Einheitenstruktur von F2
Das Verständnis der administrativen Aufgaben in F2 setzt ein gutes Grundwissen von F2 voraus. Lesen Sie mehr in der Basisdokumentation von F2.
Im Folgenden wird beschrieben, wie Behörden und Org.Einheiten in F2 in Form einer Baumstruktur organisiert sind. Alle Benutzer in F2 sind in sogenannten Org.Einheiten organisiert. Ein Benutzer ist immer mit einer Org.Einheit verknüpft.
Es muss mindestens eine Org.Einheit festgelegt sein, um einen Benutzer erstellen zu können. Der Grund dafür ist, dass F2 wesentlichen Lese- und Schreibberechtigungen für Dokumente und Schriftstücke auf Grundlage des Aufbaus der Einheiten zuweist. Der Aufbau der Einheit spiegelt grob den Aufbau der eigenen Organisation wider, beinhaltet jedoch nicht alle Einzelheiten.
Der Aufbau der Einheiten in F2:
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Übergeordnete Organisation: Diese Einheit ist die übergeordnete Einheit in F2 und wird im Zuge der Installation eingerichtet. Es kann nur eine übergeordnete Einheit je F2-Installation existieren. Hierbei kann es sich zum Beispiel um ein Ministerium, einen Konzern oder Ähnliches handeln. Der Name dieser übergeordneten Organisation wird bei der Installation an den Namen der jeweiligen Organisation angepasst.
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Behörde: Diese Einheit stellt eine juristische Einheit in F2 dar. Es wird gänzlich zwischen Behörden innerhalb einer F2-Installation unterschieden. In F2 kann eine beliebige Anzahl von Behörden erstellt werden. Behörden könnten zum Beispiel aus einzelnen Bundesämtern eines Bundesministeriums, Tochtergesellschaften eines Konzerns oder Ähnlichem bestehen.
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Org.Einheiten: Innerhalb einer Behörde können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Org.Einheiten und Untereinheiten einrichten, die im Optimalfall die generelle Organisation einer Behörde widerspiegeln. Sie können für jedes Dokument die Org.Einheit des Benutzers als Zugriffsniveau festlegen. Beachten Sie jedoch, wie dies den Zugriff anderer Benutzer, um Dokumente und Schriftstücke einzusehen und zu bearbeiten, beeinflusst.
| Die übergeordnete Organisation ist nur unter dem Reiter "Andere Behörde" sichtbar und nicht unter dem Reiter "Meine Behörde". |
Behörde erstellen
Eine Behörde setzt sich aus Org.Einheiten zusammen, die Sie im Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ erstellen können. Sie können weitere Org.Einheiten unter der übergeordneten Organisation erstellen.
Klicken Sie im Band des Reiters „Administrator“ im F2 Hauptfenster auf Org.Einheiten und Benutzer, um eine Behörde zu erstellen. Das Dialogfenster Org.Einheiten und Benutzer öffnet sich. Klicken Sie anschließend auf den Reiter Andere Behörden.
Im Dialogfenster ist eine Organisation mit dem Namen „Dok Organisation“ erstellt. Diese Organisation verfügt über mehrere Behörden unter sich, wie beispielsweise "Bauamt" und "Finanzamt".
Klicken Sie im Dialogfenster auf Erstellen, um eine weitere Behörde unter "Dok Organisation" zu erstellen. Das Dialogfenster "Org.Einheit erstellen" öffnet sich.
Im Dialogfenster geben Sie relevante Informationen über die Behörde an.
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Geben Sie den Namen an.
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Wählen Sie den Org.Einheitstyp „Behörde“ aus.
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Die Platzierung wird nach dem Erstellen der Org.Einheit vom System festgelegt.
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Füllen Sie weitere Felder nach Bedarf aus.
Stellen Sie die E-Mail-Einstellungen der Behörde unter dem Reiter „E-Mail-Einstellungen“ ein.
Lesen Sie mehr über die Einrichtung von E-Mails im Abschnitt E-Mails verwalten.
Wenn Sie die gewünschten Felder im Dialogfenster ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Daraufhin erscheint ein Warnhinweis, in dem Sie informiert werden, dass Behörden nach dem Erstellen nicht gelöscht werden können.
Wenn Sie auf Nein klicken, wird die Behörde nicht erstellt und das Dialogfenster „Org.Einheit erstellen“ wird erneut angezeigt.
Klicken Sie auf Ja, um die Behörde zu erstellen. Daraufhin ist die Behörde „Digitale Behörde“ erstellt und Sie können Org.Einheiten und Benutzer innerhalb dieser Behörde erstellen. Die neu erstellte Behörde ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Org.Einheiten unter einer Behörde erstellen
Die Organisationsstruktur wird in F2 als eine Reihe von Org.Einheiten widergespiegelt. Org.Einheiten werden von einem Administrator oder Benutzeradministrator erstellt und verwaltet.
Org.Einheiten werden erstellt, damit F2 bei der Platzierung der Benutzer entsprechende Rollen und Org.Einheiten mithilfe von Synchronisierungsschlüsseln bei vollständiger AD-Integration synchronisieren kann. Bei der standardmäßigen AD-Integration erstellt der Administrator selbst die Benutzer in den jeweiligen Org.Einheiten.
Die Platzierung der Benutzer in den einzelnen Org.Einheiten ist für deren Lese- und Schreibzugriff auf Dokumente und Schriftstücke entscheidend.
Sie können Org.Einheiten anwählen, indem Sie im Reiter „Administrator“ auf Org.Einheiten und Benutzer klicken.
Das Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ öffnet sich. Hier können Benutzer mit dem Recht "Org.Einheit verwalten" Org.Einheiten erstellen, bearbeiten, verschieben und löschen oder deaktivieren.
Der Reiter „Org.Einheiten“ zeigt, welche Org.Einheiten die jeweilige Behörde beinhaltet. Diese sind in einer Baumstruktur angelegt. Beim Ausklappen der Behörde wird Ihnen angezeigt, welche Org.Einheiten in der Baumstruktur erstellt wurden. Sie können diese auf gleiche Weise ausklappen, um weitere, untergeordnete Org.Einheiten angezeigt zu bekommen.
Sie können eine neue Org.Einheit erstellen, indem Sie die übergeordnete Org.Einheit in der Baumstruktur markieren und dann auf Erstellen… klicken.
Dadurch öffnet sich das Dialogfenster „Org.Einheit erstellen“.
In diesem Dialogfenster tragen Sie die relevanten Angaben ein.
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Namen der Org.Einheit.
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Im Feld „Org.Einheitstyp“ wählen Sie den Org.Einheitstyp, den die Org.Einheit repräsentieren soll. Im Abschnitt unten ist aufgeführt, wie Sie Org.Einheitstypen verwalten.
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Org.Einheiten werden im selben Dialogfenster erstellt, in dem Sie auch die Erstellung von Behörden vornehmen können.
Lesen Sie mehr über die Einrichtung von E-Mails im Abschnitt E-Mails verwalten.
Eine Organisationsstruktur unter einer Behörde kann mehrere Org.Einheiten beinhalten.
Org.Einheit bearbeiten
Sie können eine Org.Einheit bearbeiten, wenn Sie beispielsweise den Namen der Org.Einheit aktualisieren möchten. Markieren Sie die gewünschte Org.Einheit im Dialogfenster "Org.Einheiten und Benutzer", und klicken Sie auf Eigenschaften….
Das Dialogfenster "Eigenschaften der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]" öffnet sich. Hier können Sie die relevanten Informationen bearbeiten. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie die Änderungen nicht speichern möchten.
Org.Einheit verschieben
Sie können eine Org.Einheit von ihrer Platzierung in der Organisationsstruktur verschieben. Das kann beispielsweise relevant sein, wenn eine untergeordnete Org.Einheit zu einer anderen verschoben werden soll.
| Sie können eine Org.Einheit nur innerhalb derselben Behörde in eine andere Platzierung verschieben. |
Markieren Sie die gewünschte Org.Einheit im Dialogfenster "Org.Einheiten und Benutzer", und klicken Sie auf Verschieben….
Das Dialogfenster "Beteiligten verschieben" öffnet sich. Hier markieren Sie die Org.Einheit, in die Sie die Org.Einheit verschieben möchten, und klicken auf OK. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie die Org.Einheit doch nicht verschieben möchten.
Org.Einheit löschen
Sie können eine Org.Einheit löschen oder deaktivieren, wenn diese nicht länger genutzt werden soll.
| Wenn eine Org.Einheit in Verwendung war, also in einem Dokument oder einem Vorgang als Beteiligter, kann die Org.Einheit nicht gelöscht, sondern lediglich deaktiviert werden. |
Markieren Sie die gewünschte Org.Einheit im Dialogfenster "Org.Einheiten und Benutzer", und klicken Sie auf Löschen.
Abhängig vom Zustand der Org.Einheit haben Sie folgende Möglichkeiten:
| Zustand der Org.Einheit | Möglichkeit |
|---|---|
Die Org.Einheit beinhaltet keine aktiven untergeordneten Einheiten oder Benutzer, und die Org.Einheit war nie in Verwendung. |
Die Org.Einheit kann gelöscht werden. Das Dialogfenster "Org.Einheit entfernen" öffnet sich, wo Sie auf Ja klicken können, um die Org.Einheit zu löschen. Klicken Sie auf Nein, um die Org.Einheit zu behalten. |
Die Org.Einheit beinhaltet entweder aktive untergeordnete Org.Einheiten und/oder Benutzer, und die Org.Einheit war nie in Verwendung. |
Die Org.Einheit kann nicht gelöscht werden, da sie aktive Beteiligte enthält. Das Dialogfenster "Die Org.Einheit kann nicht gelöscht werden" öffnet sich. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen. Sie können die aktiven Untereinheiten oder Benutzer in eine andere Org.Einheit verschieben, und anschließend können Sie die Org.Einheit löschen. |
Die Org.Einheit war in Verwendung. |
Die Org.Einheit kann nicht gelöscht, sondern lediglich deaktiviert werden. Das Dialogfenster "Beteiligte deaktiviert" öffnet sich. Klicken Sie auf OK, um die Org.Einheit zu deaktivieren. Die Org.Einheit kann danach wieder aktiviert werden. |
Org.Einheitstypen für die konkreten Org.Einheiten erstellen
F2 unterteilt Org.Einheiten in Org.Einheitstypen. F2 beinhaltet eine Definition einiger bereits eingerichteter Org.Einheitstypen, die im Zuge der Installation von F2 erstellt werden.
Nach der Installation können bestimmte Typen dieser Org.Einheitstypen nicht mehr gelöscht werden, da diese von F2 genutzt werden. Die Namen können jedoch abhängig von der jeweiligen Organisation abweichen. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie neue Org.Einheitstypen hinzufügen und nicht genutzte Org.Einheitstypen wieder löschen.
Die Verwaltung der Org.Einheitstypen können Sie durch Klicken auf „Org.Einheitstypen“ im Band des „Administrator“-Reiters vornehmen.
Wenn Sie auf Org.Einheitstypen klicken, öffnet sich das in der folgenden Abbildung dargestellte Dialogfenster, in dem Sie die Typen der Org.Einheiten verwalten können.
Beispiele für verfügbare Org.Einheitstypen sind:
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Behörde
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Abteilung
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Dezentral
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Referat
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Sachgebiet
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Sekretariat
Org.Einheitstypen wie „Team“ oder „Sicherheitsgruppe“ nutzen Sie, um Benutzer aus der gesamten Organisation in Teams und Sicherheitsgruppen zu unterteilen.
Wenn Sie die gewünschten Org.Einheitstypen erstellt haben, können Sie diese bei der Erstellung von Org.Einheiten (der organisatorischen Einteilung) nutzen.
Dezentrale Org.Einheit
Eine Org.Einheit des Typs „Dezentral“ funktioniert genau wie andere F2-Org.Einheiten, jedoch wird sie nicht durch Active Directory (AD) synchronisiert.
Eine Dezentrale Org.Einheit ermöglicht die einheitsübergreifende Zusammenarbeit und kann darüber hinaus mit einer zusätzlichen E-Mail-Adresse verknüpft werden.
Sie können eine dezentrale Org.Einheit erstellen, wenn Sie das Recht „Dezentraler Org.Einheits- und Benutzeradministrator“ besitzen.
Benutzer, die einer dezentralen Org.Einheit zugeordnet werden sollen, müssen mindestens eine der folgenden drei Rollen haben:
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Dezentrale Rolle: Ist eine Jobrolle, mit der Sie sich unter der dezentralen Org.Einheit in F2 anmelden und arbeiten können.
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Dezentraler Lesezugriff: Ist eine Jobrolle, mit der Sie Dokumente hervorsuchen können, die sonst für die dezentrale Org.Einheit zugriffsbeschränkt sind. Diese Rolle entspricht der Rolle „Lesezugriff in anderen Org.Einheiten“
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Dezentraler Lese-/Schreibzugriff: Ist eine Jobrolle, mit der Sie Lese- und Schreibzugriff auf Dokumente erhalten, die das Zugriffsniveau „Org.Einheit“ oder „Alle“ haben (und wo die verantwortliche Org.Einheit eine dezentrale Org.Einheit ist). Diese Rolle entspricht der Rolle „Lese- und Schreibzugriff in anderen Org.Einheiten“.
Im Folgendem wird Ihnen ein Beispiel für die Verwendung von dezentralen Org.Einheiten beschrieben:
Eine Organisation hat eine Reihe von Org.Einheiten, die unabhängig von der Hauptverwaltung arbeiten. Diese Org.Einheiten möchten befugt sein, eine Org.Einheitsstruktur über die vordefinierten F2 Org.Einheiten hinweg verwalten zu können. Ein Administrator in F2 gibt einem oder mehreren Benutzern der Organisation das Recht „Dezentraler Org.Einheits- und Benutzeradministrator“, wonach sie die dezentralen Org.Einheiten verwalten können.