Vorgänge in F2 Touch

In F2 Touch können Sie zwischen den verschiedenen Dokumenten eines Vorgangs navigieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument mit einem bestehenden Vorgang zu verknüpfen.

Bei Dokumenten, die mit einem Vorgang verknüpft sind, wird Ihnen das Vorgangssymbol im blauen Band angezeigt.

Tippen Sie auf das Vorgangssymbol, um den Vorgang mit einer Liste der verknüpften Dokumente zu sehen.

Abbildung 1. Dokumente des Vorgangs anzeigen

Ebenso wie in F2 Desktop haben Sie wenige Möglichkeiten, um einen abgeschlossenen Vorgang zu bearbeiten. Diese Standardeinstellung ist eine Konfiguration, die Sie in Zusammenarbeit mit cBrain deaktivieren können.

Neues Dokument aus Vorgang erstellen

Sie können ein neues Dokument aus einem Vorgang heraus erstellen.

Tippen Sie auf das Hinzufügen-Symbol im Vorgangsfenster und wählen Sie E-Mail erstellen.

Abbildung 2. Neues Dokument im Vorgang erstellen

Die Funktion E-Mail erstellen benutzen Sie sowohl zum Erstellen von E-Mails als auch Dokumenten. Fügen Sie keinen Empfänger im Feld „An“ hinzu, erstellt F2 ein Standarddokument.

Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Vorgang verwenden“ unten im neuerstellten Dokument.

Abbildung 3. Ein neuerstelltes Dokument mit einem Vorgang verknüpfen

Tippen Sie anschließend auf Speichern, um das Dokument mit dem Vorgang zu verknüpfen.

Dokument mit Vorgang verknüpfen

Sie können ein bestehendes Dokument mit einem Vorgang verknüpfen oder einen neuen Vorgang erstellen.

Tippen Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Dokument bearbeiten im grauen Band unten im Dokument, um es in den Bearbeitungsmodus zu versetzen. Tippen Sie anschließend auf Vorgang wählen im Feld "Vorgang".

Abbildung 4. Das Feld „Vorgang“ des Dokuments

Suchen Sie den Vorgang, mit dem das Dokument verknüpft werden soll, indem Sie einen Suchtext eingeben. F2 Touch schlägt automatisch Vorgänge vor, die dem eingegebenen Suchtext entsprechen. Wählen Sie den gesuchten Vorgang aus, mit dem das Dokument verknüpft werden soll.

Abbildung 5. Liste mit gesuchten Vorgängen

Tippen Sie anschließend auf Speichern, um das Dokument mit dem gewünschten Vorgang zu verknüpfen.

Neuen Vorgang erstellen

Ein neuer Vorgang wird auf Basis eines neuen oder existierenden Dokuments erstellt.

Tippen Sie auf E-Mail erstellen oder öffnen Sie ein bereits existierendes Dokument und versetzen Sie dieses in den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf Bearbeiten tippen. Wählen Sie anschließend Dokument bearbeiten.

In beiden Fällen scrollen Sie nach unten zum Feld „Vorgang“.

Abbildung 6. Das Feld „Vorgang“ des Dokuments

Tippen Sie auf das Plussymbol neben „Neuen Vorgang erstellen“ im Vorgangsfeld. Daraufhin öffnet sich eine Reihe von Feldern für die Vorgangserstellung.

Abbildung 7. Einen neuen Vorgang erstellen

Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben, tippen Sie auf Speichern. Daraufhin wird der Vorgang erstellt.

Abhängig von F2s Einrichtung und den Richtlinien Ihrer Organisation kann das Ausfüllen einiger Felder obligatorisch sein. Die Einrichtung der Felder ist dieselbe, wie wenn Sie einen neuen Vorgang in F2 Desktop erstellen.

Metadaten des Vorgangs

Über den Vorgang können Sie direkt auf die Metadaten des Vorgangs zugreifen. Um diese zu sehen, wählen Sie den Vorgangsbetreff im blauen Band an.

Abbildung 8. Metadaten des Vorgangs anzeigen

In den Metadaten des Vorgangs können Sie Folgendes einsehen:

Vorgangsbetreff
Vorgangsnummer
Informationen zur Erstellung des Vorgangs („Ersteller“ und „Erstellungsdatum“)
Informationen zum Abschluss des Vorgangs („Abgeschlossen von“ und „Geschlossen am“)
Schlüsselwort des Vorgangs, wenn ein oder mehrere Schlüsselwörter verknüpft sind
Frist
Verantwortlicher des Vorgangs
Status des Vorgangs
Statusphase des Vorgangs.
Aktenzeichen, Sonderzeichen und Aussonderungsart des Vorgangs

Abbildung 9. Metadaten des Vorgangs

Auf iPads und Tablets werden Ihnen die Metadaten des Vorgangs auf demselben Bildschirm wie die Dokumente des Vorgangs angezeigt.

Metadaten des Vorgangs bearbeiten

Sie können ausgewählte Metadaten eines Vorgangs direkt in F2 Touch bearbeiten.

Gehen Sie zu den Metadaten, und tippen Sie auf Bearbeiten im unteren grauen Band. Tippen Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen der Metadaten zu speichern.

Abbildung 10. Die Metadaten des Vorgangs bearbeiten

Sie benötigen Schreibzugriff zum Vorgang, um die Metadaten des Vorgangs bearbeiten zu können.

Des Weiteren können Sie in dem grauen Band Vorgänge schließen oder wiedereröffnen. Außerdem können Sie hier einen Link zu dem Vorgang erstellen. Der Link wird daraufhin in die Zwischenablage kopiert und kann anschließend in F2 oder ein anderes Programm als Verweis auf den jeweiligen Vorgang eingefügt werden.