Kommunikation in F2 Touch

In F2 Touch können Sie fast dieselben Kommunikationsmöglichkeiten wie in F2 Desktop nutzen. Sie können E-Mails, Chats, Notizen und Vermerke erstellen. Darüber hinaus können Sie Anfragen und Genehmigungen erstellen.

Wenn Chats, Notizen, Anfragen und/oder Vermerke mit einem Dokument verknüpft sind, wird Ihnen das Symbol für die entsprechende Kommunikationsform im oberen grauen Band angezeigt. Drücken Sie auf das Symbol, beispielsweise für Chat , um zum Chat des Dokuments zu gelangen. Ist ein Symbol mit einem kleinen blauen Punkt versehen, bedeutet das, dass es ungelesene Kommunikation dieser Art im Dokument gibt.

Abbildung 1. Kommunikation im Dokument

E-Mail

In F2 Touch können Sie E-Mails versenden, weiterleiten und beantworten.

E-Mail versenden

In das Feld „An“ tragen Sie den Empfänger ein. Wie auch beim F2 Desktop sucht F2 Touch im Beteiligtenregister und schlägt Ihnen Beteiligte vor, die dem eingegebenen Empfänger entsprechen. Gleiches gilt für die Felder „Cc“ und „Xbc“.

Abbildung 2. E-Mail versenden

Die Absenden-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke wird erst aktiv, wenn Sie einen Beteiligten im Feld „An“ eingetragen haben.

Tippen Sie auf Absenden , um die E-Mail zu versenden.

Sicher versenden

In F2 Touch können Sie ebenso die Konfiguration „Sicher versenden“ nutzen.

Abbildung 3. Sicher versenden

Über „Sicher versenden“ aktivieren Sie die relevante Software in Microsoft Exchange zur Verschlüsselung von E-Mails, die Sie aus F2 versenden.

Zum sicheren Versenden setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Sicher versenden“ unten im Dokument. Dieses Kontrollkästchen ist nur dann sichtbar, wenn Sie einen Empfänger im Feld „An“ eingegeben haben.

„Sicher versenden“ können Sie genauso wie im F2 Desktop verwenden.

Link zu E-Mail-Adresse öffnet neue E-Mail

Wenn Sie einen Link zu einer E-Mail-Adresse in einem Dokumentenschriftstück anwählen, erstellt F2 ein neues Dokument und die E-Mail-Adresse wird darin in das Empfängerfeld übertragen.

Abbildung 4. E-Mail-Adresse in einem Dokumentenschriftstück

Abbildung 5. Neue E-Mail mit E-Mail-Adresse im Empfängerfeld

Chat

Sie können in F2 Touch Chats versenden und empfangen.

Chat erstellen

Tippen Sie auf das Hinzufügen-Symbol und daraufhin auf Neuer Chat, um das Chatfenster zu öffnen. Wenn Beteiligte in den E-Mail-Feldern angegeben sind, d.h. Absender, Empfänger, Cc- und Xbc-Empfänger, können Sie auch Chat an alle wählen. In diesem Fall werden sämtliche Beteiligten dem Chat hinzugefügt.

Abbildung 6. Neuen Chat erstellen

Die folgende Abbildung gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen eines neuerstellten Chats. Im Folgenden wird eine Auswahl der Funktionen erläutert.

Abbildung 7. Neuerstellter Chat

Durch Tippen auf Teilnehmer hinzufügen fügen Sie einem geöffneten Chatverlauf einen Teilnehmer hinzu. Wenn Sie einen Namen in das Feld eintragen, sucht F2 Touch wie F2 Desktop im Beteiligtenregister und schlägt Ihnen Beteiligte vor, die dem eingegebenen Text entsprechen.

Prädefinierte Gruppe Chatteilnehmer hinzufügen

Das Tippen auf Teilnehmer hinzufügen zeigt Ihnen auch vordefinierte Gruppen von Chatteilnehmern. Tippen Sie auf eine Gruppe, um alle Benutzer der Gruppe dem Chat hinzuzufügen. Die Gruppen decken verschiedene Schnittmengen von Benutzern, die auf unterschiedliche Arten an einem Dokument beteiligt sind:

Absender und Empfänger, was der Funktion „Chat an alle“ entspricht.
Genehmiger, die genehmigt haben (setzt das Modul F2 Genehmigung voraus)
Verantwortlichen und ergänzende Sachbearbeiter.
Das Sekretariat des Benutzers, sofern dieses verknüpft ist (fordert das Modul F2 Genehmigungsschleuse).

Chat versenden

Geben Sie Chatnachrichten in das Textfeld unten im Fenster ein. Tippen Sie auf das Versenden-Symbol , um die Nachricht zu versenden.

Abbildung 8. Band und Menü unten im Chatverlauf

Im unteren Band gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:

Teilnehmer zum Chat hinzufügen
Dokument archivieren
Menü.

Im Menü gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:

Chat als nicht gesehen markieren
Chat benennen/Betreff des Chats ändern
Mitteilungen aktivieren/deaktivieren
Automatisches Löschen aktivieren/deaktivieren (sofern konfiguriert).

Lesen Sie mehr über die Chatfunktionen und verfügbare Konfigurationen.

Auf Chats zugreifen

Sie können auf Chats zugreifen, indem Sie in die Übersicht der Chats navigieren oder das Chatsymbol neben einem Dokument in der Ergebnisliste auswählen.

Abbildung 9. Chatübersicht

Wenn Sie einen Chat noch nicht gelesen haben oder wenn neue Beiträge hinzugefügt wurden, erscheint das Chatsymbol wie folgt: .

Status und Gelesen-Markierung der Teilnehmer

Im Teilnehmerreiter eines Chats oder einer Notiz werden Ihnen die Bilder oder Anfangsbuchstaben sowie der Status der Teilnehmer (online, offline, abwesend) angezeigt. Des Weiteren können Sie hier auch eventuelle „Abwesenheit“-Informationen der Teilnehmer und deren Gelesen-Markierungen von dem Chat ablesen. Ein Chat wird für einen Teilnehmer als gelesen markiert, wenn der Teilnehmer alle Nachrichten im Chat gelesen hat. Hat ein Chat mehr als zwei Teilnehmer, werden deren Initialen und die Anzahl der Teilnehmer im Betreff des Chats angezeigt.

Abbildung 10. Teilnehmerreiter für Chats und Notizen

Der Status und die Gelesen-Markierung der Teilnehmer werden auch direkt im Chatverlauf angezeigt.

Abbildung 11. Gelesen-Markierung und Status der Teilnehmer werden im Chatverlauf angezeigt

Hier wie auch im Teilnehmerreiter zeigt ein kleines Symbol den Status an, zum Beispiel ein grüner Punkt für einen Teilnehmer, der online ist.

Weiterhin wird Ihnen angezeigt, welche Nachricht die Chateilnehmer zuletzt gelesen haben, indem ihr F2 Profilbild oder der erste Buchstabe ihres Benutzernamens unter der jeweiligen Nachricht angezeigt wird.

Zu den ungelesenen Nachrichten springen

Im Fall eines Chatverlaufs, in dem Sie mehr Nachrichten erhalten haben, als Ihnen im Chatfenster angezeigt werden können, tippen Sie auf Springen zu, um zum Anfang der ungelesenen Nachrichten zu navigieren.

Abbildung 12. Zu ungelesenen Chatnachrichten springen

Notiz

Sie können in F2 Touch Notizen erstellen und öffnen.

Notiz erstellen

Tippen Sie auf das Hinzufügen-Symbol und anschließend auf Neue Notiz, um einem Dokument eine Notiz hinzuzufügen und das Notizfenster zu öffnen.

Abbildung 13. Notiz erstellen

Funktionen im Notizfenster

Im oberen Bereich des Notizfensters können Sie eine Übersicht der Teilnehmer aufrufen und zurück zum Dokumentenfenster navigieren.

Abbildung 14. Funktionen im Notizfenster

In dem unteren Band gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:

Notizbeitrag verfassen
Teilnehmer zur Notiz hinzufügen
Dokument archivieren
Menü

Im Menü gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:

Notiz als nicht gesehen markieren
Notiz benennen/Betreff der Notiz ändern
Mitteilungen aktivieren/deaktivieren

Lesen Sie mehr über Notizfunktionen.

Auf Notiz zugreifen

Sie können auf Notizen zugreifen, indem Sie in der Übersicht der Notizen im Dokument navigieren oder das Notizsymbol neben einem Dokument in einer Ergebnisliste anwählen.

Wenn Sie eine Notiz noch nicht gelesen haben oder neue Beiträge hinzugefügt wurden, erscheint ein kleiner blauer Punkt neben dem Notizsymbol .

Abbildung 15. Notizübersicht

Vermerk

Sie können in F2 Touch Vermerke erstellen und öffnen.

Vermerk erstellen

Tippen Sie auf das Hinzufügen-Symbol und anschließend auf Neuer Vermerk, um einen neuen Vermerk zu erstellen und zum Vermerkfenster zu gelangen.

Abbildung 16. Vermerk erstellen

Wenn Sie einen neuen Vermerk erstellen, können Sie wie im F2 Desktop den Vermerktypen auswählen und eine Beschreibung hinzufügen.

Abbildung 17. Neuerstellter Vermerk

Tippen Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke, um den Vermerk zu speichern. Der Vermerk wurde dann dem Dokument hinzugefügt.

Auf Vermerk zugreifen

Sie öffnen Vermerke in einem Dokument unter der Überschrift "Vermerke".

Abbildung 18. Gesehener Vermerk

Hier können Sie einen Vermerk ebenfalls als „Gesehen“ markieren, bevor ein Vorgang abgeschlossen wird. Diese Funktion entspricht der des F2 Desktop.

Chats und E-Mails via Push-Benachrichtigungen beantworten und archivieren

Sie können direkt über Push-Benachrichtigungen auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät auf Chats antworten oder E-Mails und Dokumente mit verknüpften Chats archivieren.

Das Betriebssystem Ihres Geräts bestimmt, wie eine Push-Benachrichtigung geöffnet wird.

Chat beantworten

Wenn Sie eine Push-Benachrichtigung bezüglich eines Chats auf einem gesperrten Bildschirm erhalten, beantworten Sie diese, indem Sie den Finger für kurze Zeit auf die Benachrichtigung halten, um die Verknüpfungen Archivieren und Beantworten zu öffnen.

Sie können die Benachrichtigung im Sperrbildschirm auch nach rechts wischen und Öffnen auswählen. Anschließend öffnet sich das Chatfenster.

Über Beantworten können Sie eine Antwort direkt und ohne vorheriges Öffnen von F2 Touch verfassen. Danach tippen Sie auf Senden, und entsperren Sie Ihr Gerät, um die Antwort zu versenden.

Abbildung 19. Chat über Push-Benachichtigung beantworten

Tippen Sie auf Archivieren, um das Dokument mit dem empfangenen Chat zu archivieren.

Ein Benutzer mit dem Recht "Benutzer verwalten" kann einen anderen Benutzer aus allen F2-Sitzungen abmelden. In diesem Fall werden auch Push-Benachrichtigungen für den abgemeldeten Benutzer gelöscht.

E-Mail beantworten

Wenn Sie eine Push-Benachrichtigung bezüglich einer E-Mail auf einem gesperrten Bildschirm erhalten, beantworten Sie diese, indem Sie den Finger für kurze Zeit auf die Benachrichtigung halten, um die Verknüpfungen Archivieren und Beantworten zu öffnen.

Sie können die Benachrichtigung im Sperrbildschirm auch nach rechts wischen und Öffnen auswählen. Daraufhin öffnet sich das Dokumentenfenster.

Tippen Sie auf Beantworten, um das Dialogfenster "Beantworten" in F2 Touch zu öffnen. Tippen Sie auf Absenden, um die Antwort auf die E-Mail zu versenden.

Abbildung 20. E-Mail über Push-Benachichtigung beantworten

Tippen Sie auf Archivieren, um die E-Mail zu archivieren.