Dokumenten in F2 Touch
In den folgenden Abschnitten werden die verschiedenen Anzeigearten und Funktionen für Dokumente in F2 Touch beschrieben.
Dokument anzeigen
Tippen Sie auf ein Dokument in einer Liste, um das Dokumentenfenster zu öffnen. Dort können Sie mit dem Dokument und eventuell zugehörigen Schriftstücken, Chats oder Notizen arbeiten.
Ist ein Dokument mit einem Vorgang verknüpft, können Sie diesen über das Vorgangssymbol im blauen Band aufrufen.
Navigieren Sie zwischen dem Dokumentenschriftstück und Chats sowie Notizen des Dokuments über das obere graue Band. Eventuelle Genehmigungen oder Anfragen werden Ihnen hier ebenfalls angezeigt.
Im unteren grauen Band sind einige Funktionen für Ihre Arbeit mit dem Dokument aufgeführt.
Funktionen im Dokumentenfenster
Im unteren Bereich des Dokumentenfensters sind einige Funktionen für die Arbeit mit dem Dokument aufgeführt.
Die Funktionen im Dokumentenfenster sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von Ihren Zugriffsberechtigungen für das Dokument ab:
| Symbol | Menüpunkt | Funktion |
|---|---|---|
|
Archivieren |
Archiviert das Dokument. |
|
Bearbeiten |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
|
Antworten |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
|
Teilen |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
|
Mehr |
Öffnet ein Untermenü mit folgenden Möglichkeiten:
|
Über das Hinzufügen-Symbol 
können Sie dem Dokument Folgendes hinzufügen:
-
Neuer Chat
-
Chat an alle
-
Neue Notiz
-
Neue Genehmigung
-
Neue Anfrage
-
Neuer Vermerk
| Menüpunkte, die sich auf Genehmigungen beziehen, erfordern das Modul F2 Genehmigung. Der Menüpunkt „Neue Genehmigung“ wird nur dann angezeigt, wenn Sie über die Berechtigung verfügen, eine Genehmigung für ein Dokument zu erstellen. |
Details im Dokumentenfenster anzeigen/verbergen
Über Details anzeigen können Sie folgende Metadaten ändern und sich anzeigen lassen:
-
Verantwortlicher
-
Briefdatum
-
An/Von
-
Dokumenten-ID
-
Letzte Aktualisierung
-
Version (siehe nachfolgenden Hinweis)
-
Persönliche Verwaltung
-
Persönliches Kennzeichen
-
Persönliche Frist
-
Verwaltung der Org.Einheit
-
Kennzeichen der Org.Einheit
-
Org.Einheit Frist
-
Zugriff
-
Registriert
| Sie können keine Änderungen an älteren Versionen des Dokuments vornehmen, wie es bei F2 Desktop möglich ist. |
Dokument archivieren
In F2 Touch können Sie ein Dokument direkt im Dokumentenfenster archivieren.
Tippen Sie auf Archivieren in der unteren linken Ecke des Dokumentenfensters, um das entsprechende Dokument zu archivieren.
Nachdem Sie das Dokument archiviert haben, wird Ihnen das nächste Dokument in der Suchliste angezeigt.
Durch Tippen auf Archivieren 
aus dem Chatfenster aus in einem Dokument mit anderen ungelesenen Chats, öffnet sich das Dialogfenster "Archivieren".
Im Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument trotz ungelesener Chats archivieren möchten, ob Sie den/die ungelesene/n Chat/s anzeigen möchten, oder ob Sie die Handlung abbrechen möchten.
Handlung abbrechen
In F2 Touch können Sie bestimmte Handlungen in einem Dokument abbrechen.
Die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG MACHEN wird unten rechts bei folgenden Handlungen in F2 Touch angezeigt:
-
Dokument archivieren.
-
Dokument löschen.
-
Dokument senden. Wenn Sie die Handlung abbrechen, wird das Dokument nicht versendet. Eventuelle Änderungen am Dokument werden jedoch gespeichert.
| Sie können in Ihren persönlichen Einstellungen wählen, wie lange die RÜCKGÄNGIG MACHEN-Schaltfläche aktiv sein soll. |
Kennzeichen mit Wisch-Handlung festlegen
Sie können einem Dokument ein Kennzeichen direkt aus der Ergebnisliste mit einer Wisch-Handlung zuweisen. Dazu wischen Sie mit Ihrem Finger nach links, um sich die Wahlmöglichkeiten Löschen 
Kennzeichen festlegen 
und Archivieren 
anzeigen zu lassen.
Wählen Sie Kennzeichen festlegen, um ein Menü mit den möglichen Kennzeichen angezeigt zu bekommen.
In persönlichen Suchlisten können Sie persönliche Kennzeichen auswählen, in Suchlisten der Org.Einheit können Sie das Kennzeichen der Org.Einheit auswählen.
Beteiligten in die Zugriffsbeschränkung einbinden
Wenn Sie ein Dokument mit einer Zugriffsbeschränkung in den Feldern „Zugriff beschränkt auf“ oder „Vorgangszugriff beschränkt auf“ versehen haben, wird ein Sternchen „*” im Feld „Zugriff“ des Dokuments angezeigt.
Sie können internen Beteiligten Zugriff auf Dokumente gewähren, für die eine Zugriffsbeschränkung gilt.
Sie haben die Möglichkeit, einen Beteiligten in die Zugriffsbeschränkung einzubinden, indem Sie eine der folgenden Handlungen in F2 Touch ausführen:
-
Chat versenden
-
Chatteilnehmer hinzufügen
-
Dokument speichern
-
Dokument mit einem Vorgang verknüpfen
-
Dokument versenden
-
Genehmigungshandlung.
Wenn Sie ein Dokument mit einem internen Beteiligten teilen, der keinen Zugriff auf das entsprechende Dokument hat, werden Sie von F2 gefragt, ob Sie den entsprechenden Beteiligten in die Zugriffsbeschränkung des Dokuments einbinden möchten.
Im Dialogfenster können Sie Beteiligte in die Zugriffsbeschränkung des Dokuments einbinden. Wenn Sie den Beteiligten nicht einbinden, kann dieser weder das Dokument einsehen noch die Chatfunktion verwenden.
Lesen Sie mehr über Zugriffsbeschränkung von Dokumenten und Vorgängen.
E-Mail oder Dokument erstellen
In F2 Touch können Sie neue Dokumente aus jeder beliebigen Suchliste heraus erstellen, indem Sie auf das Hinzufügen-Symbol 
in der unteren rechten Ecke tippen und E-Mail erstellen auswählen. Der Punkt heißt so, da Benutzer von F2 Touch häufig Dokumente erstellen, die als E-Mail versendet werden sollen. Wenn Sie keinen Empfänger im „An“ Feld hinzufügen, erstellt F2 ein Standarddokument.
Geben Sie dem Dokument zunächst einen Betreff und fügen Sie einen Empfänger im „An“ Feld hinzu, wenn das Dokument als E-Mail gesendet werden soll. Lesen Sie mehr über das Senden von E-Mails von F2 Touch. Wenn das Dokument nicht versendet werden soll, füllen Sie dieses Feld nicht aus.
Tippen Sie auf Hinzufügen unter der Überschrift „Dokumente“, um dem Dokument ein oder mehrere Schriftstücke hinzuzufügen.
Unter der Überschrift „Vorgang“ können Sie das Dokument einem existierenden Vorgang zuordnen oder einen neuen Vorgang erstellen.
Tippen Sie auf Speichern oder Absenden oben rechts, um das Dokument zu speichern oder zu versenden. Wenn in dem Kontrollkästchen „Vorgangshilfe“ ein Häkchen steht, müssen Sie vor dem Speichern oder Versenden des Dokuments Stellung zur Vorgangshilfe beziehen.
Die Vorgangshilfe in F2 Touch funktioniert und erscheint auf gleiche Weise wie in F2 Desktop. Lesen Sie mehr über die Vorgangshilfe.
Dokument bearbeiten
Sie können bestehende Dokumente bearbeiten, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf Bearbeiten 
tippen. Wählen Sie Dokument bearbeiten.
Wenn Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt haben, können Sie den Betreff, das Dokumentenschriftstück, die Empfänger (bei E-Mails), angehängte Schriftstücke sowie verknüpfte Vorgänge bearbeiten.
Die Funktionen in der Werkzeugleiste des Dokumentenschriftstücks sind dieselben wie in F2 Desktop. Sie können die Werkzeugleiste ausklappen, indem Sie die drei Punkte rechts antippen.
Beim Bearbeiten des Dokuments können Sie ebenfalls eventuell angehängte Schriftstücke ändern. Sie können einem Dokument weitere Schriftstücke hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
Schriftstück hinzufügen
In F2 Touch haben Sie die Möglichkeit, Anhänge mit bis zu 40 MB hochzuladen. Sie können Schriftstücke/Bilder anhängen, die im Dateisystem des jeweiligen Geräts gespeichert sind.
| Diese Funktion ist verfügbar, wenn Sie F2 Touch über ein iPhone, iPad oder einen Webbrowser verwenden. |
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus, indem Sie im unteren grauen Band auf Dokument bearbeiten tippen.
Tippen Sie auf Hinzufügen unter der Überschrift "Schriftstücke", um das Dateisystem des Geräts zu öffnen.
Bei iOS-Geräten stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
-
Ein oder mehrere Bilder aus der Fotobibliothek übertragen.
-
Foto oder Video aufnehmen.
-
Eine Datei aus einer anderen App mithilfe der „Durchsuchen“-Funktion übertragen. Sie können nach sämtlichen Schriftstücken suchen, die sich auf dem Gerät befinden.
Anschließend wählen Sie eine Datei im Dateisystem des Geräts aus.
Tippen Sie auf Speichern oben auf der rechten Seite, um die gewählte Datei dem Dokument hinzuzufügen.
Außerdem können Sie Schriftstücke aus anderen Apps hinzufügen, indem Sie das Schriftstück in F2 Touch öffnen, wonach das Schriftstück mit dem aktuell geöffnetem Dokument verknüpft wird.
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus in F2 Touch. Tippen Sie auf Schriftstückinteraktion 
(iOS)/Teilen-Funktion (Android) in der App, in der das Schriftstück bearbeitet werden soll. Wählen Sie F2 Touch. Das Schriftstück wird zu F2 Touch gesendet und ist nun unter "Schriftstücke" im Dokument zu finden.
Schriftstück bearbeiten
Sie können einem Dokument angehängte Schriftstücke auf zwei Weisen bearbeiten, anhängig davon, wie Sie auf F2 Touch zugreifen:
-
Wenn Sie F2 Touch in einem Webbrowser verwenden, können Sie eine existierende Datei im Dateisystem des Geräts wählen.In diesem Fall wird die existierende Datei auf dem Dokument aktualisiert.
-
Wenn Sie auf F2 Touch über ein mobiles Gerät zugreifen, können Sie die Datei zur Bearbeitung in einer anderen App öffnen. Anschließend importieren Sie die Datei zurück zu F2 Touch. Die Vorgehensweise unterscheidet sich, abhängig davon, ob Sie F2 Touch auf einem iOS- oder Android-Gerät nutzen.
Die Datei über den Browser aktualisieren
Sie können eine angehängte Datei aktualisieren, indem Sie eine existierende Datei im Dateisystem Ihres Geräts wählen. Somit überschreiben Sie die existierende Datei auf dem Dokument.
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus, indem Sie im unteren grauen Band auf Dokument bearbeiten tippen.
Sie überschreiben ein Schriftstück, indem Sie unter dem Punkt „Schriftstücke“ in der Zeile des jeweiligen Schriftstücks auf Aktualisieren 
tippen. Damit öffnen Sie das Dateisystem Ihres Geräts. Suchen Sie hier nach der relevanten Datei und wählen Sie diese aus.
Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, speichern Sie diese im Dokument, indem Sie auf Speichern tippen. Das gewählte Schriftstück wird dann durch die ausgewählte Datei ersetzt.
Sie können Ihre Handlung rückgängig machen, indem Sie das Häkchen bei der Datei entfernen, bevor Sie auf Speichern tippen.
Schriftstück in einer App bearbeiten - iOS
Sie können ein Schriftstück ändern, indem Sie dieses in einer externen App, wie zum Beispiel Word, öffnen.
Wenn sich das Dokument im Lesemodus befindet, tippen Sie auf den Betreff des Schriftstücks, um dieses in F2 Touch zu öffnen. Tippen Sie auf Schriftstückinteraktion . Wählen Sie anschließend die App, in der das Schriftstück bearbeitet werden soll. Speichern Sie das Schriftstück nach der Bearbeitung.
Aktualisieren Sie das bearbeitete Schriftstück in F2 Touch, in dem Sie in der App, in der das Schriftstück bearbeitet wurde, auf Schriftstückinteraktion tippen. Wählen Sie F2 Touch. Das Schriftstück wird nun zurück an F2 Touch gesendet. Ein Dialogfenster bittet Sie darum, zu bestätigen, dass das Schriftstück im Dokument aktualisiert werden soll.
Schriftstück mit in einer anderen App gespeicherten Änderungen aktualisieren - iOS
Sie können ein angehängtes Schriftstück aktualisieren, das Sie bearbeitet und in einer anderen App gespeichert haben.
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus in F2 Touch. Tippen Sie auf Dokumentinteraktion in der App, in der das Schriftstück bearbeitet wurde. Wählen Sie F2 Touch. Das Schriftstück wird nun zurück zu F2 Touch gesendet. Im Betreff des Schriftstücks können Sie lesen, dass das Schriftstück aktualisiert wird. Speichern Sie das Dokument.
Schriftstück über App bearbeiten - Android
Sie können ein angehängtes Schriftstück bearbeiten, indem Sie es in einer anderen App öffnen, z. B. Word.
Öffnen Sie das Schriftstück in F2 Touch, indem Sie auf den Betreff des Schriftstücks im Dokumentenfenster klicken, wenn das Dokument im Lesemodus ist. Die Teilen-Funktion des Geräts wird geöffnet. Wählen Sie dann die App aus, in der das Schriftstück bearbeitet werden soll. Speichern Sie das Schriftstück nach der Bearbeitung.
Aktualisieren Sie das bearbeitete Schriftstück in F2 Touch, indem Sie die Teilen-Funktion in der App wählen, in der das Schriftstück bearbeitet wurde. Wählen Sie F2 Touch. Das Schriftstück wird nun an F2 Touch zurückgesendet. Ein Dialogfenster fordert Sie auf, die Aktualisierung des Schriftstücks im Dokumentenfenster zu bestätigen.
Schriftstück mit in einer anderen App gespeicherten Änderungen aktualisieren - Android
Sie können ein angehängtes Schriftstück aktualisieren, das Sie in einer anderen App bearbeitet und gespeichert haben.
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus in F2 Touch. Tippen Sie auf die Teilen-Funktion in der App, in der das Schriftstück bearbeitet wurde. Wählen Sie F2 Touch. Das Schriftstück wird nun zurück zu F2 Touch gesendet. Im Betreff des Schriftstücks können Sie lesen, dass das Schriftstück aktualisiert wird. Speichern Sie das Dokument.
Format von Schriftstücken auswählen
Sie können das Format eines Schriftstücks festlegen, das einem Dokument angehängt ist. Das gewählte Schriftstückformat gilt lediglich für Dokumente, die als externe E-Mails versendet werden. Bei Dokumenten, die intern in einer F2-Behörde (darunter ebenfalls interne E-Mails) geteilt werden, wird das ursprüngliche Format des Schriftstücks beibehalten.
Zunächst versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus. Das Format des Schriftstücks können Sie unter „Schriftstücke“ auswählen. Sie können ein Format entweder für ein oder alle Schriftstücke auswählen, das/die dem Dokument angehängt ist/sind.
Nachdem Sie eine der beiden Möglichkeiten ausgewählt haben, öffnet sich ein Drop-down-Menü unten im Fenster. Hier können Sie das gewünschte Format auswählen.
Wählen Sie zwischen folgenden Formaten:
-
PDF
-
Original
-
Gereinigtes PDF (erfordert das Modul F2 Metadatenentferner (Dokumentation auf Dänisch verfügbar))
-
Gereinigtes Original (erfordert das Modul F2 Metadatenentferner (Dokumentation auf Dänisch verfügbar)).
Standardmäßig wählt F2 Touch das Format aus, das Sie unter Ihren persönlichen Einstellungen in F2 Desktop festgelegt haben.
Schriftstück löschen
Wenn Sie ein Schriftstück löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor.
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus. Tippen Sie anschließend auf Löschen neben dem Schriftstück.
Wenn Sie auf Löschen getippt haben, wird das Schriftstück mit einem durchgestrichenen Titel angezeigt. Das Schriftstück wird endgültig gelöscht, wenn Sie auf Speichern tippen.
Bilder oder Webseite teilen
Sie können Bilder und Webseiten von der Fotos-App und dem Safari-Browser auf dem iPhone und iPad mit F2 Touch teilen.
Öffnen Sie das Bild oder die Webseite, die Sie teilen möchten, in Fotos oder Safari. Tippen Sie auf Dokumentinteraktion. Wählen Sie F2 Touch.
F2 Touch erstellt dann ein neues Dokument. Wenn Sie ein Bild geteilt haben, wird es unter "Schriftstücke" im neu erstellten Dokument hinzugefügt. Wenn Sie eine Webseite geteilt haben, erhält das neu erstellte Dokument den gleichen Betreff wie die Webseite und der Link zur Webseite wird dem Dokumentenschriftstück hinzugefügt.
