Benutzerverwaltung
Ein Administrator mit dem Recht „Benutzer verwalten“ kann Benutzer in F2 erstellen und pflegen. Benutzer werden mit einer Rolle in einer Behörde erstellt und können darüber hinaus mit einer Org.Einheit verknüpft werden. Ein Benutzer muss eine „Jobrolle“ haben, um sich in F2 anmelden zu können.
Im Folgenden werden die verschiedenen Teile der Arbeit mit Benutzern beschrieben, darunter auch, wie Sie einen neuen Benutzer erstellen. Wenn Sie den Benutzer erstellt haben, müssen Sie ihm Rollen zuweisen, wovon eine die Jobrolle sein muss. Sie verknüpfen die Rollen mit Org.Einheiten und die Rollen beinhalten eine oder mehrere Rechte. Der Benutzer kann entsprechend seiner Rechte verschiedene Handlungen in F2 ausführen.
Bevor Sie den Benutzern Rollen zuweisen können, müssen Sie einen oder mehrere Rollentypen definiert haben. Sie müssen einen Rollentyp erstellt haben, der eine „Jobrolle“ ist.
Benutzer erstellen
Den Zugang zu unterschiedlichen Funktionen in F2 steuern Sie über Rollen. Jeder Rolle wurde ein oder mehrere Rechte zugewiesen. Damit sich ein Benutzer in F2 anmelden kann, müssen Sie mindestens eine dieser Rollen als Jobrolle definieren. Ein Benutzer hat nur über eine Jobrolle Zugang zu F2.
Ist der Benutzer bereits über den AD-Import erstellt worden, muss dem Benutzer eine Rolle zugewiesen werden.
Als Administrator, Benutzeradministrator oder mit dem Recht „Benutzer verwalten“ erstellen Sie Benutzer in F2, indem Sie im Band des Reiters „Administrator“ auf Org.Einheiten und Benutzer klicken.
Ein Dialogfenster mit den Informationen des Benutzers öffnet sich, und in diesem Fenster können Sie die Stammdaten des Benutzers eintragen.
Benutzer erstellen: Stammdaten eintragen
Für jeden Benutzer müssen Sie Stammdaten wie Name, Initialen, E-Mail-Adresse, Benutzername usw. hinzufügen. Dies erfolgt über den Reiter „Allgemeine Info.“ (siehe folgende Abbildung).
Klicken Sie auf OK, wenn die gewünschten Felder ausgefüllt sind. Anschließend muss dem Benutzer eine Jobrolle zugeteilt werden.
Im Reiter können Sie auch besondere Verhältnisse über den Zugriff in F2 und den Import von E-Mails des Benutzers erstellen. Diese Verhältnisse werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.
Das Feld "Beschränkter Zugriff“
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Beschränkter Zugriff“, um für den Benutzer den Zugriff auf Vorgänge und Dokumente in F2 einzuschränken. Benutzer mit eingeschränktem Zugriff können nur die Vorgänge und Dokumente sehen, die mit einer Zugriffsbeschränkung versehen sind, welche den Benutzer oder eine Sicherheitsgruppe, eine Org.Einheit oder ein Team, von denen der Benutzer ein Teil ist, einschließen. Das bedeutet, dass es nicht ausreicht, dem Benutzer Zugriff auf das Dokument zu geben, wie es sonst in F2 der Fall ist.
Benutzer mit beschränktem Zugriff können ganz normal Dokumente und Vorgänge erstellen. Um dem Benutzer Zugriff auf ihr eigenes Dokument oder Vorgang zu sichern, wird der Benutzer automatisch der Zugriffsbeschränkung des Dokuments oder Vorgangs hinzugefügt. Wenn das Dokument des Benutzers auf ein bestehendes Vorgang gelegt wird, von dem der Benutzer kein Teil der Zugriffsbeschränkung ist, wird der Benutzer den Zugriff auf das Dokument verlieren.
Das Feld "E-Mails importieren"
Die Benutzung des Felds "E-Mails importieren" ist abhängig davon, wie der E-Mail-Import in F2 für den entsprechenden Benutzer eingerichtet ist:
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Automatischer E-Mail-Import bedeutet, dass alle E-Mails vom Posteingang des Benutzers in Outlook in den Posteingang des Benutzers in F2 importiert werden. Entfernen Sie das Häkchen im Feld "E-Mails importieren", wenn der Benutzer nicht möchte, dass die E-Mails automatisch in F2 importiert werden sollen.
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Manueller E-Mail-Import bedeutet, dass der Benutzer E-Mails in Outlook selber in den Ordner "Nach F2 verschieben" muss. Es muss ein Häkchen im Feld "E-Mails importieren" gesetzt sein, damit E-Mails aus der "Nach F2 verschieben"-Mappe in den Posteingang des Benutzers in F2 importiert werden.
F2 erstellt ein Dokument für jede übertragene E-Mail.
Das Feld "Empfangene E-Mails extern"
Setzen Sie ein Häkchen in das Feld „Empfange E-Mails extern“, damit E-Mails, die intern aus F2 an den Benutzer gesendet wurden im externen E-Mail-Client des Benutzers, z.B. in Outlook, und nicht im Posteingang des Benutzers in F2 empfangen werden.
Das Häkchen bei „Empfange E-Mails extern“ hat keine Auswirkungen auf andere Kommunikationsformen. Das heißt Chats und Dokumente, die entweder der Verantwortlichkeit des Benutzers zugewiesen wurden oder intern an ihn versendet wurden, sind weiterhin nur in F2 zu finden.
| In den Feldern "E-Mails importieren" und "Empfange E-Mails extern" darf nicht gleichzeitig ein Häkchen gesetzt sein. Mit "Empfange E-Mails extern" kann der Benutzer einen anderen E-Mail-Client gleichzeitig mit F2 verwenden und selbst E-Mails über den Ordner "Nach F2 verschieben" manuell nach F2 verschieben. |
Benutzer erstellen: Jobrollen zuweisen
Jedem neuen Benutzer muss eine Jobrolle zugewiesen werden. Die Jobrolle bedeutet, dass der Benutzer sich in F2 anmelden können. Nachdem Sie die gewünschten Felder im Reiter „Allgemeine Info“ ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Sie werden automatisch zu dem Reiter „Rollen“ verwiesen. Hier weisen Sie dem Benutzer eine Jobrolle in der übergeordneten Einheit oder einer Org.Einheit zu.
Klicken Sie auf Rolle im Reiter „Rollen“.
| Welche Rollen die Kategorie "Job" haben, können Administratoren im Dialogfenster "Rollentyp und Rechte" sehen, das über einen Menüpunkt auf dem Reiter „Administrator geöffnet“ werden kann. |
Das Dialogfenster „Rolle hinzufügen zu [Benutzer]“ öffnet sich. Sie markieren die Behörde oder die Org.Einheit, in welcher der Benutzer erstellt werden soll. Sie wählen die gewünschte Rolle im Drop-down-Menü „Rollentyp“ aus.
Sie schließen das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
| Es ist wichtig, die Org.Einheit zu markieren, in der dem Benutzer die jeweilige Rolle zugewiesen werden soll, da die Rolle und ihre Platzierung die Befugnisse des Benutzers in der jeweiligen Org.Einheit bestimmen. |
Unter dem Reiter „Rollen“ können Sie nun einsehen, dass dem neuen Benutzer die Rolle zugewiesen wurde.
Klicken Sie auf OK. Der Benutzer ist nun erstellt und kann sich in F2 anmelden.
Nachdem Sie einen neuen Benutzer erstellt haben, können Sie diesem mehrere Rollen zuweisen. Eine Rolle ist mit Rechten verknüpft, die es dem Benutzer ermöglicht, verschiedene Aufgaben in F2 auszuführen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Rollen in F2.
| Neue Benutzer werden immer mit der Rolle „Beteiligtenregisterinhaber“ erstellt. Lesen Sie mehr über Rollen im Abschnitt Rollen in F2. |
Benutzer aktualisieren
Sie können Benutzer in F2 laufend aktualisieren, wenn der Bedarf entsteht. Das gilt für alle Bereiche, von Änderungen der Adresse des Benutzers nach einem Umzug, bis zu einer temporären Beschränkung des Zugriffs während einer Umstrukturierung in der Abteilung.
| Abhängig von der Einrichtigung in Ihrer Organisation können Benutzer laufend über den AD-Import gepflegt werden. Informationen und Rollen, die es nur in F2 gibt, müssen jedoch immer manuell gehandhabt werden. |
Klicken Sie im Hauptfenster auf den Menüpunkt Org.Einheiten und Benutzer im Band des Reiters "Administrator".
Das Dialogfenster "Org.Einheiten und Benutzer" öffnet sich. Klicken Sie auf den Reiter "Benutzer". Markieren Sie den Benutzer, der aktualisiert werden soll, und klicken Sie auf Eigenschaften….
Das Dialogfenster "Eigenschaften des Benutzers [Name]" öffnet sich und zeigt den Reiter "Allgemeine Info". Hier sehen Sie dieselben Felder wie bei der Erstellung und können die Informationen sehen, mit denen die Benutzer eventuell ausgefüllt wurden. Aktualisieren Sie die relevanten Informationen, und klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Sie können auch auf den Reiter "Rollen" wechseln, um dem Benutzer Rollen zuzuweisen oder sie zu entfernen.
Benutzer deaktivieren
Sie können einen Benutzer in F2 nicht löschen, jedoch können Sie diesen deaktivieren. Klicken Sie hierzu im Band des Reiters „Administrator“ auf Org.Einheiten und Benutzer, um einen Benutzer zu deaktivieren.
Das Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ öffnet sich, in dem Sie auf den Reiter „Benutzer“ klicken. Markieren Sie in der Baumstruktur den Benutzer, den Sie deaktivieren möchten, und klicken Sie auf Deaktivieren.
Es öffnet sich ein Warnhinweis vor der Deaktivierung des Benutzers. Der Name des Benutzers ist nun kursiv geschrieben, was den Benutzer als deaktiviert kennzeichnet.
| Ein Benutzer muss nicht nur in F2, sondern auch im Active Directory deaktiviert werden, um endgültig deaktiviert zu werden. Wenn der Benutzer nicht an beiden Stellen, sondern nur in F2 deaktiviert wird, wird er durch den AD-Import wieder aktiviert. |
| Soll einem Benutzer sofort der Zugriff auf F2 entzogen werden, müssen Sie den Benutzer möglicherweise deaktivieren und abmelden. Das Abmelden führen Sie mittels der Funktion Benutzer abmelden durch. |
Benutzer überall abmelden
Wenn Sie das Recht "Benutzer verwalten" haben, können Sie einen Benutzer geräteübergreifend aus allen F2-Sessionen abmelden. Dies kann beispielsweise relevant sein, wenn sich ein Benutzer aus Sicherheitsgründen erneut anmelden soll, wie beim Verdacht auf unautorisierten Zugriff auf das Passwort des Benutzers.
Gehen Sie zum Reiter Administrator, und klicken Sie auf Benutzer abmelden.
Wählen Sie den gewünschten Benutzer im Dialogfenster aus, und klicken Sie auf Ausführen.
Benutzer aktivieren
Wenn Sie einen deaktivierten Benutzer aktivieren möchten, klicken Sie im Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster auf Org.Einheiten und Benutzer.
Das Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ öffnet sich, in dem Sie auf den Reiter „Benutzer“ klicken. In der Baumstruktur markieren Sie den Benutzer, den Sie aktivieren möchten, und klicken auf Aktivieren.
Ein Warnhinweis öffnet sich. Klicken Sie auf Ja, um die Aktivierung des Benutzers durchzuführen.
| Ist der Benutzer in der F2 Version 10 oder einer früheren Version deaktiviert, müssen Sie wie hier beschrieben vorgehen. |
| Ein Benutzer muss nicht nur in F2, sondern auch im Active Directory aktiviert werden, um endgültig reaktiviert zu werden. Wenn der Benutzer nicht an beiden Stellen, sondern nur in F2 aktiviert wird, wird er durch den AD-Import deaktiviert. |