Standardeinstellungen
Über den Menüpunkt „Standardeinstellungen“ können Sie Standardeinstellungen für Benutzer definieren und erstellen. Standardeinstellungen umfassen persönliche Einstellungen, Spalteneinstellungen, Listeneinstellungen und Bandeinstellungen.
Standardeinstellungen nehmen Sie auf Grundlage der bestehenden Einstellungen eines Benutzers vor. Für den Inhalt der Standardeinstellungen können Sie die gesamte/n oder Teile der persönlichen Einstellungen, sowie der Spalten-, Listen- und Bandeinstellungen eines Benutzers nutzen. Die erstellten Standardeinstellungen können vom Benutzer selbst abgerufen werden oder ausgewählten Benutzern und Rollen zugewiesen werden.
| Erstellen Sie einige dummy-Benutzer für die in Ihrer Organisation vorhandenen Benutzertypen. Wenn Sie Standardeinstellungen erstellen und diese den Benutzern zuweisen, behalten Sie einfacher den Überblick über die aktuellen Einstellungen. |
Wenn Sie das Recht „Einstellungen verwalten“ besitzen, können Sie in F2 Standardeinstellungen erstellen, verwalten und anderen Benutzern zuweisen. Mit diesem Recht können Sie ebenfalls spezifische Rollen mit den Standardeinstellungen verknüpfen. So erhalten neue Benutzer automatisch die Einstellung, die ihrer Rolle entspricht, während bestehende Benutzer ihre eigenen Einstellungen behalten. Auf diese Weise können Sie Standardeinstellungen erstellen, die sich von Rolle zu Rolle unterscheiden.
Wenn ein Benutzer mehrere Rollen hat, ist die Priorität der Rollen dafür entscheidend, welche Standardeinstellungen dem einzelnen Benutzer zugewiesen werden. Über den Menüpunkt „Standardeinstellungen“ ist es Ihnen also möglich, verschiedene Standardeinstellungen innerhalb der Organisation wiederzuverwenden.
Klicken Sie im Hauptfenster von F2 im Band des Reiters „Einstellungen“ auf Standardeinstellungen, um das Dialogfenster „Standardeinstellungen“ zu öffnen.
Das Dialogfenster „Standardeinstellungen“ nutzen Sie, um ausgewählte persönliche Einstellungen, sowie Spalten-, Listen- und Bandeinstellungen zu verwalten und Benutzern oder Rollen zuzuweisen.
Das Dialogfenster beinhaltet drei Reiter:
-
„Standardeinstellungen“. Hierauf haben alle Benutzer Zugriff.
Standardeinstellungen verwalten
Im Folgenden wird Ihnen der Reiter „Standardeinstellungen verwalten“ beschrieben.
Hier können Sie, wenn Sie das Recht „Einstellungen verwalten“ besitzen, Standardeinstellungen erstellen, verwalten und anderen Benutzern zuweisen.
Der Reiter hat folgende Menüpunkte:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
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Hinzufügen einer neuen Standardeinstellung zur Liste der Standardeinstellungen. Weitere Information hierzu finden Sie im Abschnitt Neue Standardeinstellung einrichten. |
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Die markierte Standardeinstellung bearbeiten. Im Dialogfenster „Standardeinstellungen bearbeiten“ können Sie den Namen und die Sichtbarkeit ändern. Klicken Sie auf Nächste, um die einzelnen Einstellungen zu ändern. 
Abbildung 4. Dialogfenster „Standardeinstellungen bearbeiten“
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Unwiderrufliches Löschen einer markierten Standardeinstellung aus der Liste. |
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Abrufen der neuesten Einstellung des Benutzers, um die markierte Standardeinstellung zu aktualisieren. |
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Ausgewählten Benutzern oder Rollentypen die markierten Standardeinstellung zuweisen. Weitere Information hierzu finden Sie im Abschnitt Standardeinstellung einem Benutzer oder Rollentyp zuweisen. |
Unter dem Reiter werden Ihnen folgende Spalten angezeigt:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Standardeinstellungen“ |
Zeigt Ihnen den Namen der Standardeinstellung an. |
„Einstellungstyp” |
Gibt Ihnen den Typ der Standardeinstellung an. |
„Benutzer” |
Gibt Ihnen den Namen des Benutzers an, dessen Standardeinstellungen kopiert wurden. |
„Sichtbar“ |
Zeigt Ihnen an, ob eine Standardeinstellung sichtbar ist und von Benutzern aufgerufen werden kann. |
„Zuletzt aktualisiert“ |
Gibt Ihnen an, wann die Standardeinstellung zuletzt aktualisiert wurde. |
Neue Standardeinstellung einrichten
In den folgenden Abschnitten wird Ihnen beschrieben, wie Sie neue Standardeinstellungen erstellen und anderen Benutzern zuweisen. Es gibt vier verschiedene Typen der Standardeinstellungen:
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Standardeinrichtungen (Persönliche Einstellungen)
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Spalteneinstellungen
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Listeneinstellungen
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Bandeinstellungen
Wenn Sie im Reiter „Standardeinstellungen verwalten“ auf Neue Standardeinstellung klicken, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster.
Wenn Sie eine neue Standardeinstellung des Typs „Standardeinrichtung“ erstellen, wird diese der Liste der Standardeinstellungen hinzugefügt. Hierbei müssen Sie Folgendes angeben:
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Namen der neuen Standardeinstellung
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Namen des Benutzers, dessen Standardeinstellung Sie zur Standardeinrichtung machen möchten
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Typ auswählen
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Wenn Sie in das Kontrollkästchen „Für die Benutzer sichtbar“ ein Häkchen setzen, können Benutzer die Einstellung aufrufen.
Danach klicken Sie auf Nächste. Abhängig vom Typ der Standardeinstellung wird eines der vier Dialogfenster angezeigt:
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Das Dialogfenster "Persönliche Einstellungen". Lesen Sie mehr im Abschnitt Neue Standardeinrichtung (persönliche Einstellungen).
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Das Dialogfenster "Spalteneinstellungen wählen". Lesen Sie mehr im Abschnitt Neue Spalteneinstellungen.
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Das Dialogfenster "Einstellungen der Suchliste wählen". Lesen Sie mehr im Abschnitt Neue Listeneinstellungen.
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Das Dialogfenster "Werkzeugleiste und Band einrichten". Lesen Sie mehr im Abschnitt Neue Bandeinstellungen.
Neue Standardeinrichtung (Persönliche Einstellungen)
Wenn Sie den Typ „Standardeinrichtung“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Persönliche Einstellungen“. Hier können Sie die Einstellungen an- und abwählen, die Sie in die neue Standardeinstellung übernehmen möchten.
Sie können auswählen, dass alle Einstellungen eines ausgewählten Benutzers in die neue Standardeinstellung übernommen werden. Klicken Sie hierzu auf den Schiebebalken über den Rubriken auf der linken Seite des Dialogfensters (1). Wenn der Schiebebalken blau ist, haben Sie alle Einstellungen ausgewählt.
Sie können auswählen, dass alle Einstellungen einer bestimmten Rubrik in die neue Standardeinstellung übernommen werden. Klicken Sie hierzu auf die entsprechenden Rubrik auf der linken Seite und daraufhin auf den oberen Schiebebalken rechts im Dialogfenster neben dem Text "Alle Einstellungen auf dieser Seite" (2). Dadurch werden alle Schiebebalken der ausgewählten Rubrik auf der rechten Seite blau, was bedeutet, dass die Einstellungen in eine neue Standardeinstellung aufgenommen wurden.
Darüber hinaus können Sie auswählen, dass nur einzelne Einstellungen einer bestimmten Rubrik in die neue Standardeinstellung übernommen werden sollen. Hierzu klicken Sie auf die relevante Rubrik. Klicken Sie anschließend auf die Schiebebalken der jeweiligen Einstellung (3), die Sie der neuen Standardeinstellung hinzufügen möchten.
Wenn Sie die gewünschten Einstellungen ausgewählt haben, übernehmen Sie diese durch Klicken auf OK ganz unten im Dialogfenster. Die neue Standardeinstellung des Typs "Standardeinrichtung" wird dann zur Liste der verfügbaren Standardeinstellungen hinzugefügt, welche Benutzer oder Administratoren ausgewählten Benutzern und Rollentypen zuweisen können.
| Die Zuweisung und Abrufung einer Standardeinstellung wird erst nach einem Neustart von F2 wirksam. |
Neue Spalteneinstellungen
Wenn Sie den Typ „Spalteneinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Spalteneinstellungen wählen“. Hier wählen Sie, welche Suchlisten, Ordner usw. Teil der neuen Standardeinstellungen werden sollen.
Die Spalten aller Anzeigen werden übernommen, wenn Sie eine Standardeinstellung des Typs "Spalteneinstellungen" erstellen. Das heißt, dass die Standardeinstellungen die Spalten der Ergebnisliste beinhalten, sowohl wenn diese als „Dokumente“, „Vorgänge“ „Schriftstücke“ und „Anfragen“ angezeigt werden. Wenn der Benutzer, auf dem die Standardeinstellungen basieren, keine Spalteneinstellungen für die Ergebnisliste, die unter "Anfragen" angezeigt wird, ausgewählt hat, werden die Benutzer, denen die Standardeinstellung zugewiesen wird, auch keine haben.
Abschließend klicken Sie auf OK. Die neuen Standardeinstellungen des Typs "Spalteneinstellungen" werden zur Liste der verfügbaren Standardeinstellungen hinzugefügt.
| Sie können Spalten nicht einzeln abrufen oder zuteilen. |
| Die Zuweisung und Abrufung einer Standardeinstellung wird erst nach einem Neustart von F2 wirksam. |
Neue Listeneinstellungen
Wenn Sie den Typ „Listeneinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Einstellungen der Suchliste wählen“. Hier wählen Sie die Suchlisten, Ordner usw. aus, für die Sie die neue Listeneinstellung speichern möchten.
Für jede gewählte Suchliste werden die folgenden Einstellungen gespeichert:
-
Vorschau: An welchen Stellen diese angezeigt oder ob diese verborgen wird.
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Ob in der Ergebnisliste Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen angezeigt werden.
-
Platzierung der Vorgangsliste.
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Erweiterte Suche: ob diese aktiviert ist, oder nicht.
Nur die gespeicherten Listeneinstellungen des Benutzers, dessen Listeneinstellung als Grundlage dient, werden sichtbar sein, wenn die Standardeinstellung zugewiesen oder abgerufen wird.
Ihre Auswahl schließen Sie mit einem Klick auf OK ab. Die Listeneinstellungen werden zur Liste der verfügbaren Standardeinstellungen hinzugefügt.
| Die Zuweisung und Abrufung einer Standardeinstellung wird erst nach einem Neustart von F2 wirksam. |
Neue Bandeinstellungen
Wenn Sie den Typ "Bandeinstellungen" ausgewählt haben, öffnet sich eine besondere Art des Dialogfensters ”Symbolleiste und Band einrichten”. Die Bandeinstellungen stellen die Schaltflächen dar, die Sie jeweils im Hauptfenster, Vorgangsfenster und Dokumentenfenster sehen können, sowie die verborgenen Schaltflächen im Band dieser Fenster.
Das Dialogfenster ist in die Reiter "Schnellzugriff" und "Band" eingeteilt.
Unter dem Reiter "Schnellzugriff" können Sie die Schaltflächen auswählen, die der Benutzer, auf dem die Standardeinstellung basieren soll, selber in seinem "Schnellzugriff" in den jeweiligen Fenstern hinzugefügt hat. Die Anzahl der ausgewählten Schaltflächen wird für jedes der drei Fenster angezeigt.
Unter dem Reiter "Band" können Sie die Schaltflächen verbergen, die der Benutzer, auf dem Sie die Standardeinstellungen basieren möchten, selber im Band der jeweiligen Fenster verborgen hat. Die Anzahl der verborgenen Schaltflächen wird für jedes der drei Fenster angezeigt.
Wenn Sie Bandeinstellungen, die auf einen Benutzer basieren, mit dem Sie eingeloggt sind, zuweisen möchten, wird im Dialogfenster "Symbolleiste und Band einrichten" die Schaltfläche Meine Einrichtung abrufen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um Ihre aktuellste Einrichtung der Symbolleiste und des Bands abzurufen.
Standardeinstellungen einem Benutzer oder Rollentyp zuweisen
Sie haben zwei Optionen, um eine Standardeinstellung zuzuweisen:
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"Benutzer zuweisen" verwenden Sie, um Standardeinstellungen Benutzern, Org.Einheiten, Verteilerlisten und/oder Teams zuzuweisen.
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"Rollentyp zuweisen" verwenden Sie, um Standardeinstellungen Benutzern eines bestimmten Rollentyps zuzuweisen, zum Beispiel einem Benutzer mit der Rolle „Technischer Administrator“ entweder in einer spezifischen Org.Einheit, Verteilerliste und/oder Team oder allen Benutzern mit dem bestimmten Rollentyp.
Im Reiter „Standardeinstellungen verwalten“ markieren Sie die gewünschte Standardeinstellung in der Liste. Klicken Sie danach auf Standardeinstellung zuweisen.
Ein neues Dialogfenster öffnet sich. Hier wählen Sie entweder „Benutzer zuweisen“ oder „Rollentyp zuweisen“ aus.
Haben Sie „Benutzer zuweisen“ ausgewählt, wie oben abgebildet, tragen Sie im Feld „Benutzer“ die Benutzer, Org.Einheiten, Verteilerlisten und/oder Teams ein, welchen Sie die Standardeinstellungen zuweisen möchten.
Haben Sie „Rollentyp zuweisen“ ausgewählt, wählen Sie im Feld „Rollentyp“ einen Rollentyp im Drop-down-Menü aus. Anschließend wählen Sie die Org.Einheiten, Verteilerlisten und/oder Teams aus, die die Standardeinstellungen zugewiesen bekommen sollen.
Im Fenster können Sie eine Benachrichtigung an die Benutzer eingeben, die die Standardeinstellungen erhalten sollen. Schließen Sie mit einem Klick auf Standardeinstellung zuweisen ab.
Sie haben damit die gewählte Standardeinstellung dem/den jeweiligen Benutzer/n zugewiesen, was Ihnen durch eine Windows-Benachrichtigung am unteren Rand des Bildschirms angezeigt wird.
Wenn Benutzern eine neue Standardeinstellung zugewiesen wird, empfangen sie automatisch ein Dokument in ihrem Posteingang.
Aus diesem Dokument geht Folgendes hervor:
-
dass die bestehende Einstellung des Benutzers mit einer Standardeinstellung aktualisiert wurde.
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Zeit und Datum der Aktualisierung.
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gegebenenfalls eine Benachrichtigung des Administrators.
| Die Zuweisung und Abrufung einer Standardeinstellung wird erst nach einem Neustart von F2 wirksam. |
Neue Benutzer
Im Folgenden werden Ihnen der Reiter „Neue Benutzer“ im Dialogfenster „Standardeinstellungen“ beschrieben.
Hier können Sie, wenn Sie das Recht „Einstellungen verwalten“ besitzen, eine Standardeinstellung mit einem Rollentyp verknüpfen, sodass neuen Benutzern automatisch die Standardeinstellungen zugewiesen werden, die mit ihrem spezifischen Rollentyp verknüpft sind.
Das heißt, ein Benutzer mit dem Rollentyp „Abteilungsleiter“ kann völlig andere Standardeinstellungen haben als ein Benutzer des Rollentyps „Sachbearbeiter“.
Folgende Menüpunkte sind im Reiter „Neue Benutzer“ aufgeführt:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
|
Speichern von Änderungen und/oder Verknüpfungen von Rollentypen mit Standardeinstellungen. |
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Verknüpft eine Standardeinstellung mit einem Rollentyp, sodass einem spezifischen Rollentyp eine spezifische Standardeinstellung zugewiesen wird, wenn Sie neue Benutzer mit diesem Rollentyp erstellen. |
|
Löscht ausgewählte Verknüpfungen zwischen Standardeinstellung und Rollentyp, sodass Benutzer, denen Sie diese Rolle zuweisen, nicht mehr automatisch die zugehörige Standardeinstellung erhalten. |
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Verschiebt Rollentypen in der Liste nach oben und unten, sodass diese im Verhältnis zueinander priorisiert werden. Die Reihenfolge entscheidet, welche Standardeinstellung einem neuen Benutzer mit mehreren Rollen zugewiesen wird. Der Rollentyp, der an oberster Stellt steht, hat immer die höchste Priorität. |
Der Reiter beinhaltet folgende Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Rollentyp“ |
Zeigt Ihnen an, mit welchem Rollentyp die entsprechende Standardeinstellung verknüpft ist. |
„Standardeinstellung“ |
Zeigt Ihnen den Namen der Standardeinstellung an, die mit dem Rollentyp verknüpft ist. |
„Einstellungstyp“ |
Zeigt Ihnen den Einstellungstyp der Standardeinstellung an. |
Rollentyp mit Standardeinstellung verknüpfen
Klicken Sie auf Standardeinstellung mit Rollentyp verknüpfen, um eine Standardeinstellung mit einem spezifischen Rollentyp zu verknüpfen.
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie auswählen können, welcher Rollentyp mit welcher Standardeinstellung verknüpft werden soll.
Ihre Wahl bestätigen Sie mit OK. Die von Ihnen gewählte Standardeinstellung ist nun mit dem Rollentyp verknüpft.
Bitte beachten Sie Folgendes, wenn Sie Standardeinstellungen mit einem Rollentyp verknüpfen:
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Standardeinstellungen, die mit Rollentypen verknüpft sind, wirken sich nur auf neue Benutzer aus. Bestehende Benutzer, mit deren Jobrolle eine Standardeinstellung verknüpft wird, sind davon nicht betroffen.
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Wenn Sie einem neuen Benutzer einen Rollentyp zuweisen, der mit einer Standardeinstellung verknüpft ist, wird dem Benutzer automatisch diese Einstellung zugewiesen.
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Wenn Sie einem neuen Benutzer mehrere Rollentypen zuweisen und mit jedem einzelnen Rollentyp eine Standardeinstellung verknüpft ist, wird dem Benutzer automatisch die Standardeinstellung zugewiesen, die zum Rollentyp mit der höchsten Priorität gehört, unabhängig davon, mit welcher dieser Rollen der Benutzer angemeldet ist.
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Unabhängig davon, welche Standardeinstellung Sie einem Benutzer zuweisen, kann der Benutzer jederzeit diese Einstellung ändern.