F2 neustarten, damit Ihre Änderungen in Kraft treten. |
||
„Video automatisch beim Starten anzeigen“ |
Das Startvideo von F2 beim Start automatisch abspielen oder nicht.
|
||
„Zeitzonen“ |
Sie können zwischen der Zeitzone des F2-Clients und der Zeitzone des Servers wählen:
Das Datum und die Uhrzeit, die vom Server generiert wurden, werden stets in der Zeitzone des Servers angezeigt. Dies beeinflusst zum Beispiel die Konvertierung einer Word-Datei in eine PDF-Datei.
|
||
„Anzeige von Listen“ |
Wählen Sie aus, wie Suchlisten auf der linken Seite des Hauptfensters angezeigt werden sollen. Sie können zwischen "Umfassend", "Standard", "Kompakt" und "Ultrakompakt" wählen. Die Einstellungen "Umfassend" und "Standard" haben eine erhöhte Zugänglichkeit. |
||
”Anzeige von Ergebnislisten” |
Wählen Sie aus, wie Ergebnisliste angezeigt werden sollen. Sie können zwischen "Umfassend", "Standard", "Kompakt" und "Ultrakompakt" wählen. Die Einstellungen "Umfassend" und "Standard" haben eine erhöhte Zugänglichkeit. |
||
„Anzeige der Navigation“ |
Wählen Sie, ob die Menügruppe „Navigation“ im Band des Haupt-, Vorgangs- und Dokumentenfensters mit großen („Standard“) oder kleinen („Kompakt“) Schaltflächen angezeigt werden soll. 
Abbildung 33. Große und kleine Schaltflächen in der Menügruppe ”Navigation”
Bei der Anzeige von großen Schaltflächen lässt F2 das aktuelle Fenster aus. Dies bedeutet, dass die Option „Zum Hauptfenster“ ausgeblendet wird, wenn Sie sich im Hauptfenster befinden. |
Die Rubrik „Vorgangsverlauf“
Wenn das Modul F2 Verfahrensunterstützung installiert wurde, wird Ihnen die Rubrik „Vorgangsverlauf“ angezeigt. Unter dieser Rubrik können Sie die Einstellungen ändern, die sich auf den Vorgangsverlauf beziehen.
In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Bearbeitungsmodus der Vorgangsinformationen“ |
Hier können Sie den Bearbeitungsmodus für die Daten eines Vorgangs auswählen, wenn Sie den Vorgangsverlauf öffnen. 
Abbildung 35. Bearbeitungsmodus der Vorgangsinformationen
Sie können wählen zwischen:
|
„Wenn ich einen Vorgangsverlauf öffne, folgende Aufgabe wählen:“ |
Wählen Sie aus, an welcher Stelle Sie sich im Vorgangsverlauf befinden möchten, wenn Sie diesen öffnen. 
Abbildung 36. Auswahl einer Aufgabe beim Öffnen eines Vorgangsverlaufs
Sie können wählen zwischen:
|
Die Rubrik „Abwesend“
Unter der Rubrik „Abwesend“ können Sie eine automatische Antwort bei Abwesenheit (Out-of-office-Benachrichtigung) einrichten. Die automatische Antwort gilt für die interne Kommunikation in F2. Falls die externen Absender ebenso die automatische Antwort empfangen sollen, muss das in dem entsprechenden E-Mail-Konto der Organisation festgelegt werden.
In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„‘Abwesend‘-Status aktivieren“ |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, dass Sie abwesend sind. Wenn Sie das Häkchen gesetzt haben, wird die ‘Abwesend‘-Funktion aktiviert, die eine automatische Antwort versendet, wenn Sie in F2 interne Post erhalten.
Wenn "Abwesend" aktiviert ist, wird ein "Abwesend"-Symbol an den Stellen angezeigt, an denen Ihr Benutzername angegeben ist. Dies ist beispielsweise der Fall im Chatfenster, in dem Sie den Status der Chatteilnehmer einsehen können. |
||
„Ich bin in folgendem Zeitraum nicht im Büro“ |
Geben Sie an, in welchem Zeitraum Sie abwesend sein werden. Sie können entweder ein Datum eingeben oder ein Datum aus dem Kalender auswählen. „Abwesend“ wird automatisch aktiviert, wenn der angegebene Zeitraum startet und deaktiviert, wenn der Zeitraum abgeschlossen ist. |
||
„Mitteilung (nur einmal an jeden Empfänger)“ |
Tragen Sie die automatische Antwort ein, die versendet wird, wenn andere Benutzer versuchen, Sie über F2 während ihrer Abwesenheit zu kontaktieren.
|
| Sie können „Abwesend“-Einstellungen einrichten, während Sie im Namen eines anderen Benutzers handeln. Andere Benutzereinstellungen können nicht gespeichert werden. |
Die Rubrik „In meinem Namen“
Unter der Rubrik „In meinem Namen“ können Sie einem anderen Benutzer die Berechtigungen übertragen, in Ihrem Namen in F2 zu handeln. Diese Funktion können Sie zum Beispiel nutzen, wenn ein Sekretär im Namen eines Vorgesetzten handeln soll, oder wenn ein Kollege im Namen eines anderen Benutzers handeln soll, weil dieser wegen Urlaub oder Krankheit „Abwesend“ in F2 ist.
In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Möglichkeiten beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„In meinem Namen“ |
Wenn Sie einem Benutzer Im Namen von-Berechtigungen zugewiesen haben, erscheint Folgendes in der Übersicht:
Klicken Sie in der Übersicht auf das Kreuzsymbol Eine In meinem Namen-Berechtigung wird automatisch gelöscht, sobald das im Feld „Aktiv bis“ angegebene Datum abgelaufen ist. |
„'Im Namen von'-Einstellungen anzeigen, die vom Administrator eingerichtet wurden“ |
Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, um die „Im Namen von“-Berechtigungen in der Übersicht angezeigt zu bekommen, die von einem Benutzer mit dem Recht „Im-Namen-von Berechtigung verwalten“ zugewiesen wurden. |
„Neue 'In meinem Namen'“ |
Klicken Sie hier, um das folgende Dialogfenster zu öffnen. 
Abbildung 39. „Im Namen von“-Berechtigungen zuweisen
Geben Sie folgende Informationen im Dialogfenster an:
|
| Sie können "Im Namen von"-Einstellungen speichern, während Sie im Namen eines anderen Benutzers handeln. Andere Benutzereinstellungen werden nicht gespeichert. |