Mit mehreren Jobrollen arbeiten

Der Schreibzugriff auf Dokumente und Vorgänge ist unabhängig von der Jobrolle, unter der Sie angemeldet sind.

Das heißt, wenn Sie mehrere Jobrollen besitzen, müssen Sie sich nicht bei einer bestimmten Org.Einheit anmelden, um Schreibzugriff auf die Dokumente oder Vorgänge einer Org.Einheit zu haben. Ihre Jobrolle in der Org.Einheit gibt Ihnen automatisch Schreibzugriff.

Sie können die Chats von allen Org.Einheiten lesen, denen Sie durch eine Jobrolle zugeordnet sind. Hierbei ist es gleichgültig, mit welcher Jobrolle Sie aktuell angemeldet sind.

Wenn Sie dabei einen Chat lesen, wird dieser unabhängig von Ihrer aktuellen Jobrolle als gelesen markiert. Ein Rollenwechsel ist daher nicht nötig, um in den anderen Org.Einheiten, in denen Sie Jobrollen besitzen, den Chat zu lesen oder zu beantworten.

Die Verwaltung der Org.Einheit von Dokumenten im Hauptfenster mithilfe von „Frist: Meine Org.Einheit“ und „Kennzeichen: Meine Org. Einheit“ sowie mit Gelesen-Markierungen der Org.Einheit richtet sich nach der Org.Einheit der jeweiligen Suchliste. Das heißt, dass sich die Spalten ungeachtet der Jobrolle, mit der Sie angemeldet sind, nach „Kennzeichen: Meine Org.Einheit“, „Kennzeichen: Persönlich“ und die Gelesen-Markierungen der Org.Einheit nach der Org.Einheit der jeweiligen Suchliste statt nach dem Benutzer richten.

Das bedeutet, dass ein Dokument, welches Ihnen als gelesen, mit dem roten „Dringend“-Kennzeichen und einer Frist von 14 Tagen angezeigt wird, in der Suchliste einer anderen Org.Einheit durchaus als ungelesen, mit einem anderen Kennzeichen oder einer anderen Frist angezeigt werden kann.

Der Name der aktuellen Org.Einheit, unter der Sie angemeldet sind, wird auch in der Menügruppe zur Kennzeichnung der Org.Einheit im Band des Hauptfensters angezeigt. In der folgenden Abbildung ist der Name der Org.Einheit „IT-Abteilung“.

Im Kontextmenü wird Ihnen angezeigt, welcher Org.Einheit ein Kennzeichen zugeordnet wird. Im Beispiel der nebenstehenden Abbildung ist es „IT-Abteilung“.

Wenn Sie eine im Posteingang, Schreibtisch oder Archiv einer Org.Einheit durchgeführte Suche speichern, merkt sich F2 die Suchliste der Org.Einheit, in der die Suche vorgenommen wurde. Für eine bessere Übersicht wird Ihnen daher empfohlen, beim Speichern der Suche den Namen der Org.Einheit, unter die Sie aktuell angemeldet sind, anzugeben.

Der Grund dafür ist, dass ein Benutzer mehreren Org.Einheiten zugeordnet werden kann. Da F2 nicht automatisch anzeigt, in welcher Suchliste der Org.Einheit die Suche durchgeführt wurde, wäre es für den Benutzer schwierig, die Org.Einheit zu identifizieren, in der die Suche generiert wurde. Dies gilt sowohl für persönliche Suchen als auch für Suchen, die ein Administrator auf Org.Einheitsebene vorgenommen hat.

Zum Beispiel kann Florian Lutz mehrere Jobrollen besitzen. Dadurch hat er Zugang zum Posteingang, Schreibtisch und das Archiv verschiedener Org.Einheiten, darunter die Org.Einheit Geschäftsführung. Florian führt nun eine Suche in dem Posteingang der Geschäftsführung mit dem Suchkriterium Dokumentenverantwortlicher = Florian Lutz durch.

Florian speichert seine Suche. F2 gibt hierbei jedoch nicht an, in welcher Org.Einheit er sich befand, als er die Suche durchgeführt hat, weshalb Florian nicht die Suche „Dokumente im Posteingang der Org.Einheit, für die ich verantwortlich bin“ benennen soll. Diese Benennung ist zu allgemein. Florian benennt stattdessen die Suche „Dokumente im Posteingang der Geschäftsführung, für die ich verantwortlich bin“.