F2 Manager in F2 Touch
F2 Manager wurde für das iPad entwickelt. F2 Manager bietet Ihnen sowie allen Mitarbeitern und Leitern Ihrer Organisation einen Online- als auch einen Offline-Zugriff auf Vorgänge, Sitzungen und Genehmigungen.
Vorgänge und Dokumente übertragen
Sie können Vorgänge und Dokuemente von F2 Touch auf F2 Manager übertragen. Öffnen Sie einen Vorgang und tippen Sie oben im blauen Band auf den Vorgangsbetreff, um die Details des Vorgangs zu sehen.
Tippen Sie nun auf das Hinzufügen-Symbol 
innerhalb den Details des Vorgangs, und anschließend auf Neuer F2 Manager.
Tippen Sie auf Neuer F2 Manager, um eine Synchronisierungsseite für F2 Manager zu öffnen, auf der die relevanten Informationen im Rahmen der Übertragung an F2 Manager angegeben sind. Die Vorgehensweise für die Erstellung ist dieselbe wie bei der Erstellung eines Ad Hoc-Meetings in F2 Desktop.
Tippen Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, wenn Sie die gewünschten Informationen angegeben haben. Lesen Sie mehr über die Synchronisierung mit F2 Manager.
Wenn Sie Neuer F2 Manager ausgewählt und Ihre eingegebenen Informationen gespeichert haben, erstellt F2 Touch den Menüpunkt F2 Manager im grauen Band des Vorgangs. Es wird auch ein F2 Manager-Reiter im Vorgang auf F2 Desktop erstellt.
Mit F2 Manager synchronisieren
Die Synchronisierungsseite besteht aus verschiedenen Bereichen, in denen Sie relevante Sitzungsinformationen angeben, wenn Sie eine Sitzung über F2 Touch erstellen. Jeder Bereich wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.
iPad-Synchronisierug
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Aktiv“, um die in der Synchronisierungsliste aufgeführten Dokumente mit F2 Manager zu synchronisieren.
Die Synchronisierung von Dokumenten erfolgt ausschließlich innerhalb des angegebenen Zeitrahmens und mit den hinzugefügten Beteiligten. Außerhalb des angegebenen Zeitrahmens werden die Daten nicht auf das iPad synchronisiert.
Wählen Sie im Feld "Beinhaltet neue Elemente", ob die Synchronisierung von neuen Elementen automatisch oder manuell geschehen soll.
Datum und Kategorie
Die Felder unter „Datum und Kategorie“ nutzen Sie, um ein spezifisches Sitzungsdatum und einen spezifischen Sitzungszeitpunkt anzugeben. Setzen Sie bei mehrtägigen Sitzungen ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Ganztätig“.
Die Angabe eines Datums ist Pflicht, aber die Angabe eines Anfangs- und Endzeitpunkts ist optional.
Beteiligte
Im Feld „Teilnehmer“ unter dem Bereich „Beteiligte“ geben Sie die Sitzungsteilnehmer an. Sitzungsteilnehmer können:
-
Falls gewünscht die einzelnen Tagesordnungspunkte bewerten.
-
Lesezugriff auf die in der Tagesordnung enthaltenen Dokumente erhalten.
Die Synchronisierungsliste
Die Elemente in der Synchronisierungsliste sind die Dokumente, welche beim Start der Synchronisierung mit dem iPad synchronisiert werden sollen. Wenn Sie das Häkchen neben einem Dokument entfernen, wird das Dokument in die Liste „Weitere Dokumente des Vorgangs“ verschoben. Durch Ziehen eines Dokuments mit Ihrem Finger können Sie es auch verschieben. Die Dokumente in der Liste „Weitere Dokumente des Vorgangs“ werden nicht mit F2 Manager synchronisiert.
Indem Sie ein Dokument mit dem Finger ziehen, können Sie auch die Reihenfolge der Dokumente ändern, oder die Dokumente von einer Liste in eine andere verschieben.
Halten Sie Ihren Finger auf das Drag-and Drop-Symbol 
neben dem relevanten Dokument und ziehen Sie das Dokument anschließend zur gewünschten Position.
Die Spalten "Zur Bewertung" und "Export unterbinden"
Die Synchronisierungsliste enthält auch die Spalten "Zur Bewertung" und "Export unterbinden". Drehen Sie Ihr Gerät um 90 Grad, um Zugriff zu den Spalten zu erhalten.
Sie können einen Tagesordnungspunkt zur Bewertung durch die Sitzungsteilnehmer freischalten, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Zur Bewertung“ neben dem Punkt in der Synchronisierungsliste setzen. Öffnen Sie weitere Bewertungsmöglichkeiten mit Auswahl von „Zeige erweiterte“.
Wenn Sie ein Häkchen in „Export unterbinden“ setzen, verhindern Sie den Export des Tagesordnungspunkts aus der F2 Manager-App. Damit können der Tagesordnungspunkt und seine dazugehörigen Schriftstücke nicht mit anderen Apps auf dem iPad geteilt und nicht gedruckt werden.
Zeige erweiterte
Tippen Sie auf Zeige erweiterte oben rechts auf der Synchronisierungsseite, um die erweiterten Möglichkeiten der F2 Manager-Synchronisierung zu öffnen.
Die erweiterten Synchronisierungsmöglichkeiten sind:
-
Hinzufügen einer Kategorie für die Sitzung. Kategorien werden genutzt, um ein übergeordnetes Thema der Sitzung anzugeben.
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Hinzufügen von Interessenten zur Sitzung. Interessenten können keine Tagesordnungspunkte bewerten, haben aber sonst dieselben Berechtigungen wie Sitzungsteilnehmer.
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Hinzufügen von weiteren Informationen, wie einem Betreff und Beschreibung der Sitzung.
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”Bewertung abgeschlossen”: Geben Sie die Anzahl von Stunden vor Beginn der Sitzung an, bis wann es für die Teilnehmer möglich ist, eine Bewertung abzugeben.
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”Nicht verteilen bis”: Geben Sie die Anzahl von Stunden vor Beginn der Sitzung an, ab wann es für die Teilnehmer möglich ist, eine Bewertung abzugeben.
In F2 Manager vorgenommene Annotationen
In F2 Manager können Sie Annotationen zu Schriftstücken hinzufügen, die einer Sitzung angehängt sind. Sie können beispielsweise wichtige Abschnitte in einem Schriftstück durchstreichen oder Kommentare hinzufügen.
Wenn Sie F2 Touch öffnen, nachdem Sie Annotationen in F2 Manager hinzugefügt haben, wird der Vorgang sichtbar, mit dem das Annotationsdokument/-schriftstück verknüpft ist. Annotationsdokumente können im „Archiv“ gesucht werden. Bei der Suche geben Sie den relevanten Dokumenten-/Vorgangsverantwortlichen an und geben anschließend „F2 Manager Archiv“ in das Freitextsuchfeld ein.
Dadurch werden Ihnen sämtliche Dokumente angezeigt, in der Sie Annotationen vorgenommen haben. Es kann daher vorteilhaft sein, die Suche zu speichern, damit Sie zukünftige Annotationen schnell aufrufen können.
Die Annotationen werden Ihnen jedoch nicht angezeigt, wenn F2 Touch den PDF Viewer von Apple verwendet, da dieser Annotationen nicht unterstützt. F2 Touch gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, das Schriftstück in eine andere App zu exportieren, in der die Annotationen geöffnet werden können (beispielsweise Acrobat Reader).