Vorlagen für Administratorgenehmigungen verwalten

Eine Administratorgenehmigung wird basierend auf einer Administratorgenehmigungsvorlage einer Benutzerberechtigung zugewiesen. Sie erstellen zunächst die Administratorgenehmigungsvorlage, die Sie verwenden möchten. Anschließend verknüpfen Sie die Administratorgenehmigung mit einer Benutzerberechtigung mittels der Vorlage.

Administratorgenehmigungsvorlagen werden zusammen mit den übrigen Genehmigungsvorlagen von F2 im Fenster „Genehmigungsvorlagen“ verwaltet. In diesem Fenster können Sie Vorlagen erstellen, bearbeiten und löschen.

Lesen Sie unsere Empfehlungen, bevor Sie Administratorgenehmigungsvorlagen erstellen.

Wenn Sie Änderungen an in Verwendung befindlichen Vorlagen vornehmen oder eine zugewiesene Administratorgenehmigung entfernen möchten, muss Ihre Handlung über eine übergeordnete Administratorgenehmigung erfolgen. Auch die Vorlage für die übergeordnete Genehmigung wird im Fenster „Genehmigungsvorlagen“ erstellt.

Für das Erstellen und Verwalten von Genehmigungsvorlagen benötigen Sie das Recht „Vorlagen verwalten“.

Administratorgenehmigungsvorlage erstellen

Klicken Sie im Hauptfenster auf dem Reiter „Einstellungen“ auf Genehmigungsvorlagen, um das Fenster „Genehmigungsvorlagen“ zu öffnen.

Abbildung 1. Das Fenster "Genehmigungsvorlagen" über den Reiter "Einstellungen" öffnen

Klicken Sie im Fenster auf Neue Genehmigungsvorlage, um eine neue Administratorgenehmigungsvorlage zu erstellen.

Abbildung 2. Das Fenster "Genehmigungsvorlagen"

Das Fenster „Neue Genehmigungsvorlage“ öffnet sich. Hier fügen Sie die gewünschten Genehmigungsschritte hinzu. Sie können Benutzer und Org.Einheiten als Genehmiger festlegen. Sie können auch für jeden Schritt einen Kopieempfänger angeben. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie einen Genehmigungsverlauf einrichten.

Eine Administratorgenehmigungsvorlage darf keine leeren Genehmigungsschritte enthalten. Jeder hinzugefügte Schritt muss mindestens einen Genehmiger enthalten.

Sie können festlegen, dass die Administratorgenehmigung als eilend markiert wird, indem Sie oben im Fenster das Kontrollkästchen „Eilt“ aktivieren. Zusätzlich können Sie relative Fristen sowohl für die gesamte Genehmigung als auch für einzelne Schritte angeben.

Klicken Sie unten im Fenster auf Als Vorlage speichern, um Ihre Einrichtung als Vorlage zu speichern.

Abbildung 3. Das Fenster "Neue Genehmigungsvorlage"

Das Dialogfenster "Als Vorlage speichern" öffnet sich. Geben Sie im Feld „Name“ einen Namen für die Vorlage ein. Das Feld „Externe ID“ wird anschließend automatisch ausgefüllt. Eine Administratorgenehmigungsvorlage muss immer auf oberster Ebene in der F2-Behörde platziert werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vorlagenplatzierung“, um die Organisationseinheitenstruktur von F2 anzuzeigen, und wählen Sie die Platzierung der Vorlage aus.

Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern.

Abbildung 4. Das Dialogfenster "Als Vorlage speichern"

Das Dialogfenster schließt sich und Sie kehren zum Fenster "Neue Genehmigungsvorlage" zurück. Hier können Sie eine weitere Vorlage erstellen und speichern oder das Fenster durch Klick auf Schließen schließen.

Empfehlungen zur Einrichtung von Administratorgenehmigungsvorlagen

Nachfolgend finden Sie Empfehlungen, die Sie bei der Einrichtung von Administratorgenehmigungsvorlagen berücksichtigen können. Diese Empfehlungen gelten sowohl vor als auch während der Erstellung der Vorlagen.

Empfehlung

Zweck

Zeitpunkt

Überprüfen Sie alle Org.Einheiten, Rollen und Rechte in der F2-Installation, bevor Sie Administratorgenehmigungen und Vorlagen einrichten.

Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Benutzerberechtigungen von Anfang an geschützt werden sollten.

Vor dem Erstellen von Vorlagen.

Erstellen Sie eine oder mehrere Genehmigungstypen, die für Administratorgenehmigungsvorlagen verwendet werden können.

Genehmigungstypen werden als eine Werteliste von einem Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ erstellt.

Verschaffen Sie sich leicht einen Überblick über z. B. laufende oder abgeschlossene Administratorgenehmigungen, indem Sie den Genehmigungstyp als Suchkriterium verwenden.

Vor dem Erstellen von Vorlagen.

Überlegen Sie, ob unterschiedliche Genehmiger für die Vorlage der übergeordneten Administratorgenehmigung und die Vorlage, die für den Schutz von „Im Namen von“-Berechtigungen verwendet wird, vorgesehen sein sollten.

Vermeiden Sie, dass Änderungen an bestehenden Administratorgenehmigungen blockiert werden, wenn Genehmiger abwesend sind. Sie können auch eine Org.Einheit anstelle einzelner Genehmiger angeben.

Vor dem Erstellen von Vorlagen.

Richten Sie „Im Namen von“-Berechtigungen für Genehmiger ein, die im Falle von Urlaub oder Abwesenheit einspringen können.

Sie können auch die Zuweisung von „Im Namen von“-Berechtigungen durch eine Administratorgenehmigung schützen.

Vermeiden Sie, dass abwesende Genehmiger zum Engpass für Administratorgenehmigungen werden.

Beim Erstellen von Vorlagen.

Überlegen Sie, ob relevante, höher positionierte Personen in Ihrer Organisationsstruktur als Kopieempfänger statt als ausführende Genehmiger bei Administratorgenehmigungen eingetragen werden sollten.

Vermeiden Sie, dass Einzelpersonen zum Engpass für Administratorgenehmigungen werden. Als Kopieempfänger wird die Person über Administratorgenehmigungen informiert, ohne dass die Genehmigung auf deren Aktion wartet.

Beim Erstellen von Vorlagen.

Vergeben Sie Namen für Administratorgenehmigungsvorlagen, die mit „Administratorgenehmigung“ beginnen oder beschreiben, was die Vorlage schützen soll.

Administratorgenehmigungsvorlagen lassen sich leichter von anderen Genehmigungsvorlagen unterscheiden.

Beim Erstellen von Vorlagen.

Geben Sie eine Org.Einheit als Genehmiger an, wenn es keine Rolle spielt, wer aus der Org.Einheit die Administratorgenehmigung bearbeitet.

Vermeiden Sie, dass Einzelpersonen zum Engpass für Administratorgenehmigungen werden.

Beim Erstellen von Vorlagen.

Administratorgenehmigungsvorlage bearbeiten

Sie können Administratorgenehmigungsvorlagen im Fenster "Genehmigungsvorlagen" bearbeiten. Klicken Sie im Hauptfenster unter dem Reiter "Einstellungen" und anschließend auf Genehmigungsvorlagen, um das Fenster zu öffnen.

Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Vorlage bearbeiten.

Abbildung 5. Das Fenster „Genehmigungsvorlagen“

Das Fenster "Vorlage bearbeiten" öffnet sich. Nehmen Sie hier Ihre Änderungen vor und klicken Sie unten im Fenster auf Änderungen speichern.

Sie können die Vorlage auch als neue Vorlage speichern, indem Sie auf Als Vorlage speichern klicken. Anschließend vergeben Sie einen Namen und Speicherort, genauso wie bei der Erstellung einer neuen Vorlage.

Abbildung 6. Das Fenster „Vorlage bearbeiten“

Ist die Vorlage einer Benutzerberechtigung zugeordnet, muss die übergeordnete Administratorgenehmigung gestartet und endgültig genehmigt werden, bevor die Änderungen wirksam werden.

Änderungen an einer Vorlage wirken sich nicht auf laufende Administratorgenehmigungen aus, die diese Vorlage verwenden.

Administratorgenehmigungsvorlage löschen

Sie können Administratorgenehmigungsvorlagen im Fenster "Genehmigungsvorlagen" löschen. Klicken Sie im Hauptfenster unter dem Reiter "Einstellungen" auf Genehmigungsvorlagen, um das Fenster zu öffnen.

Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.

Abbildung 7. Das Fenster „Genehmigungsvorlagen“

Ist die Vorlage einer Benutzerberechtigung zugeordnet, muss die übergeordnete Administratorgenehmigung gestartet und endgültig genehmigt werden, bevor die Löschung wirksam wird. Nach der Genehmigung werden auch alle Zuweisungen, die diese Vorlage verwendeten, gelöscht.

Das Löschen einer Vorlage hat keinen Einfluss auf laufende Administratorgenehmigungen, die diese Vorlage verwenden.

Übergeordnete Administratorgenehmigung

Administratorgenehmigungsvorlagen und bereits zugeordnete Administratorgenehmigungen sind durch eine übergeordnete Administratorgenehmigung geschützt. Wenn Sie Änderungen an Vorlagen vornehmen möchten, die in Verwendung sind, oder eine zugeordnete Administratorgenehmigung entfernen möchten, muss Ihre Handlung diese Administratorgenehmigung durchlaufen.

Für das Erstellen und Bearbeiten der übergeordneten Administratorgenehmigung benötigen Sie das Recht „Kann Administratorgenehmigungen einrichten“.

Auch die übergeordnete Administratorgenehmigung ist geschützt. Wenn Sie die zugehörige Vorlage ändern oder eine neue Vorlage für die übergeordnete Administratorgenehmigung auswählen, wird automatisch die übergeordnete Administratorgenehmigung gestartet. Die Genehmigung folgt der Vorlage, die zum Zeitpunkt der Einleitung aktiv war. Sobald die Genehmigung endgültig erteilt wurde, treten Ihre Änderungen in Kraft.

Übergeordnete Administratorgenehmigung einrichten

Erstellen Sie eine Administratorgenehmigungsvorlage, die speziell für die übergeordnete Administratorgenehmigung vorgesehen ist. Der Prozess entspricht dem der anderen Vorlagen. Anschließend wählen Sie die Vorlage im Dialogfenster "Vorlage für Änderungen auswählen".

Klicken Sie im Hauptfenster auf den Reiter "Administrator" und dann auf Vorlage für Änderungen auswählen, um das Dialogfenster zu öffnen.

Abbildung 8. Das Dialogfenster „Vorlage für Änderungen auswählen“ im Reiter „Administrator“ öffnen

Wählen Sie Ihre Vorlage im Drop-down-Menü aus der Liste aus. Klicken Sie dann auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Abbildung 9. Das Dialogfenster „Vorlage für Änderungen auswählen“

Wenn Sie anschließend eine neue Vorlage im Dialogfenster auswählen, wird die übergeordnete Administratorgenehmigung gestartet. Die Genehmigung folgt der Vorlage, die zum Zeitpunkt des Starts wirksam war.