Offline-Funktionalität in F2 Touch

Selbst wenn Sie über keine ausreichende Netzverbindung verfügen, können Sie F2 Touch dazu verwenden, Dokumente offline in F2 aufzurufen und zu bearbeiten. Die Offline-Funktionalität gilt nur in der F2 Touch-App und nicht, wenn Sie F2 über einen Webbrowser anwenden.

Dokumente offline verfügbar

F2 Touch zeigt Ihnen stets die ersten 99 Dokumente in Ihrem „Posteingang“ an, selbst dann, wenn Sie offline sind. In allen anderen Suchlisten werden Ihnen die ersten 25 Dokumente angezeigt, falls Sie die jeweilige Suchliste während einer stabilen Netzverbindung geöffnet hatten.

Wenn Sie auf Dokumente außerhalb von Ihrem „Posteingang“ zugreifen möchten, also beispielsweise in „Mein Schreibtisch“, muss das entsprechende Dokument zuvor online von Ihnen geöffnet worden sein, damit Sie es offline in F2 Touch aufrufen und bearbeiten können.

Offline-Handlungen in Dokumenten

Sie können die folgenden Handlungen für Dokumente in F2 Touch offline durchführen:

  • Dokument erstellen/speichern/senden.

  • Metadaten des Dokuments bearbeiten (Persönliche Verwaltung und Steuerung der Org.Einheit, Kennzeichen, Frist, Registriert und Zugriffsverwaltung).

  • Dokument als nicht gelesen markieren.

  • Dokument archivieren.

  • Dokument löschen.

  • Sie können nach Benutzern in der eigenen Behörde und nach externen Beteiligten in lokal gespeicherten Dokumenten suchen, wodurch Sie E-Mails offline beantworten können.

Außerdem können Sie alle Handlungen in Verbindung mit der Verwendung von Chats durchführen. Die Vorgangshilfe erscheint ebenso offline.

Offline-Handlungen reihen sich in Warteschlange in der Synchronisierungsübersicht ein

Handlungen, die Sie in F2 Touch offline ausführen, werden automatisch in die Warteschlange der Org.Einheit eingereiht und erscheinen in der Synchronisierungsübersicht. Öffnen Sie die Synchronisierungsübersicht, indem Sie auf das Wolkensymbol über der Übersicht der Suchlisten und Ordner tippen.

image
Abbildung 1. Synchronisierungsübersicht aufrufen

In der Synchronisierungsliste werden Ihnen die Handlungen angezeigt, die darauf warten, synchronisiert zu werden.

image
Abbildung 2. Handlungen in der Warteschleife in der Synchronisierungsübersicht

Wenn Ihr F2 Touch wieder online ist, wird F2 Touch automatisch aktualisiert und Ihre offline durchgeführten Handlungen werden ausgeführt.

Wenn Sie mehrere Handlungen im selben Dokument durchgeführt haben, werden diese in der Reihenfolge ausgeführt, wie sie offline vorgenommen wurden.

Wenn Sie Handlungen in mehreren Dokumenten durchgeführt haben, werden diese parallel ausgeführt, sobald Ihr F2 Touch wieder online ist.

Sie können eine Handlung abbrechen oder das Dokument öffnen, in dem Sie auf die Menüpunkte neben dem Dokument tippen.

Fehler in der Synchronisierung von Handlungen

Wenn eine Handlung in einem Dokument fehlschlägt, weil beispielsweise ein Server- oder Synchronisierungsfehler vorliegt, entscheiden Sie manuell, was mit dem Dokument geschehen soll.

image
Abbildung 3. Fehlgeschlagene Handlung im Dokument

F2 informiert Sie automatisch darüber, warum die Handlung fehlschlug, und zeigt Ihnen, abhängig vom konkreten Fehler, eine Liste mit Handlungsvorschlägen an.

Fehlgeschlagene Handlungen können Sie direkt von der Übersicht aus behandeln. Dazu tippen Sie auf die gewünschte Handlung, woraufhin diese sofort ausgeführt wird.

Mögliche Handlungsvorschläge zur Fehlerbehebung sind:

  • Aktion aufgeben (für alle Handlungen).

  • Dokument öffnen (für alle Handlungen, wenn das Dokument nicht geöffnet ist).

  • Erneut versuchen (bei Zugriffsverlust oder Serverfehler).

  • Trotzdem ausführen (bei Synchronisierungsfehler für persönliche Steuerung).

  • Offline-Dokument anzeigen (Bei Dokumentenbearbeitung: F2 zeigt Ihnen die lokale, offline gespeicherte Version an).

  • Dokument zum Bearbeiten öffnen (Bei fehlgeschlagener Dokumentenbearbeitung aufgrund eines Serverfehlers).

  • Entwurf erstellen (Bei Dokumentbearbeitung).

Wenn Sie in einem Dokument mehrere Handlungen durchführen und eine dieser Handlungen fehlschlägt, schlagen auch alle darauffolgenden Handlungen fehl.

Offline-Handlungen mit dem Status „Unbekannt“

Wenn Sie eine Offline-Handlung, wie beispielsweise „Dokument senden“ oder „Chat senden“, nicht mit F2 synchronisieren, wird das entsprechende Dokument mit dem Status „Unbekannt“ versehen. Derartige kritische Handlungen werden Ihnen auf dieselbe Weise wie fehlgeschlagene Handlungen in F2 Touch angezeigt. Anschließend entscheiden Sie selbst, was mit dem Dokument geschehen soll:

  • Dokument öffnen und prüfen, ob die entsprechende Handlung ausgeführt wurde.

  • Erneut versuchen, die Handlung durchzuführen.

  • Aktion aufgeben, wodurch eventuelle Änderungen verworfen werden.