Rollenwechsel

Wenn Sie mehrere Jobrollen und damit auch mehrere Posteingänge von Org.Einheiten haben, in denen Sie arbeiten, ist es wichtig, zwischen den Jobrollen wechseln zu können. Gleichzeitig müssen Sie den Überblick behalten, welche Ihre aktuelle Rolle oder Org.Einheit ist, wenn Sie beispielsweise Kennzeichen oder Fristen setzen.

Mit der Funktion „Rollenwechsel“ können Sie schnell durch die Benutzer-ID einen Rollenwechsel zwischen Jobrollen vornehmen. F2 empfiehlt Ihnen einen Rollenwechsel, wenn Ihre aktuelle Jobrolle nicht zur Suchliste der Org.Einheit passt, in der Sie arbeiten.

Oben rechts in der Ecke des Haupt-, Dokumenten- und Vorgangsfensters von F2 wird die Benutzer-ID angezeigt. Von hier aus können Sie die Funktion „Rollenwechsel“ aufrufen.

Abbildung 1. Benutzer-ID

Aus der Benutzer-ID geht hervor, wer der Benutzer ist und bei welcher Org.Einheit er sich angemeldet hat. Im nebenstehenden Beispiel heißt der Benutzer Florian Lutz. Er ist bei der Org.Einheit „IT-Abteilung“ angemeldet.

Klicken Sie für einen schnellen Rollenwechsel auf Ihre Benutzer-ID.

Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit Informationen zur Rolle und Org.Einheit. Klicken Sie hier auf Rollenwechsel.

Abbildung 2. Rollenwechsel

Ein neues Dialogfenster mit einer Übersicht über die Jobrollen, zwischen denen Sie wechseln können, öffnet sich. Wählen Sie die gewünschte Jobrolle aus und klicken Sie auf Rollenwechsel. Damit wird der Wechsel durchgeführt.

Abbildung 3. Wahlmöglichkeiten beim Rollenwechsel

Wenn Sie nur eine Jobrolle in einer Org.Einheit besitzen, können Sie keinen Rollenwechsel durchführen.

Wenn es offene Dokumente oder Vorgänge gibt, die vor dem Rollenwechsel bearbeitet wurden, fragt F2 nach, ob Sie die Änderungen in allen Dokumenten und Vorgängen speichern oder verwerfen möchten.

Nicht gespeicherte Änderungen müssen Sie also auf einmal speichern oder verwerfen, bevor der Rollenwechsel durchgeführt wird.

Abbildung 4. Speichern oder Verwerfen aller Änderungen

Obwohl Benutzer A über „Im Namen von“-Berechtigungen dazu berechtigt ist, „Im Namen von“ Benutzer B zu arbeiten, kann Benutzer A nicht zwischen den eventuellen Jobrollen des Benutzer B wechseln. Die Rollenwechselfunktion steht auch nicht Benutzer A zur Verfügung, solange er über „Im Namen von“ angemeldet ist.

Vorschlag zum Rollenwechsel (Rollenwechselhilfe)

Im Haupt-, Dokumenten- und Vorgangsfenster und bei bestimmten Funktionen schlägt F2 automatisch einen Rollenwechsel mittels des Dialogfensters „Rollenwechselhilfe“ vor.

Im Hauptfenster wird ein Rollenwechsel vorgeschlagen, wenn Sie an einer Suchliste arbeiten, die zu einer anderen Org.Einheit gehört, als die, unter der Sie aktuell angemeldet sind.

Das heißt, wenn Sie beispielsweise ein Dokument kennzeichnen möchten, welches nicht zur Org.Einheit, unter der Sie angemeldet sind, gehört, schlägt F2 Ihnen vor, zur zuständigen Org.Einheit zu wechseln. Darüber hinaus werden die Menüpunkte zur Kennzeichnung der Org.Einheit grau hinterlegt (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 5. Rollenwechselhilfe im Hauptfenster

Im Band des Hauptfensters klicken Sie in der Menügruppe zur Kennzeichnung der Org.Einheit auf Ja. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster der „Rollenwechselhilfe“. Hier wird die von F2 empfohlene Jobrolle angegeben. Bestätigen Sie mit Ja, wonach Sie das gewünschte Kennzeichen der Org.Einheit dem Dokument hinzufügen können.

Wählen Sie Nein aus, um die Arbeit mit der angemeldeten Jobrolle fortzusetzen. In diesem Fall kann nur einem Dokument der aktuellen Org.Einheit ein Kennzeichen der Org.Einheit vergeben werden.

Abbildung 6. Dialogfenster zur Rollenwechselhilfe

Im Dokumenten- oder Vorgangsfenster schlägt F2 Ihnen einen Rollenwechsel vor, wenn Ihre aktuelle Jobrolle nicht zur für das Dokument oder den Vorgang verantwortlichen Org.Einheit gehört. F2 empfiehlt in diesen Fällen, die Rolle zu wechseln, wenn Sie folgende Handlungen ausführen:

Dokument bearbeiten
Vorgang bearbeiten
Dokument beantworten

Sie können im Dialogfenster den Rollenwechsel vornehmen, welches bei der Ausführung einer der oben genannten Handlungen öffnet sich. Die Menügruppe zur Kennzeichnung der Org.Einheit wird, ebenso wie im Hauptfenster, grau hinterlegt.

Abbildung 7. Rollenwechselhilfe im Dokumentenfenster

Wenn Sie nur eine Jobrolle in einer Org.Einheit besitzen, können Sie keinen Rollenwechsel durchführen. In diesem Fall erscheint daher keine Rollenwechselhilfe.

Rollenwechsel bei dezentralen Org.Einheiten

Bei der Anwendung von F2 Funktionspostfächern kann es sinnvoll sein, dezentrale Org.Einheiten zu nutzen. So können zum Beispiel zusätzliche E-Mail-Adressen an eine dezentrale Org.Einheit angebunden werden, die bei einheitsübergreifenden Projekten genutzt werden. F2 Funktionspostfächer unterstützt zudem den Rollenwechsel bei der Verwendung dezentraler Jobrollen.

Mit F2 Funktionspostfächer ist es darüber hinaus möglich, die Suchlisten der dezentralen Org.Einheiten einzusehen (also Posteingang, Schreibtisch und Archiv der dezentralen Org.Einheit), in der Sie eine Jobrolle haben.

Die Suchlisten der dezentralen Org.Einheiten sind unter dem obersten Knoten „Org.Einheiten“ zusammen mit den gewöhnlichen Suchlisten der Org.Einheiten in der Listenübersicht auf der linken Seite des Hauptfensters zusammengefasst, wie in Abschnitt Zugriff auf Posteingänge verschiedener Org.Einheiten beschrieben.

Weitere Informationen zu dezentralen Org.Einheiten, darunter zur Einrichtung dezentraler Org.Einheiten, finden Sie unter Administrator und Hauptfenster.